Начиная с 2017 года в рамках ежегодно публикуемых аналитических отчетов (Magic Quadrant) о системах управления контентом Gartner переформулировала целевой объект исследования, заменив Enterprise Content Management (системы управления корпоративным контентом) на Content Services Platforms (цифровые платформы сервисов управления контентом). Так эксперты одной из ведущих консалтинговых компаний обозначили принципиальные изменения, которые они зафиксировали на рынке систем автоматизированного управления контентом.
Спустя семь лет, в декабре 2024 года, в Gartner снова пересмотрели свой подход к изучению данного рынка, где существенную роль играют такие компании как Microsoft, Google, Adobe, OpenText, IBM и др. (см. Gartner’s Magic Quadrant for Document Management за октябрь 2024). И вместо того, чтобы продолжать использовать «Content Services Platforms» для обозначения соответствующих программных и платформенных решений, был сделан выбор в пользу нового их именования — Document Management. Стоит отметить, что об очередном новшестве, которому предшествовал перерыв в два года (2022 и 2023) в выпуске аналитического отчета, стало известно несколько ранее. Об этом в том числе упоминалось на прошедшем в сентябре 2024 года Russian Enterprise Content Summit (см. слайды 20 и 21 презентации «Content Services Platforms: особенности и приоритеты» и статью «Шесть причин изучать Content Services Platforms»).
Мечта
Когда-то давно появилась мечта избавиться от давящего на бизнес и государственные структуры отчаянного и беспринципного документооборота. Ведь несмотря на жёсткость всех правил и стандартов документационного обеспечения, которые должны были предельно упорядочить и оптимизировать процессы, единственное, что гарантировало соблюдение подобного множества общих и отраслевых требований к формату, форме, носителю, атрибутам и содержанию документов — это увеличение количества и разнообразия документов. Технологические возможности позволяли, а усложняющиеся бизнес-процессы провоцировали «исключительно в целях повышения эффективности и безопасности» создавать всё больше и больше новых и важных документов, постоянно дополняя и усиливая значимость других, уже созданных и пущенных в оборот. Как-никак, но всегда оказывается полезным к контракту добавить пару приложений и актов, к справке прикрепить убедительные расчёты и аналитическую записку, заявление дополнить сертификатом или выпиской из реестра, приказ обосновать протоколом заседания комиссии и комментариями надзорного ведомства, а письмо обогатить вложением и заверенной копией предыдущего ответа (заверенную копию, конечно же, стоит сопроводить документом, подтверждающим право заверяющего лица).
Отчаянные энтузиасты светлой мечты о безбумажном бережливом обороте значимой информации постарались даже в какой-то мере пересмотреть концептуальный подход к документу как таковому. Сконцентрироваться на главном — на содержании. Тем более, что развитие информационных технологий доказало разнообразие контента и ситуаций, связанных с его использованием — видео/аудио, презентации, электронные таблицы, списки и данные, электронная почта и сообщения, гипертекст и метаданные. Сложилось мнение, что управлять надо не формой, а полезной информацией — не документом, как некоторым условным контейнером, а самой сутью — содержимым, т. е. контентом. В связи с этим существенное внимание сфокусировалось на программных решениях, ориентированных на реинжиниринг и автоматизацию процессов управления именно контентом, вне четкой и акцентированной связи с документами.
Конечно, системы электронного документооборота не утратили своей актуальности и позиций на рынке. Для части потребителей удобно в упрощенном виде говорить об обороте конкретных документов, представляя всегда их материальный бумажный вариант или электронный файловый вид. Контент представляется чем-то исключительно абстрактным и бесформенным. Но при этом поставщики систем электронного документооборота вынуждены учитывать относительно альтернативное им направление, отводящее контенту особое место, которое предполагает отличную его ценностную оценку и характерный функционал.
Gartner
Так или иначе, но до 2023 года аналитики Gartner делали сильный акцент в своих маркетинговых исследованиях соответствующего рынка на контенте. Причем в 2016 году были даже сняты корпоративные ограничения, поскольку усиливалась роль взаимной информационной интеграции бизнесов в развивающейся цифровой экономике. Однако похоже, что с декабря 2024 года, по мнению экспертов Gartner, для рынка решений по автоматизации управления значимой информацией, документы стали важнее чем контент. Выпустив новый Magic Quadrant, они заменили контент-сервисные платформы (CSP) на управление документами (Document Management, DM). Для потребителя, неискушенного в тонкой проблематике и хитросплетениях таких понятий, как записи и реестры, документы и дела, контент и хранилища, контейнеры и роуминг — это покажется совершенно незначительным событием. Тем более, что при внимательном ознакомлении с функциональными особенностями Document Management, практически не возникает острых противоречий с архитектурным подходом и платформенной логикой, которые присущи концепции CSP. Но для отдельных игроков на рынке соответствующих решений подобный ход вполне может стать превалирующим стратегическим фактором или обоснованием определенных тактических ходов. По крайней мере, теперь ничто не мешает уверенно отказываться от абстрактного понятия «контент» и оперировать исключительно документами.
Весьма удачным выглядит выбор в 2017 году Gartner актуального и раскрывающего суть названия для нового качества систем автоматизации управления корпоративным контентом, отвечающего трендам цифровой экономики. И настолько же неуместным кажется возврат к инструментам управления документами в 2024 году.
