Проект внедрения СЭД ТЕЗИС в Правительстве Ямало-Ненецкого автономного округа стал одним из самых масштабных в истории системы. Он охватил более 850 организаций, в числе которых аппарат губернатора, органы государственной власти и местного самоуправления, а также подведомственные государственные и муниципальные учреждения. Общее количество пользователей СЭД превысило 28 000 человек.
Задача по автоматизации документооборота
До ТЕЗИС в Правительстве ЯНАО использовали систему на базе иностранного ПО Lotus Notes с территориально распределенной схемой размещения и взаимодействием через шлюз. Он накладывал ряд архитектурных и технических ограничений. Так, в Правительстве ЯНАО не было возможности вести единую базу данных документов и резолюций. Поскольку обмен документами происходил через шлюз, это был небыстрый процесс. Также распределенная схема размещения усложняла администрирование системы. Кроме того, Lotus Notes отличалась сложностью развития функциональности. В Правительстве региона было решено внедрить новую систему, которая не будет иметь всех этих недостатков. Кроме того, планировалось перейти на российские технологии.
Выбор СЭД
В ходе конкурсной процедуры по выбору СЭД победила СЭД ТЕЗИС, российский продукт, включенный в реестр Минцифры РФ. Это полностью кроссплатформенное решение, совместимое с отечественным и свободно распространяемым ПО: операционными системами, СУБД, офисными пакетами. В основе СЭД ТЕЗИС лежит open source платформа Jmix (ранее CUBA Platform), также зарегистрированная в реестре Минцифры РФ.
Процесс внедрения
С самого начала был понятен масштаб проекта. В Lotus Notes работало порядка 15 тысяч пользователей, требовалось перевести их в новую СЭД одномоментно. Из прошлой системы предстояло мигрировать более 800 тысяч документов. API для приема документов новой системой подготовила команда СЭД ТЕЗИС, выгрузку из старой системы и перенос документов осуществляли специалисты со стороны заказчика. В итоге было перенесено намного больше документов, чем планировалось сначала — свыше 1 миллиона.
Команда СЭД ТЕЗИС реализовала широкий набор функций:
- Автоматизация документооборота, включая работу с входящими, исходящими и внутренними документами, а также организационно-распорядительной документацией.
- Подготовка резолюций, их утверждение, исполнение и контроль.
- Работа с помощниками — все документы и поручения проходят предварительный контроль.
- Мобильное рабочее место для руководителей.
- Учет обращений граждан.
- Электронная канцелярия.
- Поддержка использования электронной подписи.
- Шлюзы с учетной системой, ССТУ, ФИАС (ГАР), МЭДО 2.2, 2.5, 2.7, 2.7.1, Интернет-приемная и ЛК ЕПС, ПОС.
При внедрении СЭД ТЕЗИС в Правительстве ЯНАО много внимания уделялось обучению сотрудников органов власти. Для более чем 500 ключевых пользователей совместными усилиями вендора и заказчика были проведены обучающие курсы. Для всех сотрудников запущен обучающий портал с памятками, видеоинструкциями и возможностью проверки знаний. Им воспользовалось около 4500 человек.
Для поддержки пользователей команда со стороны заказчика разработала Telegram-бот. Через него можно получить ответы на часто задаваемые вопросы, восстановить доступ к учетной записи, связаться со специалистом или узнать контакты нужного сотрудника. Команда СЭД ТЕЗИС в первые две недели после запуска организовала круглосуточное дежурство для оказания технической поддержки и решения возникающих вопросов.
Для контроля нагрузки на инфраструктуру и архитектуру системы проводились серии тестовых запусков как с участием синтетических тестовых алгоритмов, так и с привлечением реальных пользователей. Подготовительные мероприятия помогли оперативно выявить и устранить ряд проблем до запуска системы в промышленную эксплуатацию.
Результат автоматизации
СЭД ТЕЗИС стала единым облачным решением для аппарата губернатора, органов государственной власти и местного самоуправления, а также подведомственных государственных и муниципальных учреждений. Система охватывает все базовые процессы работы с документами, поручениями и резолюциями. За счет этого заметно выросла скорость коммуникаций между структурами Правительства автономного округа. Обмен документами между муниципальными образованиями и органами исполнительной власти ускорился с двух часов до считанных секунд. Таким образом, СЭД ТЕЗИС заметно экономит время на взаимодействии, что помогает своевременно реагировать на срочные задачи и поручения.
У пользователей появилась возможность сквозного полнотекстового поиска документов. Для этого достаточно знать одно или несколько ключевых слов, неважно, где они находятся — в заголовке, тексте или любом другом поле карточки. Кроме того, при поиске можно задавать различные дополнительные условия, фильтры и сортировки, например, искать все документы по взаимодействию с конкретной организацией, за определенный срок и с определенным подписантом. Найденные документы можно сгруппировать по различным параметрам и быстро выгрузить в отчет.
Заметно упростила коммуникации возможность обсуждения документов с исполнителями прямо внутри СЭД.
Кроме того, пользователи могут устанавливать замещение на определенный срок, например, на время отпуска или больничного. По окончанию срока замещение будет автоматически снято и доступ к документам замещаемого будет автоматически отключен.
Руководители большую часть времени работают в мобильном приложении, которое было адаптировано к требованиям заказчика как в функциональной части, так и в части интерфейса. Со смартфонов или планшетов глава региона и его заместители обрабатывают тысячи документов в день. Они принимают управленческие решения, корректируют поля карточек и оставляют пометки для исполнителей или помощников в графическом образе документа. Работать в мобильном приложении можно как онлайн, так и офлайн.
Кроссплатформенность СЭД ТЕЗИС позволила Правительству ЯНАО перейти на российскую операционную систему RED OS Murom и российскую СУБД Postgres Pro. Оба этих программных продукта входят в реестр отечественного ПО Минцифры РФ и сертифицированы ФСТЭК России.
Новая система электронного документооборота запущена в эксплуатацию в ноябре 2021 года. За полгода использования количество пользователей увеличилось до 28 тысяч из более чем 850 организаций. Одновременно в СЭД ТЕЗИС работает более 8 000 сотрудников, ежедневно создается более 20 000 уникальных документов и 15 000 уникальных резолюций. Таким образом, с начала промышленной эксплуатации в общей сложности накопилось уже более 2,5 млн. документов.
Правительство ЯНАО готово безвозмездно передавать другим регионам исходные коды проекта, а вендор СЭД ТЕЗИС — предоставить бесплатные лицензии на СЭД ТЕЗИС. В 2022 году исходные коды и лицензии на безвозмездной основе получили республики Коми и Алтай, Челябинская и Тамбовские области. На текущий момент в рамках исполнения государственных контрактов в данных регионах проходит процесс внедрения решения ЯНАО.
