Необходимость переводить документооборот на цифровые рельсы осознают сегодня, кажется, все участники экономических взаимодействий — от рядовых граждан, оформляющих загранпаспорт на портале госуслуг, до выходящих на серьёзные тендеры корпораций. Недавно утверждённый национальный проект «Цифровая экономика» предусматривает уже в 2023 г. внедрение межведомственного ЭДО (электронного документооборота) с применением электронной подписи во всех федеральных и региональных органах исполнительной власти.
Трансформировать с умом
Любой, кто хоть однажды имел дело с ЭДО, наверняка подтвердит: пересылать по электронной почте юридически значимые документы между всеми вовлечёнными инстанциями неизмеримо легче, чем носиться с бумагами от одного кабинета к другому. Особенно с учётом того, насколько далеко эти кабинеты могут быть разнесены даже в пределах всего одной организации средних размеров. Не будет ничего проще, чем использовать «цифру» в повседневной деловой жизни, в госуправлении и иных сферах, когда ЭДО станет единственным способом обмена документами.
Планируемый поток данных в KYOCERA Capture Manager может быть представлен в графическом виде
Между тем процесс перехода к этой всех устраивающей перспективе — который, собственно, и называется цифровой трансформацией, — довольно непрост и затратен. Основная проблема — преобразовать в цифровой вид множество бумажных документов, как уже накопленных в архивах, так и новых, порождаемых самыми разными деловыми взаимодействиями. Счета за коммунальные услуги, договоры аренды, товарные накладные, путевые листы, технические паспорта, самые разные пропуска — этот перечень можно продолжать до бесконечности.
Если бы дело сводилось лишь к тому, чтобы положить оцифровываемый документ на стекло сканера и нажать на кнопку, это было бы полбеды. Однако существенная доля той информации, которая поступает в различные учреждения на бумажных носителях, толком не структурирована, что чрезвычайно затрудняет её оцифровку. Одно небрежно заполненное заявление на отпуск, скажем, способно поставить в тупик едва ли не любую систему распознавания рукописного ввода.
Формализованные на первый взгляд счета и накладные (все данные, пусть и от руки, аккуратно вписаны в отведённые для них поля) также с трудом могут поддаваться оцифровке — поскольку у разных контрагентов форматы и правила заполнения таких документов могут разительно отличаться друг от друга. Неструктурированные документы приходится оцифровывать вручную, привлекая к этому живых сотрудников, — что многократно увеличивает необходимое для цифровой трансформации время и ввергает организацию в дополнительные расходы.
Кардинальное решение подобной проблемы в наш век торжества умных технологий напрашивается само собой: следует доверить распознавание отсканированных и иным способом оцифрованных документов интеллектуальной компьютерной системе. Именно такого рода комплексное решение, предназначенное для ускорения и удешевления процедуры цифровой трансформации, и предлагает под именем KCM (KYOCERA Capture Manager) компания KYOCERA Document Solutions.
Называть КСМ подлинно комплексным решением даёт основание тот факт, что это не просто приложение для глубокого анализа неструктурированных данных, но система, использующая возможности всех присутствующих в локальной сети организации аппаратных средств перевода «бумажной» информации в цифровой вид. По аналогии с системами управления печатью КСМ можно называть системой управления оцифровкой, и вместе с другими программными решениями KYOCERA Document Solutions она образует мощную многофункциональную платформу для цифровой трансформации любого предприятия.
Сохранив однажды созданный шаблон управления документами в KYOCERA Capture Manager, впоследствии его можно будет использовать снова
В последние годы бизнес, в том числе и отечественный, в целях оптимизации не связанных с основной областью своей деятельности затрат всё охотнее прибегает к аутсорсингу. Передача документооборота на аутсорсинг хорошо зарекомендовавшему себя на рынке подрядчику в первую очередь приводит к тому, что менеджмент заказчика начинает чётко понимать, сколько средств и на что именно тратится в процессе сканирования, печати, архивирования и иных операций с документами.
Тот же подрядчик в рамках детально продуманного контракта принимает на себя обязательства, в частности, и по оцифровке неструктурированных данных на аналоговых носителях. Заказчик таким образом избавляется от необходимости своими силами решать подобные проблемы — и всегда точно знает, сколько нужно заплатить за каждую оцифрованную страницу. Звучит поистине заманчиво — и всё же внешний аутсорсинг документооборота в России до сих пор не получил широкого распространения.
Причина, по всей видимости, в том, что далеко не каждый наш бизнесмен готов предоставить полный доступ сторонней организации ко всему потоку своих документов. Даже если в контракте чётко прописана ответственность подрядчика в случае утечки данных, ущерб для бизнеса от вольного или невольного обнародования не предназначенной для чужих глаз информации может оказаться недопустимо велик.
Поэтому многие российские предприятия, в том числе и средние, предпочитают организовывать аутсорсинг документооборота для различных департаментов силами своих же собственных подразделений (как правило, ИТ-служб). И здесь незаменимым подспорьем становится многофункциональная платформа для цифровой трансформации — такая, как KYOCERA Capture Manager. Особенно с учётом того, что продуманный интерфейс КСМ открывает доступ к тонкому механизму настроек рабочих процессов, который позволяет силами даже не самого подготовленного администратора обеспечить чёткую, надёжную организацию переправки оцифрованных документов строго тем сотрудникам, для которых они предназначены.
