Речь пойдет о победе, одержанной финансовым директором в борьбе за консолидацию огромных объемов данных в крупной компании со множеством подразделений. Победе, достичь которой помог инструмент, уже давно и широко применяемый всеми сотрудниками, — электронные таблицы.

Джеффри Неми – приверженец таблиц

Финансовый директор радиовещательной компании Northern California Public Broadcasting (NCPB) и профессиональный финансист Дж. Неми был воспитан на VisiCalc и Lotus1-2-3, а в последующем перешел на Excel. Как и для большинства финансовых менеджеров, для него стало привычным ритуалом сводить воедино годовые бюджеты подразделений и ежемесячно рассчитывать финансовые показатели с помощью надежных и проверенных электронных таблиц, упорядоченных по строкам и столбцам. Для финансового директора, специалиста по финансовому планированию или по бюджету таблицы столь же привычны, как топор для лесоруба.

Однако для такого предприятия, как NCPB, использование этого инструмента порождает серьезную проблему. Сведение воедино цифр, содержащихся в двухстах отдельных таблицах и отражающих финансовые результаты двухсот центров учета затрат, подразделений и проектов, может обернуться сильной головной болью.

“Нам требовалось шесть недель, чтобы консолидировать таблицы”, — пожаловался Неми.

Более того, в радиовещательной корпорации используется сложная система взаимных расчетов. Все подразделения, пользуясь услугами друг друга, оплачивают их. “В результате бюджеты никогда не были сбалансированы. Нам приходилось все просматривать и проверять вручную”, — подчеркнул Неми. Выборку финансовых показателей должен был осуществлять человек, изучавший таблицы по отдельности.

Через полтора года после того, как Неми перешел в NCPB из компании Nextel, он сумел решить проблему финансового планирования и консолидации данных. Были внесены незначительные изменения при минимальных усилиях со стороны сотрудников его отдела и организации в целом. Это стало настоящим чудом. Неми уже видел в других компаниях, как сложно там не только установить новое ПО для управления финансами, но и получить необходимую поддержку со стороны сотрудников, которая заставила бы новую систему работать. “Это представляло большую трудность, поскольку люди не желали изучать новое ПО. Когда появлялся новый сотрудник, его приходилось натаскивать”. Он рассказал, в частности, что в Nextel был разработан пакет под названием FYPlan: “Потребовалась масса времени для написания программы. Мы затратили 3 млн. долл. на реализацию этой системы, а пользователи встретили ее без всякого энтузиазма”.

Вы хотите знать, в чём основная причина? Сотрудники финансовых служб предпочитают таблицы.

Руководители департаментов, специалисты по бюджету и планированию, финансовые аналитики привыкли использовать таблицы для составления бюджета и финансовой отчетности.

В Nextel Неми сумел решить проблему, отказавшись от старой системы и установив новый пакет под названием TMOne: “В области финансового планирования и консолидации данных эта система опиралась на Excel, а для бизнес-аналитики использовалась СУБД с возможностями OLAP. Мы стали предлагать ее по всей стране. А в самой компании она использовалась вплоть до слияния Nextel с компанией Sprint”.

Когда Неми был финансовым директором в Foote Cone & Belding, ему довелось пользоваться пакетом OutlookSoft. Вот и перейдя в Northern California Public Broadcasting, он предполагал применить TMOne либо OutlookSoft. Предпочтение было отдано последнему. Позже, в июне 2007-го, это ПО было приобретено корпорацией SAP и переименовано в SAP Business Planning and Consolidation. “Мы использовали его для планирования бизнеса в целом и для составления прогнозов на следующий год”, — пояснил Неми.

Он поручил десяти сотрудникам ИТ-службы перестроить систему таким образом, чтобы для доступа к ней использовался Excel. Таким образом, прелесть новой системы для людей, привыкших к электронным таблицам, заключается в том, что от них не требуется резкой перестройки. Им нет нужды изучать некий совершенно новый пакет приложений для консолидации финансовых данных и составления бюджета.

“Наши разработчики приспособили систему для репликации имевшейся у нас системы бухучета, — рассказал Неми. — Теперь новая система планирования воспроизводит те методы ведения бизнеса, которыми мы уже пользовались долгое время. Обычно компании сначала пересматривают свои бизнес-процессы и уже затем создают для них программы. Но у нас не было времени для внесения изменений в бизнес-процессы. Не было и возможности переобучить всех пользователей”.

Одним из бизнес-процессов, который подвергся изменениям в результате применения новой технологии, стал режим планирования в радиовещательной компании. Неми заменил составление годовых финансовых планов более частыми и гибкими ежемесячными прогнозами, содержащими показатели на текущий и последующие три года. Каждый месяц специалисты по финансовому планированию и составлению бюджета вводят свои обновленные данные в таблицу, нажимают кнопку — и эти данные автоматически консолидируются.

