Управление проектами: взгляд практика

Если перелистать все 600 c лишним номеров еженедельника PC Week/RE — не вручную, разумеется, а с помощью системы “Кодекс” — то словосочетание “управление проектами” встретится в них 749 раз. Прочитав лишь часть соответствующих статей, неизбежно приходишь к выводу: выбор и внедрение системы управления проектами (СУП, в западной терминологии Project Management Software) — задача не из лёгких. Одни специалисты считают, что такого рода системы стоят безумных денег и свободные средства лучше потратить на что-нибудь более полезное. Другие полагают — СУП эффективны лишь при реализации крупных проектов, не уточняя при этом, что они под таковым понимают. Третьи придерживаются следующего мнения: ни одна из имеющихся СУП не решит проблемы дефицита кадров, финансов, материальных ресурсов и т. д. и СУП эффективны лишь тогда, когда проблем с этими основными компонентами (кадрами, финансами и материальными ресурсами) у организаторов проекта нет. Очень интересно мнение опытных экспертов-практиков, участвовавших в реализации крупных проектов как в нашей стране, так и за рубежом. Вот что рассказал нам независимый консультант из Сербии Любомир Синджиревич, инженер-строитель по специальности, бывший дилер Primavera Systems в Югославии. В ходе своей карьеры он работал на такие компании, как Shell в Омане и России, Worley Parsons и Fluor Daniel в России, CCC SAL в Греции и Омане, Joannou & Paraskevaides и Patrizanski put в Ливии, Electrowatt Engineering в Омане, Union Engineering в Кувейте и т. д. В роли инженера-планировщика или старшего планировщика он принимал участие в строительных и нефтегазовых проектах, проектах сооружения высотных, промышленных и деловых зданий, жилищного строительства, ирригационных сооружений, дорог, аэропортов, коммунальных сетей, а также в проектах по реинжинирингу предприятий, стратегических проектах и проектах по внедрению SAP R/3.

PC Week: Как известно, не все проекты внедрения СУП заканчиваются успешно. На ваш взгляд, какая их доля заканчивается если не полным провалом, то неудачей?

Любомир Синджиревич: Я думаю, не более 20%. Однако причины этого кроются не в том, что у соответствующих продуктов была недостаточная или избыточная функциональность. На мой взгляд, примерно половина неудач обусловлена тем, что генеральный подрядчик изначально не был заинтересован в полномасштабном внедрении системы управления проектами. Ему эта система нужна была прежде всего для того, чтобы более солидно выглядеть в глазах заказчика. Поэтому он внедрял лишь некоторые базовые элементы СУП, а свой бизнес строил не на том, чтобы уложиться в запланированный бюджет и выполнить проект точно в срок, а на различных “хитростях” в отношениях с субподрядчиками и т. д.

Поэтому если проект крупный, то выполнение каждого его этапа должно контролироваться как со стороны генподрядчика, так и со стороны заказчика. И чем этот контроль строже, тем лучше.

От размера проекта зависит и выбор системы управления. Разумеется, нет смысла выбирать сложную многофункциональную СУП для управления небольшим проектом (это всё равно, что стрелять из пушки по воробьям) и нет смысла пользоваться простенькой СУП для управления крупным проектом. Если же график выполнения проекта умещается на одном листе бумаги, то никакая специальная система управления вообще не нужна. Также СУП не нужна, если на предприятии нет специалистов по управлению проектами.

PC Week: Какие проекты вы считаете крупными, средними и небольшими?

Л. С.: Как правило, уровень проекта определяется его стоимостью. В мировой практике большими обычно называют проекты стоимостью свыше 50 млн. долл., а небольшими — от 20 тыс. до 1 млн. долл. Все остальные относят к категории средних. Но деление это весьма условное, так как с точки зрения необходимости внедрения СУП соответствующей мощности, соотношение между стоимостью оборудования и материалов c одной стороны, и стоимостью выполняемых работ c другой, может быть различным. При выборе СУП надо руководствоваться стоимостью и сложностью работ.

