Создание корпоративных электронных архивов документов. Подходы, предложенные ЛАНИТ

Направление электронных архивов — единых хранилищ электронных документов — в последние годы выходит на первый план общей проблематики управления корпоративным контентом. Эксперты практически единодушны в том, что для эффективной реализации подобных проектов необходимы специализированные программные решения именно для такого класса задач; при этом значительно меняются методические подходы к их внедрению. Об опыте создания электронных архивов в компаниях различных отраслей рассказывает директор по ECM-проектам ЛАНИТ Антон Ваганов.

Как в целом можно оценить состояние дел в сфере создания и использования операционных электронных архивов в последние год-два? Насколько меняются задачи и требования заказчиков, какие тенденции тут видны?

Главное, что можно сказать об этой ИТ-сфере, — она из хаотичной становится более структурированной. Само направление стало заметным пять-восемь лет назад и развивалось стихийно, по мере необходимости решать конкретные проблемы заказчиков. А задачи у них были разные, и каждая компания под электронным архивом понимала что-то свое. Одни хотели иметь архив электронного контента, который только создавался; вторым нужно было перевести в электронный вид уже имеющиеся бумажные документы; третьих к этому подталкивали нормативные требования; четвертым требовалось повышать эффективность работы; пятые были нацелены на вполне конкретные результаты; а шестые руководствовались принципом «это будет полезно, а как именно — увидим потом».

Разумеется, и сейчас у заказчиков есть разные задачи и подходы, но теперь можно говорить об их некотором упорядочивании. Такая структуризация наблюдается и в выборе инструментов и исполнителей: на рынке уже есть понимание того, какие средства для каких задач лучше подходят, какие интеграторы имеют соответствующие компетенции и т. п. У заказчиков появился четкий набор требований к функционалу электронного архива, в частности, почти все хотят обеспечить эффективный поиск нужных документов. И, что еще важно, на первый план выходят стоимость и сроки реализации проектов, сегодня нужно не просто решить поставленную задачу, а сделать это быстро и с минимальными расходами.

О том, что системы класса ECM стали массовыми, эксперты заговорили почти десять лет назад. Переход на модель единых хранилищ документов усилил эту тенденцию, поскольку к работе с архивами стали подключаться пользователи, имеющие дело с разными корпоративными ИТ-системами. Отсюда автоматически вытекает необходимость повысить эффективность пользовательского интерфейса: стоит вопрос, с одной стороны, о его унификации, а с другой — о возможности его адаптировать под требования конкретного пользователя.

Еще один важный тренд — вопросы производительности и масштабирования. Очень скоро после окончаний ECM-проектов у компаний появляется потребность их развивать. А значит, выбранная система должна иметь хорошие возможности для масштабирования.

Раньше по этому параметру заказчики в основном выбирали западные решения для больших объемов данных и большого количества пользователей: отечественные разработки уступали западным мировым брендам по производительности и возможностям масштабирования. А сейчас уже можно отметить явные достижения российских разработчиков в этом направлении. И у заказчиков, которые сталкиваются с требованием импортозамещения при закупке нового ПО или при замене уже внедренного, нет проблем с выбором подходящего решения. Наша компания тоже добилась успехов, предлагая клиентам собственные решения, полностью соответствующие их самым высоким требованиям. Кстати, у нас появилось немало проектов по переводу электронных архивов с зарубежных платформ на отечественные.

В проблематике электронных архивов один из традиционных актуальных вопросов касается долгосрочного хранения документов. Есть ли тут какой-то заметный прогресс?

К сожалению, тут всё пока остается по-прежнему. В этой сфере необходимо модернизировать нормативно-законодательную базу, но, несмотря на обещания регулирующих органов, сроки выполнения этой работы постоянно сдвигаются. Это ставит в сложное положение заказчиков, которые, ориентируясь на анонсированные планы по коррекции нормативных требований, уже начинают проекты, связанные с отказом от бумажных носителей. А потом приходится их или замораживать, или реализовывать по собственному усмотрению, понимая, что после выхода нормативных актов, придётся радикально переделывать систему.

Правда, стоит отметить, что требование долгосрочного хранения, то есть необходимость использовать и хранить бумажные подлинники, распространяется на относительно небольшую категорию документов, в основном организационно-распорядительных. А расширение электронных архивов идет преимущественно за счет других категорий, в частности, финансовых, для которых определен порядок хранения и нет таких жестких требований по долгосрочному хранению.

Что можно сказать об изменении круга заказчиков, которые берут на вооружение модель создания единых хранилищ электронных документов?

Первопроходцами в этом направлении в свое время стали крупные компании, причем наиболее характерным вариантом для них было создание электронного дубликата бумажных архивов, чтобы повысить управляемость и эффективность их использования. Сейчас мы видим быстрый рост таких проектов в средних организациях. Среднему бизнесу обычно нужна работа не с электронными копиями, а с хранилищами документов, которые сразу появляются в электронном виде. Доля таких проектов в общем количестве заметно повышается.

Какова специфика проектов по созданию электронных архивов, если иметь в виду архитектуру системы, аппаратно-программные средства, методические аспекты выполнения?

Как известно, есть два основных подхода к созданию архивов: реализация единого унифицированного хранилища и интеграция набора разнородных специализированных репозиториев. Многие крупные компании, начиная работу в этом направлении, поначалу отдавали предпочтение первому варианту, но довольно быстро выяснилось, что даже им реализовать такой подход очень сложно. Возникает много методических проблем, да и производительности ECM-систем, даже самых мощных, порой не хватает. Сегодня большинство заказчиков ориентируется на модульную распределенную архитектуру, которая помимо прочего обеспечивает оптимизацию расходов с последовательным расширением проектов по мере необходимости. Другое дело, что, начиная создавать отдельные локальные хранилища документов, нужно сразу иметь в виду задачи их интеграции и масштабирования в недалеком будущем. В частности, желательно изначально создавать единый пользовательский интерфейс для работы с разными категориями документов.

