Включившись в общероссийский процесс формирования единого информационного, нормативно-правового и методологического пространства государственных контрольно-счетных органов РФ, Главное контрольное управление (ГКУ) при Президенте Республики Саха (Якутия) приняло решение о создании и внедрении комплексной системы автоматизации контрольной деятельности. В 2005 г. было составлено техническое задание на проект, после чего при содействии Информационного центра при Президенте Республики был объявлен конкурс на разработку этой системы. По решению правительства реализацию данного проекта включили в перечень мероприятий республиканской целевой программы “Электронная Якутия”.

Почему “Термика” и её решение?

Первая задача, которую надо было решить Главному контрольному управлению, — это выбор поставщика услуг. В конкурсе приняло участие несколько компаний, отразивших в своих конкурсных документах разные подходы к созданию системы. Решение, представленное консалтинговой группой “Термика”, основывалось на продукте Microsoft SharePoint Portal Server 2003, а также на ее собственных программных и методологических разработках в области бухгалтерского учета, аудита и налогообложения. Ему в конечном счете и было отдано предпочтение. “Данное решение помимо автоматизации контрольной деятельности позволяло снизить затраты на приобретение ПО за счет интеграции в уже имеющуюся информационную инфраструктуру управления”, — пояснила руководитель ГКУ при Президенте Республики Саха (Якутия) Зинаида Федорова. Кроме того, использование ПО Microsoft давало возможность свести к минимуму время внедрения, тестирования и апробации программного комплекса, а тесная интеграция с пакетом Microsoft Office позволяла перевести подготовку документов на более высокий уровень, но при этом не требовала от конечных пользователей получения новых навыков и соответственно помогала избежать больших затрат, связанных с обучением персонала работе в новой информационной среде.

Реализация проекта

Создание и внедрение комплексной системы автоматизации в ГКУ заняло полтора года — с июля 2005-го до конца 2006 г. На первом этапе было проведено детальное исследование всех процессов, обеспечивающих деятельность управления. А уже через три месяца по его результатам специалисты “Термики” привезли в Якутск готовый макет корпоративного портала, на котором параллельно с созданием методического и информационно-справочного обеспечения проводилась отработка базового функционала системы. Кроме того, благодаря использованию макета будущей системы им удалось уже на данном этапе приступить к обучению пользователей базовым приемам работы в среде SharePoint Portal Server.

Следующий этап —- замена макета на полнофункциональную версию системы —- позволил осуществить переход к опытной эксплуатации и наполнению портала информационными ресурсами. К этому моменту практически все сотрудники ГКУ получили навыки работы с порталом. “Пилотный этап прошел очень эффективно, поскольку пользователи были полностью сконцентрированы на реализации функционала системы, а не на приобретении начальных знаний о ней”, — отметил технический директор консалтинговой группы “Термика” Константин Воробьев.

Одновременно сотрудники управления вели подготовку внутренней нормативной документации, необходимой для внедрения системы в деятельность учреждения. В частности, для обеспечения единого подхода к установлению и оценке нарушений, а также недостатков и их последствий, выявляемых в ходе финансового контроля, специалисты ГКУ и Министерства финансов республики совместными усилиями составили и утвердили перечень типовых нарушений и недостатков. Этот документ, по словам Зинаиды Федоровой, стал одним из основополагающих для автоматизации контрольной деятельности.

Также было проведено документирование контрольных мероприятий, в том числе подготовлены проекты шаблонов рабочих и отчетных документов, включаемых в библиотеку документов системы “Ревизия:ПРОФ”, разработаны проекты шаблонов сводных итоговых отчетов, которые формируются на основе данных, вводимых в соответствующие подсистемы корпоративного интранет-портала.

И наконец, в рамках проекта была осуществлена полная модернизация компьютерного парка ГКУ в соответствии с программно-аппаратными требованиями, предъявляемыми системой “Ревизия:ПРОФ”.“Таким образом, к моменту завершения проекта комплексная система автоматизации деятельности уже стала базовым инструментом ГКУ, а этап перевода ее в промышленную эксплуатацию проходил в режиме «боевого» использования”, — подчеркнул Константин Воробьев.

