Посколько ИТ-проекты постоянно выходят за рамки своего бюджета и назначенных сроков исполнения, пришло время задуматься о том, что могут предпринять технологические эксперты и менеджеры проектов, чтобы сделать их выполнение более спланированным.

Технологические проекты очень похожи на домашний ремонт. И то и другое изначально связано с большими надеждами, но чаще всего заканчивается непредусмотренными тратами и головной болью. Есть несколько убедительных цифр, которые подтверждают, что многие проекты не приводят к реализации начальных надежд. Как следует из нового обзора консалтинговой ИТ-фирмы из Мумбаи (Индия) Tate Consultancy Services (TCS), 49% компаний сталкиваются с перерасходом бюджета в ИТ-проектах, 62% — с задержкой сроков.

Мы проанализировали 800 компаний из США, Европы и Азии, в результате чего выяснилось, что 47% из них сталкиваются с превышением издержек при реализации ИТ-проектов, а 41% — не получают от реализованных проектов ожидаемых бизнес-результатов и возврата инвестиций.

Итак, ИТ-проекты — это сплошное разочарование.

Ни для кого не новость, что технологические проекты редко укладываются в сроки и рамки бюджета, но вопрос о том, что можно с этим сделать, остается открытым. По нашему мнению, стоит серьезно разобраться с тем, почему проекты проваливаются и как технологические эксперты и менеджеры проектов могут улучшить ситуацию, то есть увеличить вероятность успешной реализации проекта с минимальными издержками и задержками.

Следующие рекомендации были выработаны с помощью Кента Кроуфорда, главного управляющего директора PM Solutions (консалтинговой компании в области управления проектами), Боба Лалиберта, аналитика из компании Enterprise Strategy Research, и Михаэля Мак-Кабе, представителя TCS.

1. Отвлекитесь от ПО

Большинство менеджеров проектов тратят слишком много времени на приложения по планированию проекта, и у них не остается достаточного времени на коммуникации и проведение встреч, за которые они несут личную ответственность. На самом деле большую часть времени надо проводить в общении с участниками проекта — проектной группой, заинтересованными лицами, вендорами, консультантами и конечными пользователями. Умение общаться — ключ к успеху проекта.

2. Планируйте и прорабатывайте как можно больше, но знайте чувство меры

Ключевой момент управления проектом — тщательное и подробное планирование каждого его элемента, но здесь таится и опасность: перфекционисты могут потратить на это всё свое время. Однако предусмотреть все детали нет никакой возможности, поэтому надо когда-то переходить и к реальным делам.

Менеджеры проектов всё чаще практикуют быстрое внедрение проектов в сочетании с последующей итерационной схемой их реализации, которая показала себя очень эффективной в мире ПО. Такие схемы основаны на том, что иногда лучше начать проект, чтобы понять, с чем вам придется столкнуться.

3. Контролируйте масштабы проекта и не теряйте чувства реальности

Как любая курица до начала приготовления в духовке и после завершения этого процесса выглядит совершенно иначе, так и ваш проект в конце реализации может очень мало напоминать то, что задумывалось вначале. Начав работу над проектом, вы поистине открываете ящик Пандоры, и сюрпризы будут сыпаться на вас один за другим, поэтому надо заранее продумывать все возможные источники раздувания масштабов проекта. Например, ваши сотрудники решат пойти путем, отличным от запланированного, руководство может захотеть что-то добавить, а вы можете обнаружить совершенно неожиданные технические аспекты, о которых прежде и не подозревали.

4. Не ленитесь тщательно проводить оценки рисков

Если вам нужно одновременно получить 200 серверов для глобальной модернизации системы электронной почты, то совсем недостаточно знать о риске того, что они не будут поставлены. С самого начала надо понимать, как справиться с этим риском, заранее осознав, насколько ваш поставщик был надежен в прошлом, чтобы снизить вероятность ошибки. Работа с двумя или тремя вендорами может быть гораздо более сложным делом, но именно она способна спасти ваш проект, если вам не будут поставлены всего 20, а не 200 серверов.

5. Четко продумывайте все ваши ожидания

Попросите ваших поставщиков и консультантов предоставить вам наиболее вероятные и самые неблагоприятные сценарии развития событий, а затем используйте собственные ресурсы, чтобы определить суммарный риск и возможный выход.

Есть специальные программные приложения для определения риска, которые способны помочь вам в вашей работе. Нет способов обеспечить твердую гарантию того, что ваш проект не будет задержан или не выйдет за рамки бюджета, но можно “снять розовые очки” с собственных глаз и исключить возможность слишком больших отклонений.

6. Правьте сильно

Даже если вы предприняли все возможные меры, вас все равно ожидают проблемы и неожиданности. Не пугайтесь, когда столкнетесь с реальными трудностями. Старайтесь максимально полно обсуждать возникающие вопросы с вашей командой и документировать все эти обсуждения. Если заранее все спланировать, то ваша команда сможет справиться с проблемами еще до того, как они станут серьезными препятствиями на вашем пути.

В зависимости от ситуации управление может включать получение одобрения от руководства на все изменения, которые влияют на выход бюджета проекта или срока его выполнения за определенные рамки. Например, если изменение направления работ может сделать проект на 10% дороже или время его выполнения на 10% дольше, то пора обращаться к руководству за одобрением.

7. Будьте готовы к различным вмешательствам

Если то, что вы делаете, оказывается не так хорошо, как было в теории, может быть, пришло время изменить план реализации проекта. Создайте план вмешательства еще до начала реализации проекта и известите о нем всех, кто прямо или косвенно участвует в его реализации. В этот план могут быть включены шаги по добавлению необходимых ресурсов и даже смена лидера проекта.

8. Руководите людьми в ходе их работы по использованию технологий

Что бы вы ни делали, не позволяйте себе почивать на лаврах, когда реализованы все технологические аспекты проекта. Разработайте план, чтобы убедиться, что люди действительно используют те технологии, которые вы внедряли добрых полтора года, — это принесет всем немалую пользу. Если вы и вся компания действительно стремитесь получить возврат инвестиций, убедитесь, что приложены все усилия для обучения и подготовки пользователей.