PC Week: Как стоимость СУП должна соотноситься со стоимостью выполняемого проекта?

Л. С.: Как правило, предприятие приобретает СУП для реализации не одного проекта, а нескольких. Поэтому инвестиции в СУП следует рассматривать как долгосрочные. Более того, современные СУП и рассчитаны на ведение не одного проекта, а сразу нескольких. А любой проект стоит на “трёх китах”: финансах, материальных ресурсах и персонале. И именно за правильным использованием этих “китов” и должна следить СУП. Подсчитайте, в какую сумму вам обойдётся задержка проекта на несколько дней. На практике эта сумма обычно много больше стоимости системы управления проектом. Одним словом, в серьёзных проектах без СУП обойтись никак нельзя. И чем серьёзнее проект, тем серьёзнее должна быть система управления им.

PC Week: Но ведь пирамиду Хеопса и другие древние грандиозные сооружения, подпадающие под категорию крупных проектов, строили, надо полагать, без использования компьютерных систем. И как-то обходились… И очень даже неплохо строили. По сей день эти сооружения сохранились…

Л. С.: Следует различать науку управления проектами (в западной терминологии — Project Management) и инструменты управления проектами. Я думаю, у строителей пирамид имелась своя школа управления проектами, основанная на использовании тех инструментов, которые были им доступны. Есть разные версии появления на Земле грандиозных каменных сооружений, включая варианты возведения их инопланетянами или исчезнувшими высокоразвитыми цивилизациями. Но если их в самом деле возвели наши предки, то будь у них современные строительная техника и программно-аппаратные комплексы (реализующие их технологию управления проектами), то те же знаменитые пирамиды, на мой взгляд, можно было бы построить быстрее и с привлечением меньшего количества людей. Разницу между наукой управления и инструментами управления можно также проиллюстрировать на примере кораблевождения. Колумб и его последователи, как известно, переплывали Атлантический океан не на современных судах и без использования современных навигационных и телекоммуникационных систем. Тем не менее определённая “школа кораблевождения” в эпоху великих географических открытий уже имелась. А теперь представьте, что человеку, совершенно не сведущему в морском деле, доверили штурвал современного океанского лайнера, напичканного всевозможной электроникой. Едва ли он сможет довести этот лайнер до точки назначения. В лучшем случае он посадит его на мель, а в худшем — утопит вместе с персоналом. К чему я это говорю? А к тому, что СУП — не панацея, а только лишь инструмент. И в неумелых руках она не гарантирует успеха. Любой инструмент надо применять лишь тогда, когда точно знаешь, для какой именно цели он служит.

PC Week: Велико ли на мировом рынке разнообразие СУП для выполнения средних и крупных проектов?

Л. С.: Не очень. Наиболее известны такие системы, как Primavera, Artemis и Microsoft Project. Они почти на порядок отличаются друг от друга по функциональным возможностям, цене и распространённости. Я не владею точными цифрами, но ориентировочно в мире Microsoft Project используют более 300 тыс. пользователей, а Primavera — свыше 85 тыс. пользователей с одной или более лицензиями. Распространённость Artemis, c учётом её цены, существенно ниже. В силу разной функциональности различаются эти системы и по времени, необходимому для их полного освоения. Если проводить аналогии с ERP-cистемами, то можно сказать, что Artemis столь же сложная система, как SAP R/3. Но и освоить её дано не каждому. Считается, что в мире нет ни одного человека, который досконально знает все возможности SAP R/3 и все её настройки. Аналогичная ситуация, я думаю, характерна и для Artemis.

PC Week: Почти в любом секторе ИТ-рынка наблюдается тенденция, состоящая в том, что компании, разрабатывающие системы для крупных корпораций, всё чаще обращают взоры на средний и даже малый бизнес. Характерна ли эта тенденция для рынка систем управления проектами?

