Вы можете сэкономить много денег, перейдя на аутсорсинг ИТ, но нужно быть предусмотрительным. Черил Снэпп Коннер из Snapp Conner PR делится опытом, как ее компания смогла сэкономить и улучшить сопровождение ИТ, обратившись к поставщику услуг по управлению ИТ и тщательно спланировав переход на аутсорсинг.

Следует ли небольшому предприятию самому обслуживать ИТ или стоит доверить это поставщику услуг управления? У нас в компании со штатом 12 человек (продолжающей расти) были испробованы оба пути, и мы пришли к заключению, что при правильном подходе аутсорсинг является оптимальным маршрутом.

Каковы были альтернативы? До апреля 2007 г. наша рабочая группа из 19 человек входила в состав чуть более крупной организации с полным спектром услуг. Мы наняли ИТ-специалиста для сопровождения всех систем. Преимущества: самые передовые методы защиты данных наших клиентов с автоматическим резервным копированием на файл-сервер каждые 15 мин и свободный доступ к собственному выделенному ИТ-ресурсу. Никакая справочная служба была не нужна: помощь была тут же рядом. Однажды в пятницу утром мы обнаружили, что воры вынесли из офиса девять ноутбуков (кошмар для любой компании!), но уже к утру в понедельник все девять систем были заменены, защищены и сотрудники могли спокойно работать.

Что касается недостатков, то их можно выразить одним словом: дорого. Зарплата ИТ-специалиста и пособия, офис, постоянное обучение, плюс выделенный сервер, сервер резервного копирования и маршрутизаторы — всё это стоило нам более 200 000 долл. ежегодно.

И вот родилась новая компания – Snapp Conner PR. Когда большая группа разделилась на две, то наша компания из пяти человек решила, что пока мы не наберем “критическую массу”, мы будем сами справляться с ИТ. Так что мы оплатили страховку арендатора, подключили свои ноутбуки к службе резервного копирования Mozy, а файл-сервером стал диск DVD-RW, который мы передавали из рук в руки (конечно, технология, далекая от идеала). По крайней мере первые несколько месяцев сопровождение наших ИТ не стоило нам ни цента — лишь месячная плата за аутсорсинг услуг электронной почты Exchange у провайдера. Идея работала замечательно, но было ясно, что так не может длиться вечно. Это стало очевидно после памятного трехдневного отсутствия электронной почты из-за проблем у провайдера, что чуть нас не разорило.

И накануне Нового года мы решили передать всё ИТ-обслуживание национальному провайдеру DirectPointe (наше агентство оказывает PR-услуги этой компании).

Теперь у нас свой выделенный файл-сервер доступа по беспроводной сети и VPN. Электронную почту обслуживает DirectPointe, он же производит резервное копирование. Наша справочная служба работает через чат-интерфейс под названием eSupport, который мы со временем очень оценили. Короче, мы имеем все преимущества полноценного и круглосуточного ИТ-обслуживания, доступного по нажатию клавиши за общую сумму примерно 1800 долл. в месяц. Мы работаем в этом лучшем из миров, тратя 22 000 долл. в год (не считая покупки новых ноутбуков и ПО для рабочих станций). Экономия составляет около 180 000 долл. ежегодно. И нам это нравится.

Для тех, кто думает в том же направлении, остается дать три полезных совета.

1. Проверьте рекомендации и выберите надежного провайдера

Сейчас не время искать самого дешевого, никому не известного провайдера. Если вы заключаете договор на несколько лет с поставщиком ИТ-услуг, убедитесь, что у них надежная репутация и они работают на рынке давно. Хорошим ресурсом для этого послужат социальные сети и рейтинги Интернет-провайдеров, которые составляют пользователи.

2. Главное — в мелочах

Особенно для PR-компании; электронная почта — это для нас всё. Миграция электронной почты была самой крупной частью нашего перехода и самой беспокойной. Как нарочно, именно с ней возникла единственная нестыковка. Все архивированные материалы прекрасно восстановились, но отдельные письма стали возвращаться, и так продолжалось несколько недель. Когда мы вместе с DirectPointe изучили уведомления об отказе, оказалось, что всё дело в неверной команде маршрутизации от нашего бывшего хостинг-провайдера. Это не была вина DirectPointe, но они устранили проблему, и всё заработало.

3. eSupport рулит

Найдите провайдера со знающим персоналом и хорошими ресурсами поддержки клиентов, чтобы, когда у вас возникнет вопрос, вы могли получить мгновенный ответ. На наш взгляд, а также многих других СМБ, использующих аутсорсинг ИТ, удовлетворение, которое доставляет хорошо налаженная служба eSupport, затмевает всё остальное. Это несравненно лучше электронной почты, звонков и ужасающего “Пожалуйста, подождите… подождите … подождите ”.

При учете всех деталей ИТ-поддержка может стать еще одним пунктом в растущем списке вещей, которые выгоднее передать на аутсорсинг (мы также передали аутсорсеру свои кадровые вопросы и учет пособий). Мое личное мнение, что возможность свести множество сложных услуг в единственную строку в смете расходов – это огромное преимущество для менеджера или главного управляющего, не имеющего специальных знаний.