Давайте поговорим о том, как наиболее оптимально развернуть и затем успешно эксплуатировать систему управления складом. Директору по ИТ приходится тратить уйму времени на то, чтобы системы планирования корпоративных ресурсов (ERP), управления отношениями с клиентами (CRM) и цепочками поставок (SCM) полностью отвечали потребностям его компании. Справедливости ради отмечу, что истинные причины задержки заказов, а то и неправильной их отправки заказчику в большинстве случаев следует искать не столько в этих сложных системах, сколько в гораздо более прозаичном процессе доставки. А ведь проблемы, возникшие при получении товара, его упаковке или сквозном складировании чреваты серьёзным недовольством клиентов.
Взять, к примеру, систему управления складом (WMS) низшего уровня. Как и “маленький человек” Чарли Чаплина, она не пользуется особым уважением в мире корпоративных программ. По крайней мере на фоне своих старших собратьев вроде ERP, CRM и им подобных. А ведь правильно организовав складское хранение с самого начала, компания делает огромный шаг к точной и своевременной доставке товаров, а значит — и к своим клиентам. Консультант и автор ряда книг по WMS Фил Обал напоминает, что, согласно исследованиям, “удовлетворить запросы потребителей способно лишь 40% систем управления складом”. В своей работе Selecting Warehouse Software from WMS and ERP Providers (“Выбор складского ПО у поставщиков систем WMS и ERP”) он определил пять ключевых требований, пренебрежение которыми вполне может привести к провалу всего WMS-проекта. Хотя некоторые из приведенных ниже рекомендаций касаются любого корпоративного ПО, для систем управления складированием они приобретают особенно важное значение.
- Полная вовлеченность Обал уверен, что без четкой постановки задач и их согласования со всеми участниками проекта нечего и думать об успешной реализации системы управления складом. “В ее развертывании принимают участие три команды: представители вендора, ваша компания и системный интегратор, — предупреждает он. — И все они должны совершенно одинаково представлять себе цели проекта”. Не менее важно, по мнению Обала, управлять ротацией в составе команд. Когда на место ушедшего специалиста назначается другой, его необходимо самым тщательным образом проинформировать о целях и задачах проекта.
- Управление пожеланиями Со стороны заказчика и вендора для руководства проектом должны быть назначены полномочные менеджеры, обладающие достаточными знаниями и опытом для того, чтобы пресекать попытки на ходу расширить функциональность создаваемой системы. “Культивируя позитивные ожидания, ни в коем случае не расширяйте их список, так как это грозит “расползанием проекта”, — предупреждает Обал. — Со всеми дополнительными предложениями нужно внимательнейшим образом разбираться”. Следует выработать формальный процесс рассмотрения поступающих заявок и стараться всячески избегать перестройки системы в процессе ее развертывания. “Львиная доля (до 98%) функциональности ПО отнюдь не уникальна, она необходима всем”, — добавляет он. К тому же переделанная на ходу система грозит создать массу проблем, как только дойдет до ее тестирования, и пользователи обнаружат неработоспособность некоторых фрагментов кода.
- Применение средств отображения форматов данных Такой автоматический инструментарий позволяет отображать данные одного типа на другой, что очень важно для тех компаний, которым приходится обрабатывать разноформатную документацию на грузы. Например, накладные могут оформляться в виде документов XML, EDI, электронных таблиц и т. д. Широкое применение средств взаимного отображения форматов данных намного упростит поддержание связи с поставщиками, заказчиками, грузоперевозчиками, банками и многими другими участниками сложного логистического процесса.
- Тестирование, тестирование и еще раз тестирование
Адекватное тестирование — самый надежный способ избежать сложных проблем при эксплуатации новой системы управления складом. “На больших складах лучше всего проводить тестирование в процессе эксплуатации, — советует Обал. — К сожалению, об этом часто забывают. Но подумайте нужны ли вам неприятные сюрпризы в самый неподходящий момент”.
На небольших складах, оборот которых не превышает, скажем, тысячи отгрузок в сутки, начальные неполадки можно, конечно, выявлять и устранять силами работающих там менеджеров, но в крупных хранилищах, как предупреждает Обал, такой вариант не пройдет: “Здесь необходимо самым тщательным образом проверить в работе буквально все процессы, включая поступление грузов, их отправку, сквозное складирование, циклическую инвентаризацию и многое другое”.
- Участие сотрудников
“Необходимо как можно активнее привлекать к проекту специалистов заказчика, в том числе и при выборе программного обеспечения”, — считает Обал. Слишком уж часто компании приобретают ПО, не особенно задумываясь о тех, кому с ним работать. Гораздо лучшего результата можно достичь, если такие решения будут приниматься с участием складских менеджеров, ведущих сотрудников и контролеров. “Побывав на презентациях четырех-пяти компаний, они смогут лучше оценить предлагаемые пакеты, — уверен Обал. — Участие в этих процедурах конечных пользователей просто нельзя переоценить. Сотрудники перестают бояться, что новая система лишит их работы, и начинают воспринимать ее как надежного помощника, благодаря которому компания сможет расширить свои возможности”. Обучение персонала для работы с новой системой Обал рекомендует начинать не ранее, чем за две недели до пуска в эксплуатацию, иначе люди могут просто забыть выученное.
Что же касается производителей средств для управления складами, то Обал рекомендует в первую очередь обратить внимание на лидеров в этой области — Manhattan Associates, High Jump Software, Red Prairie, Infor, Softeon и Sterling Commerce.