Нестандартные ситуации

При реализации проекта сотрудникам “Термики” пришлось столкнуться с рядом неожиданностей. Самая незабываемая из них, с точки зрения Константина Воробьева, была связана с суровыми якутскими морозами: “Мы уделили большое внимание подготовке сотрудников к командировке, сроки которой совпали с периодом минимальных температур в данном регионе (-40—50 ºС). Для них был закуплен комплект спецодежды, обеспечивающий возможность нормального пребывания в таких условиях, благодаря чему все сотрудники вернулись целыми и невредимыми. Но вот ноутбуки сохранить не удалось — буквально десятиминутное пребывание на улице перед трапом самолета привело к выходу из строя аккумуляторов”.

Других непредвиденных ситуаций тоже хватало. Основная их причина, по словам Константина Воробьева, заключалась в специфике деятельности органов государственного финансового контроля. Когда проект только начинался, главные задачи контрольных мероприятий сводились к проверке соответствия финансово-хозяйственной деятельности (ФХД) требованиям нормативным актов и налогообложения. Однако к моменту его завершения основной упор в контрольных мероприятиях переместился в область эффективности исполнения нацпроектов. “Методология проведения и структура сопутствующих данных в таких проверках существенно отличаются от предыдущих. Выйти из этой ситуации нам помогло использование SharePoint Portal Sever, который предоставляет широкие возможности для модернизации структуры данных портала и их отображения, что позволило очень быстро адаптировать соответствующие узлы портала к работе с новой структурой данных”, — пояснил он.

Среди других проблем технологического плана Зинаида Федорова выделила следующие. Развертываемая в ГКУ комплексная система, состоящая из трех модулей, была разработана компанией “Термика” на основе системы автоматизации проведения аудиторских проверок “ЭкспрессАудит:ПРОФ”. Поэтому на начальном этапе внедрения не все применяемые в аудиторской практике элементы соответствовали выработанным критериям контрольных процедур. Также имели место технические сбои, что повлияло на непрерывность использования системы в текущей работе и в конечном счете сказалось на ее эффективности. Кроме того, не была доведена до полной готовности система формирования сводной, аналитической и статистической отчетности.

К трудностям же субъективного характера Зинаида Федорова отнесла прежде всего проблемы, связанные со спецификой контрольно-ревизионной деятельности (сжатые сроки проверок, разъездной характер работы, особенности встречных проверок и несоответствие рассматриваемых в ходе проверок вопросов методике, заложенной в систему). Так, “Ревизия:ПРОФ” основывается на методике проведения проверок в виде систематизированного сбора доказательств, осуществляемого в диалоговом режиме. При этом в ходе проверки ревизору нужно ответить на ряд вопросов, соответствующих той или иной сфере контроля. Например, при проведении полной документальной ревизии ФХД организации за ряд лет проверяющий должен использовать базу данных, содержащую более 1500 вопросов, которые охватывают бухгалтерский учет. В связи с этим ему необходимо ознакомиться с полнотекстовой методической частью системы для нахождения ответов на каждый из вопросов. “Это создавало некий психологический барьер перед трудоемкостью предстоящего сбора доказательств. Тем не менее трудности подобного рода вполне преодолимы при освоении содержания обновляемой методической части системы и развитии технических навыков работы с нею”, — сообщила она.

Особенности решения

Как считают в компании “Термика”, реализация проекта в ГКУ служит сегодня одним из немногочисленных примеров внедрения системы автоматизации деятельности органов государственного финансового контроля. Специфика работы данных учреждений предполагает необходимость автоматизации множества процессов, часть из которых осуществляется сотрудниками вне “домашней” ИТ-инфраструктуры — на территории объекта проведения контрольных мероприятий. “Перед нами стояла задача обеспечить возможность полноценной работы ревизоров за пределами своего здания. Сделать это традиционными средствами удаленного доступа к информационным интранет-ресурсам в условиях слабо развитой телекоммуникационной инфраструктуры Якутии было практически невозможно. Поэтому для решения этой задачи нам пришлось адаптировать программные средства, разработанные нами для автоматизации аудиторской деятельности”, — уточнил Константин Воробьев.

Еще одним фактором, повлиявшим на специфику реализации решения, стала значительная территориальная удаленность заказчика. Данное обстоятельство потребовало от “Термики” определенных усилий, связанных с планированием работ по созданию системы и ее развертыванию, основной целью которых было сокращение до минимума командировочных расходов.