Л. С.: Здесь всё проще. Большинство тиражируемых СУП хорошо масштабируются. Так, один из продуктов Primavera может продаваться в однопользовательской конфигурации (за несколько сотен долларов), а другой, более сложный, может применяться при возведении таких уникальных сооружений, как отель Burj Al Arab, который начали строить в 1994 г. Он выполнен в форме паруса и возвышается над Персидским заливом на высоту 321 м. То есть он выше Эйфелевой башни и всего на 60 м ниже, чем знаменитый 102-этажный небоскреб Empire State Building, построенный в 1931 г. в Нью-Йорке на месте старого отеля “Уолдорф-Астория”. Сетевой график возведения этого отеля насчитывал несколько тысяч узлов и выполнение каждой работы данного графика контролировалось представителями заказчика. Вообще говоря, контроль выполнения инженерных работ со стороны заказчика — не такая простая задача, как кажется. Это тема отдельного разговора и целая наука со своими ноу-хау, вырабатываемыми в процессе практики. Дело в том, что генеральный подрядчик обычно не заинтересован в том, чтобы заказчик знал истинное положение дел на строительной площадке. Разработка сетевого графика, в котором видны все работы, лежащие на критическом пути, отвечает прежде всего интересам заказчика; потому что тогда каждая из этих работ может находиться под особым контролем с его стороны. Но подрядчика это не устраивает, так как такой график является очень жёстким и не допускает “гибкости”, позволяющей подрядчику использовать свои людские ресурсы так, как ему (подрядчику) выгодно.

PC Week: Можно ли сказать, что концепции построения всех этих СУП примерно одинаковы и восходят к концепции системы PERT (Program Evaluation and Review Technique, метод планирования и оценки затрат времени с использованием сетевого графика), созданной в своё время по заказу военно-промышленного комплекса США для организации работ по созданию ракет Polaris?

Л. С.: Да, это так. Но все эти системы отличаются друг от друга множеством мелких деталей, главными из которых являются подходы к построению сетевого графика. Например, в каждой СУП обычно сначала строится общий сетевой график (график первого уровня), а затем его отдельные элементы прорабатываются более тщательно: в графики уровня 2, 3, 4 и так далее. Конечно, можно начинать с построения небольших сетевых графиков, а затем “сшить” все эти графики вместе. Правда, на практике процесс сшивки оказывается очень трудоёмким. Поэтому проекты, разрабатываемые по принципу “сверху вниз” (top-down) обычно отличаются хорошо сделанным сетевым графиком, а в проектах, разрабатываемых по принципу “снизу вверх” (bottom-up) всегда есть опасность, что в процессе сшивки общего сетевого графика из отдельных работ или групп работ что-либо важное будет упущено.

PC Week: Что, на ваш взгляд, самое трудное в управлении проектами?

Л. С.: Управление проектами имеет много общего с управлением компанией. Разница состоит лишь в том, что проект заранее задумывается как совокупность работ, которые в какой-то момент обязательно должны быть закончены. Компании же, как правило, создаются в расчёте на то, что они будут функционировать неопределённо долгое время. Но в обоих случаях надо оперативно управлять тремя основными составляющими: людьми, финансами и материальными объектами. Труднее всего, конечно, управлять людьми. Ведь именно люди в конечном итоге стоят за финансами и материальными объектами. Без людей не работают ни финансы, ни устройства, ни механизмы.

PC Week: Сегодня существует множество различного рода школ управления, где за весьма приличные деньги из слушателей обещают сделать преуспевающих предпринимателей и менеджеров. Большинство этих школ основано на западной практике. Но ведь она не учитывает национальных особенностей той или иной страны. Возникает вопрос — насколько эффективны курсы управления, основанные на западной практике, в конкретно взятой стране?