Принцип действия
Движение электронной документации подразделяется на три больших этапа: ввод (собственно оцифровка), обработка и вывод. При этом ввод данных обеспечивают далеко не одни только сканеры, отдельные поточные либо в составе МФУ, или мобильные телефоны с их очень неплохими на сегодня камерами. Цифровые документы могут поступать в организацию по электронной почте, загружаться c облачных и веб-ресурсов, создаваться другими сотрудниками и сразу размещаться в локальной сети предприятия.
На этапе обработки весь этот вал цифровой документации необходимо упорядочить: идентифицировать каждый файл, обработать его с извлечением существенной информации, подготовить для вывода. Идентификация важна потому, что каждая разновидность документа требует особого способа обработки. Наконец, на третьем этапе цифровой документ переправляется (выводится) на различные целевые ресурсы. В этой роли могут выступать сетевые хранилища, локальные либо облачные, системы ERP, корпоративные базы данных, CRM-системы и т. п.
Многоязычный интерфейс KYOCERA Capture Manager облегчает работу администратора
Распознавание текста на одном языке с редкими включениями другого — это одна задача, выделение информации из заполненной галочками либо крестиками формы-опросника — другая, получение данных из формализованного по структуре счёта-фактуры — третья. Именно здесь, на этапе обработки, и действует KYOCERA Capture Manager, обеспечивая как извлечение существенных для бизнеса данных из общего потока документов, так и их подготовку к переправке только в те подразделения и тем сотрудникам, которым эти данные предназначены. Другим результатом функционирования КСМ может стать преобразование введённых данных в машиночитаемый формат для экспорта в бухгалтерские системы, в среды бизнес-аналитики, а также, например, создание цифрового архива с возможностью поиска по нему.
Главное достоинство KYOCERA Capture Manager — «всеядность» в отношении поступающих на вход оцифрованных данных. Решение создавалось в расчёте на распознавание и обработку неструктурированной информации в самых разнообразных форматах — с тем, чтобы далее предоставлять уже преобразованные в структурированный вид данные другим ИТ-приложениям. Можно сказать, что КСМ выполняет задачу умной автоматической конвертации форматов внутри системы цифрового документооборота, повышая её эффективность и не требую участия живых сотрудников на этапе идентификации и обработки данных.
Наиболее функциональная версия этого решения, KCM Professional, предлагает целый ряд инструментов для эффективного и быстрого консолидирования значительных потоков цифровой документации. Система способна работать с подписанными от руки текстовыми документами и счетами, со сделанными камерой смартфона снимками бумажных распечаток, с отображаемыми в веб-браузерах формами и текстами, со штрихкодами и табулированными ведомостями, с вложениями в электронные письма — и, разумеется, с многофункциональными устройствами KYOCERA.
Процедура настройки KYOCERA Capture Manager включает возможность сверки исходного документа с той его структурированной версией, которая получается на выходе. Оба эти варианта направляются ответственному за настройку сотруднику, и тот вручную проверяет, верно ли сработала автоматика и все ли данные извлечены из исходного файла должным образом. Поскольку именно ввод информации требует больше всего сил и времени на этапе трансформации документооборота в цифровой вид, высокая эффективность КСМ в деле структурирования данных высвобождает значительные ресурсы предприятия и ускоряет весь процесс ЭДО.
Интеграция КСМ в структуру локальной сети предприятия работает и на снижение временных издержек. Обычно отсканированный документ в электронном виде прямо с МФУ отправляют пользователю по электронной почте — либо вручную выкладывают в соответствующую сетевую папку через встроенный интерфейс печатающего устройства. KYOCERA Capture Manager, сверяясь со сводом правил, который предварительно задаётся администратором, автоматически выгружает обработанные файлы в персональные сетевые папки уполномоченных сотрудников.
Интегрированная в KYOCERA Capture Manager служба управления лицензиями упрощает повседневную работу с ПО для роаспознавания текста
Поскольку цифровой образ каждого обработанного документа сохраняется в КСМ (без нарушения прав доступа и статуса конфиденциальности, разумеется), всегда можно найти тот или иной фрагмент данных во всём массиве оцифрованной когда-то документации. Специализированные архивные системы тоже справляются с этим, но в нашем случае функция полнотекстового поиска по полному объёму ЭДО организации достаётся пользователю как бонус — требуется лишь организовать соответствующее хранилище на сервере или в системе управления корпоративной информацией (ECM).
Где бы ни применялось решение KYOCERA Capture Manager — в юридическом отделе для сканирования и распознавания бумаг доцифровой эпохи, в отделе логистики для интеграции в ЭДО разнородных накладных и путевых листов, в отделе обработки корреспонденции для перевода в цифровой вид самых причудливых по формату и содержанию документов, — оно приносит заказчику прямую выгоду. Упорядочение и консолидация входящего потока документов с использованием КСМ позволяет высвободить немало сотрудников от исполнения рутинной, но чрезвычайно важной работы — а также многократно снизить количество ошибок, спровоцированных усталостью, небрежностью и иными проявлениями человеческого фактора.
Другие статьи раздела «Программное обеспечение KYOCERA»
СПЕЦПРОЕКТ КОМПАНИИ KYOCERA