И наконец, важное значение имела необходимость разработки не только ПО, но и большого методического и информационно-справочного обеспечения, которое легло в основу автоматизированной методики проведения контрольных мероприятий. Причем, как отметила Зинаида Федорова, готовую методику, предложенную “Термикой” и построенную на общепринятой практике проведения проверок общего аудита, пришлось дополнить нормативно-правовыми документами и авторскими комментариями методологов, специализирующихся в сфере организации и порядка ведения бюджетного учета.

Что происходит сегодня

Начиная с 2006 г. все контрольные мероприятия, осуществляемые ГКУ, проводятся с применением комплексной системы автоматизации финансового контроля, что позволяет в оперативном режиме контролировать ход реализации проверок и влияет на их результативность, а также формирует достоверную базу данных для принятия оперативных решений. “Переход к применению системы, ориентированный на результат, по сути, означает, что контрольные мероприятия, проводимые ревизорами, стали более управляемыми, а значит, и контролируемыми, появилась возможность исправлять ошибки, зависящие от «человеческого фактора»”, — заявила Зинаида Федорова.

Система состоит из двух уровней: корпоративного портала и собственно программного комплекса “Ревизия:ПРОФ”. Портал обеспечивает совместную деятельность специалистов ГКУ, планирование и проведению контрольных мероприятий, а также анализ полученных результатов. Кроме того, портал содержит корпоративную библиотеку, в которой хранятся нормативно-распорядительные и справочно-методические документы управления, отчеты по выполнению заданий, базы данных федерального и республиканского законодательства для использования в контрольной деятельности и ряд других документов.

“Ревизия:ПРОФ” решает основные задачи проведения проверки ФХД организации: от подготовки и планирования контрольного мероприятия до документирования результатов. Проверка производится в автоматизированном режиме на базе авторской методики “Термики”, обеспечивающей непрерывную актуализацию данных в соответствии с изменениями российского и регионального законодательств. В данном комплексе также есть возможность анализа главных показателей ФХД на основе данных бухгалтерской отчетности проверяемого объекта. Вместе с тем в настоящее время компания “Термика” осуществляет работу по модернизации методического обеспечения и генератора итоговых отчетов программного комплекса.

День завтрашний

Дальнейшее развитие проекта Зинаида Федорова связывает с технической модернизацией и развитием комплексной системы автоматизации управления, а также с совершенствованием ее методики. Сопровождение и развитие программы предусматривается условиями государственных контрактов, заключенных с “Термикой” (один из таких контрактов был подписан в сентябре 2007 г.).

Среди таких усовершенствований Константин Воробьев выделяет расширение функций, связанных с аналитической обработкой данных. “Не прошло и года с момента запуска комплексной системы автоматизации деятельности ГКУ, — отметил он, — а в базах данных уже накоплено большое количество информации о выявленных нарушениях, что ставит перед нами новые задачи, ориентированные не просто на статистический анализ результатов контрольных мероприятий, а на их серьезную аналитическую обработку, направленную на предупреждение нарушений и повышение эффективности работы учреждения”.

Краткая справка об организации

Главное контрольное управление (ГКУ) при Президенте Республики Саха (Якутия), создано в 2003 г. К числу его основных функций относятся:

  • проверка деятельности органов исполнительной власти и местного самоуправления, предприятий и организаций, а также их должностных лиц по исполнению законодательства РФ и Республики Саха (Якутия), указов, распоряжений, поручений президента и вице-президента республики, постановлений и распоряжений республиканского правительства;
  • контроль за выполнением государственных и президентских программ;
  • контроль за исполнением республиканскими органами исполнительной власти либо иными уполномоченными органами функций по обеспечению госзаказа в Якутии;
  • контроль за исполнением республиканского бюджета;
  • контроль за использованием министерствами и иными республиканскими органами исполнительной власти, органами местного самоуправления городов и регионов, предприятиями, учреждениями и организациями государственных средств, выделенных целевым назначением;
  • проверка соблюдения законодательства при осуществлении правомочий по пользованию и распоряжению госсобственностью Республики Саха (Якутия) и владению ею.

Контроль осуществляется путем проведения комплексных и тематических проверок министерств и ведомств, ревизий ФХД предприятий республики и т. д.