Повышенная прозрачность

Главным преимуществом новой системы с точки зрения финансового директора стала возросшая прозрачность. Так, Неми отметил, что в октябре 2006 г. новая система позволила ему предусмотреть грядущую нехватку целого миллиона долларов в бюджете в связи с приобретением телевизионной компании в г. Сан-Хосе.

“Руководствуясь этим прогнозом, менеджеры немедленно предприняли меры для увеличения срока залога. Это принесло нам на 750 тыс. долл. больше, чем планировалось первоначально”, — уточнил он. Компания смогла внести и другие коррективы, чтобы решить проблему нехватки теперь уже значительно меньшей суммы. “Я считаю, что благодаря только одному этому случаю система полностью себя окупила”, — добавил финансовый директор.

Когда Неми пришел в компанию, здесь использовалась бухгалтерская система с главной книгой на основе Microsoft Navision. Но при этом не было никаких инструментов, позволяющих сопоставить фактические данные о текущих доходах и расходах с заложенными в бюджет или составить более или менее точный прогноз финансовой эффективности на оставшуюся часть года.

“Система вполне удовлетворяла наши потребности в подготовке отчетов, но не предоставляла информации, необходимой мне как пользователю. Например, каковы наши взаимоотношения с той или иной частью аудитории и как они будут складываться в будущем? — продолжил Неми. — Не было никакой возможности ознакомиться с фактическими данными и увидеть, насколько они отклоняются от плановых показателей. Важно, чтобы руководители департаментов имели возможность взглянуть на внесенные в их планы изменения исходя из реально сложившейся ситуации и сопоставить показатели своей деятельности с плановыми”.

В компании NCPB насчитывается примерно 35 пользователей системы управления финансами. К их числу принадлежит и генеральный директор. В подчинении у Неми находится десять финансистов, остальные — это в основном специалисты по бюджету и руководители подразделений. Все они используют систему OutlookSoft, а в качестве интерфейса — Excel. “Система построена на базе Excel, — пояснил Неми. — Единственное существенное отличие заключается в следующем. Вместо того чтобы сохранять таблицы, пользователи нажимают кнопку “Отправить” и пересылают данные в базу. Когда они вновь открывают таблицу, им необходимо прежде всего восстановить свои цифры”.

“Нам пришлось преодолевать первоначально возникшие у некоторых людей опасения, то жуткое чувство, которое у них возникало, когда они не видели занесенных в таблицу цифр”, — признался он.

Одна из причин этого страха заключалась в том, что опытные пользователи Excel привыкли вводить собственные формулы для определенных видов финансовых расчетов, чтобы ускорить вычисления при подготовке бюджетов и других финансовых показателей. Поэтому они и обеспокоились риском потерять свои формулы, которые считали весьма важными для бюджетных расчетов и планирования.

“Нам пришлось заверить их, что если они введут формулу в Excel, то в дальнейшем увидят ее, когда извлекут из базы данных”, — подчеркнул Неми. Несомненно, многие финансовые организации продолжают использовать электронные таблицы именно в силу их уникальных возможностей, несмотря на ограниченность по сравнению с более мощными программными пакетами для управления финансами и бизнес-аналитики.

Неми считает, что благодаря сочетанию Excel в качестве интерфейса и приложения SAP Business Planning and Consolidation (прежде оно называлось OutlookSoft 5) он объединил лучшее, что есть в обеих категориях продуктов. Прежде всего ему нравится возможность немедленно получить доступ к бюджету любого подразделения или проекта: “Данная технология совершенно необходима для моей работы. Исключительно полезной является возможность вносить исправления в любой бюджет, сразу консолидировать цифры и мгновенно составлять прогнозы на три или шесть месяцев вперёд. Теперь мы можем видеть то, что прежде было нам недоступно”.

Например, любые цифры, значительно отличающиеся от бюджетных показателей, выделяются цветом — красным (превышение бюджета) или зеленым (недоиспользование). “Независимо от того, хорошо это для нас или плохо, я могу сразу заметить отклонения и поинтересоваться, откуда поступили эти 400 тыс. долл.”, — сказал Неми.

Поскольку Northern California Public Broadcasting является некоммерческой организацией, на нее не распространяется действие принятого в 2002 г. закона Сарбейнса -- Оксли. Тем не менее, по словам Неми, с весны этого года компания будет стремиться соответствовать стандартам аудита для оценки риска (Audit Risk Assessment Standards). Это набор стандартов финансовой деятельности для некоммерческих организаций.