В преддверии намеченного на 25 сентября 2024 года форума Russian Enterprise Content Summit 2024 мы обратилась к ключевым партнерам конференции с предложением поделиться своим видением ситуации и трендов на отечественном рынке систем электронного документооборота. Вот что нам рассказала Ольга Подолина, бизнес-аналитик компании Konica Minolta.
Какие изменения на российском рынке ECM/СЭД последних
Наиболее значимое изменение — это появление машиночитаемой доверенности. Применение электронной подписи с МЧД дает возможность более точно контролировать использование электронной подписи.
Какие нерешенные вопросы или проблемы есть этой сфере? Как вам видятся возможности их решения?
Один из актуальных и до конца нерешенных вопросов — долгосрочное хранение электронных документов с обеспечением их юридической значимости. Разработанные технологии требуют выполнения набора действий с хранимыми документами для поддержания их юридической значимости, а хотелось бы, чтобы хранение электронных документов было более простым и недорогим процессом.
Для решения проблемы потребуется, скорее всего, радикальное изменение подхода к архивному хранению — при передаче документов в архив должны создаваться комплексы по технологии блокчейн, что обеспечит неизменность документов при длительном хранении, и снизит затраты на него.
Какими вы себе представляете СЭД/ЭДО/ЕСМ будущего на горизонте
В работе таких систем будут все более активно применяться программные роботы, выполняющие рутинные операции. Организация работы с документами будет все дальше уходить от классического делопроизводства к процессу документальной поддержки принятия управленческих решений. Все чаще будет применяться ИИ для анализа комплекса документов для выстраивания по ним «Истории вопроса» или анализа сложившейся ситуации.
Какую тему вы собираетесь осветить в своем докладе на конференции? Почему эта тема представляет несомненный интерес для аудитории руководителей финансовых, бизнес- и ИТ-подразделений предприятий и организаций? Какую практическую пользу они смогут вынести из вашего доклада?
Последние годы в практику работы с документами внедряются бизнес-процессы. Наличие модуля для рисования и редактирования схем по ним — один из признаков современной СЭД.
Процессный подход, организация работы с документами с использованием бизнес-процессов «выросли» из менеджмента качества, и их использование реально повышает качество работы. При этом в самом процессном подходе заложено ограничение — он построен на предположении, что выполнение одинаковых действий приведет к одинаковому результату, т. е. обеспечит нужное качество. Но для получения такого результата на вход бизнес-процесса должны поступать примерно одинаковые объекты.
Процессный подход разрабатывался для промышленных предприятий, в первую очередь — автомобильной промышленности, где он использовался эффективно на 100%. Но когда этот подход стали переносить на другие сферы деятельности, ожидаемого результата получить не удалось из-за отличий в ситуациях, которые являются стартом одинаковых, казалось бы, бизнес-процессов. Такое скрытое ограничение не дает возможность разработать полноценные бизнес-процессы для многих направлений, включая работу с документами.
Например, даже для самого распространенного в СЭД процесса — работы с входящим документом — можно точно описать только его начало: поступление и регистрация. А уже на этапе рассмотрения это невозможно: слишком много вариантов решений и параметров нужно учитывать.
Для описания процессов, в которых результат представляется более понятным, чем путь его достижения, а исполнителю предоставляется свобода в принятии решения, разработана методология «кейс-менеджмент». Также создана нотация CMMN (Case Management Model and Notation), которая дополняет и расширяет возможности нотации BPMN, используемой для описания классических бизнес-процессов.
Современные методы работы с документами все дальше уходят от классического делопроизводства с формированием дел, ориентированных на сроки хранения отдельных документов. Альтернативой классическому делу становится кейс-комплект документов, собранных по определенному принципу и связанных с процессом. Он может включать обязательные документы, обсуждения, переписку и любую другую информацию. С кейсом может быть связан набор задач, шаблоны документов, история работы, статистика и т. д.
Что касается классических бизнес-процессов, нотацию BPMN в настоящее время рекомендуют использовать совместно с DMN (Decision Model and Notation) — она позволяет детально описать выполнение задачи принятия управленческого решения. А совместное использование нотаций BPMN, DMN и CMMN позволяет учесть все особенности работы процессов с документами и описать их так, чтобы это было настоящее документальное обеспечение управления.