Ведь в CSP (по сравнению с ECM) контент выводится на ключевую позицию, как ресурс для решения реальных проблем и насущных задач бизнеса. Отсюда и обоснование потребности в усиленном семантическом упорядочивании (формализация модели, предметное декомпозирование и структурирование), а также во множественной связанности элементов его составляющих, сопровождающих метаданных и сведений о контексте. Контент уже не просто закрытый управляемый ресурс в хранилище, а значимый актив для процессов, коммуникаций, развития.
А в DM контент как бы сжат до уровня обособленного документа. При этом упор делается на неструктурированной информации, которую такой документ содержит. Что безусловно фокусирует инструменты управления документами на администрировании упакованного в файлы разноформатного содержания. И предметно акцент смещается в сторону документного обеспечения управленческой и процессной деятельности. Притом исключение указания на сервисный подход в самом названии не добавляет ясности с точки зрения архитектурной компоновки. Хотя в целом из аналитического описания к маркетинговому отчету по Document Management следует, что это может быть и отдельное приложение, и набор связанных инструментов (сервисов).
Одно из важных преимуществ Content Services Platforms перед Document Management в предложении обобщить контент как таковой и тем самым абстрагироваться от формата, носителя и целей/ценности его использования. Кроме того, для подобного класса программных и платформенных решений четко показан предпочтительный вариант сервисно-ориентированной архитектуры с переходом к платформенной логике. Что в условиях развития цифровой экономики практически более значимо для бизнеса, стремящегося к реальной и рациональной цифровой трансформации. А постепенное движение от документно-ориентированного подхода к предметно-ориентированному только подчеркивает, что CSP является стратегически более перспективным обозначением типа для эволюционирующих систем автоматизации управления контентом и документами.
Достаточно сложно предположить, чем руководствовались эксперты Gartner, принимая решение о переобозначении рынка информационных систем управления корпоративным контентом с CSP на DM. Но складывается впечатление, что просто не удалось найти достаточно убедительное и четкое объяснение контент-сервисной платформе. Которое в значительной степени раскрывается сущностью и характерными особенностями цифровых платформ, как особого класса информационных систем в целом. Поэтому постарались отказаться и вернуться к системам автоматизированного управления (management) и к преимущественному способу обособленного хранения разного рода и формата содержимого — к документам (document). Кстати, по многим публикация, экспертным и маркетинговым материалов видно, что участники соответствующего рынка осторожно восприняли в свое время Content Services Platforms и не отказывались от синонимичных Еnterprise Сontent Мanagement, системы электронного документооборота, Content Management System, Knowledge Base.
Выбор
Выпуская аналитические исследования и предлагая классификацию программных и платформенных решений, ведущие консалтинговые компании косвенно влияют на целевые рынки. При этом они всё же стараются отразить складывающиеся технологические и потребительские тренды, учесть запросы клиентов, принять во внимание вносимые поставщиками изменения в цифровые продукты и сервисы. Однако сложно отрицать принципиальную задачу экспертов рынка, исследователей, аналитиков и лидеров бизнес-консалтинга, заключающуюся в том, чтобы в интересах широкого круга участников целевых индустрий проводить перспективные маркетинговые и экономические исследования. Причем заинтересованные лица обычно ждут, что результатом таких научно-практических изысканий будет не просто констатация текущей ситуации, но стратегическое ориентирование, выработка опорных и визионерских концепций, адекватные варианты трактовки тенденций и актуальных проблем. Что полезно ещё и с точки зрения синхронизации профессиональных коммуникаций на рынке.
Поэтому зачастую к позиции ведущей консалтинговой компании, подобной Gartner, относятся с интересом и предпочитают внимательно знакомиться с её аналитическими отчетами, особенно если в них обозначаются некие новшества. Но принимать или нет предлагаемые изменения всецело зависит от конкретного субъекта. Так, для поставщиков решений, предпочитающих автоматизировать документооборот, идея Gartner с заменой CSP на DM представляется удачной. Разработчики же платформ, сфокусированных на управлении контентом несколько иного типа, вероятно вынуждены будут как-то корректировать свою маркетинговую политику. По крайне мере придется объяснять клиентам, как их программные и платформенные решения соотносятся с Document Management и почему Content Services Platforms может быть лучшим выбором для пользователя.
Пожалуй, одной из ключевых характерных особенностей тех изменений, что представляют собой цифровую экономику, является множественность выбора. Об этом важно помнить в связи с выработкой концепций, методов и технологий управления цифровой трансформацией. Свободный выбор из доступного множества вариантов фактически становится центральной идеей цифровой экономики, с легкостью овладевающей потребителями и целыми рынками. Этому способствуют кастомизация и персонализация предлагаемых продуктов и сервисов, снижение издержек и времени на замену и комбинирование технологического стека и технических решений, существенное увеличение объемов потребления нематериальных благ, развитие аналитических и управленческих технологий и инструментов.
И как бы ни показалось это сложным и избыточным, но для цифровой экономики принципиально множество точек зрения на предмет исследования, на практическую задачу, на факты и факторы. Это норма и возможность бизнеса конкурировать и развиваться в новых условиях. В части систем автоматизированного управления контентом и документами теперь можно выбирать между концептуально различающимися подходами: Enterprise Content Management, Content Services Platforms и Document Management. Остается только сделать правильный профессиональный и экономически обоснованный выбор.