Л. С.: Разумеется, славянская (японская, арабская и т. д.) душа отличается от других. Да даже в Европе души разные: сравните, например, немецкие и французские традиции. Да, в каждой стране есть свои обычаи. Но законы управления, как и законы физики или химии, везде работают одинаково. Поэтому отметать западные методы управления, как “идеологически чуждые” не стоит. Однако при их применении национальную специфику надо, конечно, учитывать. Что же касается инструментов управления (в частности, программно-аппаратных комплексов), то они абсолютно универсальны. Как универсальны часы, компасы, термометры, барометры и другие широко используемые приборы. Более того, законы управления действуют даже в том случае, если кто-то не знает об их существовании. Как, например, закон гравитации, который в каменном веке был ещё неизвестен, но уже тогда действовал.

PC Week: Системы Primavera первоначально предназначались для использования в строительной отрасли. А с освоения каких отраслей начали свой путь создатели других систем управления проектами?

Л. С.: Это лучше спросить у них. Могу лишь предположить, что система Artemis, в которой много внимания уделяется оценке рисков, первоначально предназначалась для предприятий, работающих на оборону. Но сейчас в ней также есть модули, созданные для поддержки строительных работ.

PC Week: Что ждёт разработчиков менее известных СУП? Есть ли у них шанс со временем войти в первую тройку или пятёрку лидеров?

Л. С.: Едва ли. Скорее всего они будут в той или иной форме поглощены более крупными компаниями, стремящимися расширить свой ассортимент или увеличить функционал уже имеющихся продуктов. Процессы консолидации характерны практически для всех сегментов софтверного рынка. И рынок систем управления проектами здесь не исключение. Он уже насыщен. В развитие этих систем вложены огромные ресурсы и здесь едва ли можно найти свободную нишу. К тому же стоимость “входного билета” в эту отрасль с каждым годом растёт. В то же время энтузиасты, новаторы и любители рискованных предприятий, видимо, никогда не переведутся. Так что полностью исключать вероятность появления новых команд разработчиков нельзя, но этих команд будет очень мало.

PC Week: Доступен ли пользователям функционал СУП в виде услуг по аренде приложений (“софт как сервис”)?

Л. С.: Да, такого рода сервис появился примерно четыре года назад и пользуется определённой и всё возрастающей популярностью, в основном со стороны небольших предприятий. Обычно его предоставляют дилеры производителей СУП посредством специальной Web-странички, доступ к которой возможен за некоторую плату. Разница в использовании здесь примерно такая же, как между такси и собственной машиной. Со всеми вытекающими из этого плюсами и минусами.

PC Week: Бытует мнение, что СУП эффективны лишь тогда, когда у организаторов проекта нет больших проблем с кадрами, финансами или материальными ресурсами. Вы с этим мнением согласны?

Л. С.: Абсолютно согласен. Если с одним из этих “трёх китов” любого проекта у его организаторов есть серьёзные проблемы, то никакая система управления проектом их не спасёт. При выполнении реальных проектов между заинтересованными сторонами всегда идёт “борьба” между тем количеством ресурсов, которые на самом деле задействованы в проекте и тем количеством ресурсов, которые запланированы по графику. Результаты этой “борьбы” хорошо видны с помощью СУП и именно это обеспечивает ту прозрачность конфликтов, при которой можно вовремя придумать и предпринять такие меры, чтобы завершить проект в заданные сроки при сохранении нормального уровня затрат.

Если же в процессе реализации проекта постоянно имеются большие проблемы с кадрами, финансами или материальными ресурсами, то СУП становится островом порядка, окруженным хаосом и не спасает положения. Такие случаи, к сожалению, иногда встречаются, и, как правило, заканчиваются дискредитацией СУП. Также очень важно, чтобы на проекте имелась система контроля качества выполненных работ, cоответствующая стандартам ISO или им подобным. Если такой системы нет, то следить за реальным положением дел очень трудно и обычно безрезультатно.

PC Week: Спасибо за беседу.