Собственно, одна из главных альтернатив единому корпоративному архиву — организация единой системы поиска, реализация «корпоративного гугл». Мы со своей стороны предлагаем такое решение, позволяющее информационно объединить разнородные локальные архивы.

В какой степени востребованы облачные решения?

Если посмотреть на мировой рынок, облачные модели весьма распространены и можно говорить о повышении их доли. Речь идет о разных вариантах SaaS-сервисов, когда в облаке находится система целиком (включая функционал), или различные модели гибридного облака, когда часть мощностей размещается у заказчика, а часть информации хранится во внешнем облаке.

В России наблюдается намного более консервативная ситуация: заказчики предпочитают модель On-premise и размещают у себя и аппаратные, и программные, и информационные ресурсы. Во многом это объясняется спецификой наших нормативно-законодательных требований, чувствительностью информации и традицией всё хранить у себя. Но с расширением доли средних компаний всё больше заказчиков электронных архивов интересуются облачными моделями. Дело здесь в том, что средний бизнес не так ограничен нормативными требованиями и экономические выгоды от облаков для него существенно выше. Мы предлагаем компаниям разные варианты аутсорсинга и облаков — от предоставления услуг по обслуживанию систем на их площадках до использования наших облачных ресурсов.

Отдельно нужно сказать о резервном хранении данных. Для важной информации мы рекомендуем иметь даже не одну, а две резервные копии, физически находящиеся в разных местах, и вот тут, по крайней мере, для одной копии облачное хранение является хорошим вариантом.

Как решаются задачи интеграции электронного архива с другими корпоративными системами?

Есть классы задач, когда такая интеграция практически не нужна: например, когда мы говорим о создании архива в его классическом понимании — хранилища отработанных документов. Но если речь о документах, используемых в операционной деятельности предприятия, вопросы интеграции первостепенны. Хотя и тут особых проблем не возникает, ведь схемы взаимодействия прикладных ИТ-систем с хранилищами документов уже неплохо отработаны. Выбор конкретного варианта зависит от задач и от того, какие решения есть у заказчика. Кто-то предпочитает использовать архитектуру единой информационной шины, кто-то — набор коннекторов. По нашему опыту, оптимальным вариантом информационной интеграции с уже внедренными системами являются механизмы веб-сервисов. При создании с нуля лучше строить систему на основе микросервисов.

Какие характерные проблемы (или даже ошибки) при реализации таких проектов можно выделить и как они решаются?

Проблем возникает немало, но я бы выделил три типичных. Первая — желание руководства создать именно единое хранилище документов. На практике это довольно сложно реализовать, а главное, зачастую и не нужно. Технически здесь всё реализуемо, но трудно учесть потребности разных категорий клиентов, проще сделать отдельные локальные архивы под конкретные задачи. Вторая типичная проблема — недостаточная проработка всех сценариев использования архива. Из-за этого выбранная архитектура часто оказывается не оптимальной для той или иной задачи. Поэтому нужно проводить предпроектные исследования и, главное, использовать более гибкую архитектуру архива, так как нельзя предусмотреть все возможные в будущем сценарии. И третья типичная проблема встречается при переносе данных в новый архив из унаследованных работающих систем. Поскольку во многих компаниях применяются самописные решения, документация на которые просто отсутствует, понять, в каком виде там хранится информация, и вытащить ее довольно тяжело.

Какие возможности предоставляет электронный архив при решении разного рода аналитических задач, в том числе связанных с использованием искусственного интеллекта?

Когда говорят о преимуществах единых хранилищ данных, всегда упоминается возможность получить дополнительные выгоды за счет той или иной аналитической обработки хранимой информации зарубежные исследователи рассказывают об активном развитии данного направления в мире, и сейчас этот тренд начинает проявляться в России.

Интеллектуальные средства уже сейчас применяются для автоматической классификации и категоризации документов. И разумеется, востребованным, можно даже сказать, практически обязательным функционалом является поиск определенной информации во всех архивах организации, в том числе разнородных и распределенных. Поиск информации для принятия решения — это первый шаг, а задачи по извлечению знаний из накопленных массивов документов пока встречаются крайне редко. Вполне возможно, интерес к ним появится в недалеком будущем.

В каком качестве ваша компания выступает на рынке электронных архивов, что она предлагает заказчикам?

Компания ЛАНИТ на этом рынке выступает и поставщиком решений, и системным интегратором. Как системный интегратор мы внедряем собственные разработки и западные ECM-системы, это нам позволяет работать с разными категориями клиентов и выполнять различные по функционалу и масштабам проекты. Мы также предлагаем компаниям услуги по сопровождению решений и, как я уже упоминал, по предоставлению облачных ИТ-ресурсов.

Кроме того, у нас есть две собственные программные платформы. Первая — LanDocs. Это ECM-платформа с большой историей развития и применения для широкого класса задач управления корпоративным контентом, в том числе и для создания разных категорий электронных архивов. А вторая — DocsHouse. Мы ее недавно вывели на рынок и ориентировали на решения на основе микросервисного подхода, в ее основе лежат самые современные и востребованные технологии свободного программного обеспечения.

Подробнее о новой платформе DocsHouse можно узнать на сайте.

СПЕЦПРОЕКТ КОМПАНИИ ЛАНИТ