В преддверии намеченной на 7 апреля онлайн-конференции «Цифровизация кадрового документооборота 2022» мы обратилась к докладчикам конференции с предложением поделиться своим видением ситуации в сфере внедрения кадрового электронного документооборота, а также использования электронных документов, связанных с работой, и рассказать о том, какую тему докладчик собирается осветить в своем выступлении.
Вот что нам рассказал Иван Самородов, менеджер продукта компании «Такском».
Какие критерии наиболее значимы при выборе поставщика КЭДО?
Основным критерием при выборе поставщика и решения должен быть комплексный подход и определенная гибкость решения в целом. На рынке уже появилось достаточное количество продуктов КЭДО. Но каждая компания индивидуальна и также индивидуальны внутренние бизнес-процессы, а значит, идеального, подходящего всем решения не может быть в принципе.
Изучив потребности клиентов, особенно крупных компаний с большим штатом сотрудников, мы пришли к выводу, что КЭДО должно внедряться бесшовно, в качестве отдельного модуля к уже существующим системам учета. Компании не хотят содержать целый парк систем, вкладывая дополнительные финансовые и временные ресурсы в обучение персонала и перестройку бизнес-процессов. Особенно сегодня, когда оптимизация затрат стала для многих приоритетом.
Под индивидуальным комплексным подходом мы подразумеваем возможность внедрить электронный документооборот с сотрудниками в уже существующую кадровую учетную систему. Такском-КЭДО состоит из нескольких модулей — самостоятельных, но связанных между собой сервисов с интуитивно-понятным интерфейсом. Все сервисы обладают широким возможностями в настройках и администрировании, а также доступны с мобильного телефона или планшета. Кроме того, есть возможность подключить модуль для выпуска и администрирование электронных подписей. Для крупных компаний реализовано брендирование личных кабинетов сотрудников. Это позволит увеличить привлекательность решения, лояльность работников и скорость адаптации.
При выборе поставщика КЭДО рекомендуем обращать внимание на его опыт и успешные кейсы. Причем это могут быть как и уже выполнение проекты по переходу на КЭДО, так и по внедрению электронного документооборота в целом.
В чем главный стимул и основное препятствие на пути внедрения кадрового ЭДО?
Главный стимул для внедрения КЭДО — это значительная оптимизация и упрощение бизнес-процессов в компании, сокращение финансовых и временных издержек. Переход на электронный документооборот с сотрудниками стирает географические ограничения при работе и найме. Появляется возможность принимать на работу сотрудников из других регионов и оперативно решать с ними кадровые вопросы. Последние несколько лет показали, что совмещение удаленной работы и офисной — это тренд, который будет развиваться и дальше. Прибавьте к этому постоянное растущую стоимость расходных материалов на бумажный документооборот, печать, логистику и площади под хранение архивов, и вы легко посчитаете, что КЭДО — это выгодно.
Основными препятствиями на пути внедрения КЭДО является недоверие к электронным форматам со стороны кадровых служб и отсутствие навыков работы с электронной подписью со стороны сотрудников. Существуют также типичны отговорки, например, «дорого», или «сложно», ну и, конечно же, общий консерватизм кадровой службы, а иногда и самого владельца бизнеса. Для этого и нужны подобные мероприятия, чтобы объяснить людям, что все гораздо проще, не так сложно и уж точно не так дорого, как может показаться человеку, незнакомому с электронным документооборотом.
Какую тему вы собираетесь осветить в своем докладе на конференции? Почему эта тема представляет несомненный интерес для слушателей конференции? Какую практическую пользу они смогут вынести из вашего доклада?
Для своего доклада я выбрал тему «Оптимизация кадрового документооборота — практические советы по переходу на КЭДО». В своем выступлении я расскажу, на что обратить внимание при выборе оптимального решения, а также дам рекомендации по основным этапам внедрения. Какие бизнес-процессы можно автоматизировать и как это лучше сделать. Это позволит компаниям, потенциально заинтересованным в оптимизации бизнес-процессов и сокращении расходов определить для себя те реперные точки, на которых необходимо сосредоточиться, чтобы сформировать правильное ТЗ и выбрать подходящее решение и поставщика, удовлетворяющих реальные потребности бизнеса не только в проекте, но и на практике.
