НовостиОбзорыСобытияIT@WorkРеклама
Документооборот/ECM:
Российский суперапп для бизнеса eXpress: новые фичи в 2024 году и планы по развитию
В 2024 году рынок корпоративных коммуникаций продолжил развиваться, однако краеугольные камни эффективного рабочего …
 

На RECS 2024 расскажут о различных нотациях для описания корпоративных бизнес-процессов

24.09.2024
Увеличить

Ольга Подолина

В преддверии намеченного на 25 сентября 2024 года форума Russian Enterprise Content Summit 2024 мы обратилась к ключевым партнерам конференции с предложением поделиться своим видением ситуации и трендов на отечественном рынке систем электронного документооборота. Вот что нам рассказала Ольга Подолина, бизнес-аналитик компании Konica Minolta.

Какие изменения на российском рынке ECM/СЭД последних 2-3 лет вам кажутся наиболее значимыми (например, в плане перехода от бумажных документов к электронным, расширения сферы применения, изменения законодательства, использование новых технологий и пр.)?

Наиболее значимое изменение — это появление машиночитаемой доверенности. Применение электронной подписи с МЧД дает возможность более точно контролировать использование электронной подписи.

Какие нерешенные вопросы или проблемы есть этой сфере? Как вам видятся возможности их решения?

Один из актуальных и до конца нерешенных вопросов — долгосрочное хранение электронных документов с обеспечением их юридической значимости. Разработанные технологии требуют выполнения набора действий с хранимыми документами для поддержания их юридической значимости, а хотелось бы, чтобы хранение электронных документов было более простым и недорогим процессом.

Для решения проблемы потребуется, скорее всего, радикальное изменение подхода к архивному хранению — при передаче документов в архив должны создаваться комплексы по технологии блокчейн, что обеспечит неизменность документов при длительном хранении, и снизит затраты на него.

Какими вы себе представляете СЭД/ЭДО/ЕСМ будущего на горизонте 5-7 лет?

В работе таких систем будут все более активно применяться программные роботы, выполняющие рутинные операции. Организация работы с документами будет все дальше уходить от классического делопроизводства к процессу документальной поддержки принятия управленческих решений. Все чаще будет применяться ИИ для анализа комплекса документов для выстраивания по ним «Истории вопроса» или анализа сложившейся ситуации.

Какую тему вы собираетесь осветить в своем докладе на конференции? Почему эта тема представляет несомненный интерес для аудитории руководителей финансовых, бизнес- и ИТ-подразделений предприятий и организаций? Какую практическую пользу они смогут вынести из вашего доклада?

Последние годы в практику работы с документами внедряются бизнес-процессы. Наличие модуля для рисования и редактирования схем по ним — один из признаков современной СЭД.

Процессный подход, организация работы с документами с использованием бизнес-процессов «выросли» из менеджмента качества, и их использование реально повышает качество работы. При этом в самом процессном подходе заложено ограничение — он построен на предположении, что выполнение одинаковых действий приведет к одинаковому результату, т. е. обеспечит нужное качество. Но для получения такого результата на вход бизнес-процесса должны поступать примерно одинаковые объекты.

Процессный подход разрабатывался для промышленных предприятий, в первую очередь — автомобильной промышленности, где он использовался эффективно на 100%. Но когда этот подход стали переносить на другие сферы деятельности, ожидаемого результата получить не удалось из-за отличий в ситуациях, которые являются стартом одинаковых, казалось бы, бизнес-процессов. Такое скрытое ограничение не дает возможность разработать полноценные бизнес-процессы для многих направлений, включая работу с документами.

Например, даже для самого распространенного в СЭД процесса — работы с входящим документом — можно точно описать только его начало: поступление и регистрация. А уже на этапе рассмотрения это невозможно: слишком много вариантов решений и параметров нужно учитывать.

Для описания процессов, в которых результат представляется более понятным, чем путь его достижения, а исполнителю предоставляется свобода в принятии решения, разработана методология «кейс-менеджмент». Также создана нотация CMMN (Case Management Model and Notation), которая дополняет и расширяет возможности нотации BPMN, используемой для описания классических бизнес-процессов.

Современные методы работы с документами все дальше уходят от классического делопроизводства с формированием дел, ориентированных на сроки хранения отдельных документов. Альтернативой классическому делу становится кейс-комплект документов, собранных по определенному принципу и связанных с процессом. Он может включать обязательные документы, обсуждения, переписку и любую другую информацию. С кейсом может быть связан набор задач, шаблоны документов, история работы, статистика и т. д.

Что касается классических бизнес-процессов, нотацию BPMN в настоящее время рекомендуют использовать совместно с DMN (Decision Model and Notation) — она позволяет детально описать выполнение задачи принятия управленческого решения. А совместное использование нотаций BPMN, DMN и CMMN позволяет учесть все особенности работы процессов с документами и описать их так, чтобы это было настоящее документальное обеспечение управления.

Другие спецпроекты
ПечатьПечать без изображений

Комментарии

Только зарегистрированные пользователи могут оставлять комментарий.

Регистрация
Авторизация

ПОДГОТОВЛЕНО ITWEEK EXPERT

 
Интересно
CSP: точки оптимизации и потенциал развития
Экономические субъекты находятся в постоянном поиске новых продуктов и сервисов, бесконечно комбинируя идеи …
Безопасность электронного документооборота: угрозы и меры защиты
В условиях активного развития систем электронного документооборота (СЭД) все большую значимость приобретает …
CSP: три ключевых аспекта
Отношение к проблеме построения корректного понятийного аппарата зачастую скептическое или пренебрежительное. Есть …
RECS'24: корпоративное управление документами сегодня
В этом году Russian Enterprise Content Summit (RECS) прошел уже в 12-й раз, традиционно в сентябре …
Шесть причин изучать Content Services Platforms
Семь лет назад контент-сервисные платформы (CSP), были предложены как новый качественный этап развития …
Интересно