Заметную часть выставок SofTool'2008 и “ИнфоКом 2008” занимали стенды, посвященные технологиям создания “электронного государства”, т. е. различным аспектам реализации федеральной целевой программы (ФЦП) “Электронная Россия”, рассчитанной на 2002—2010 годы. Кроме того, различные аспекты информатизации госструктур рассматривались нынешней осенью во время различных крупномасштабных форумов, таких как XV Международная научно-практическая конференция “Документация в информационном обществе: корпоративный документооборот”. Одним словом, создаётся ощущение, что осень в нашей стране проходит не только под знаком мирового финансового кризиса, но и под знаком информатизации госструктур на базе тех или иных систем электронного документооборота (СЭД).

О том, как СЭД помогает решению практических задач на уровне регионального органа власти, нашему специальному корреспонденту Владимиру Митину рассказал директор Департамента информационных технологий Правительства Ульяновской области Эльсон Алеев.

PC Week: В России, если не ошибаюсь, 89 субъектов федерации. Многие ли из них располагают полноценной СЭД?

Эльсон Алеев: Я думаю, таковых не более десятка. Если же говорить об областных или краевых администрациях, в которых так или иначе автоматизированы лишь процессы делопроизводства, то их значительно больше. К сожалению, даже многие аналитики в своих обобщённых отчётах не делают разницы между понятиями “документооборот” и “делопроизводство”. А ведь делопроизводство — это лишь часть документооборота. Хотя и очень важная. И автоматизацию документооборота надо начинать именно с автоматизации делопроизводства.

PC Week: Можно предположить, что региональные электронные правительства, создаваемые различными субъектами федерации, имеют много общих черт. Существует ли в рамках ФЦП “Электронная Россия” подпрограмма создания типовой СЭД, на базе которой эти самые региональные электронные правительства и следует разрабатывать?

Э. А.: Такой подпрограммы не существует, и каждому субъекту федерации в данном случае предоставлена полная самостоятельность в выборе подходящего решения. Он также сам решает, какую сумму из своего бюджета готов потратить “на информатизацию” местных органов власти. Разумеется, сотрудники ИТ-департаментов различных субъектов время от времени общаются друг с другом на различных встречах (в том числе во время выставок и конференций) и обмениваются опытом. Особенно часто такое общение происходит среди представителей субъектов-соседей.

PC Week: А как вы подошли к решению задачи автоматизации работы органов исполнительной власти Ульяновской области?

Э. А.: Создание единой системы электронного документооборота Правительства Ульяновской области продиктовано необходимостью оперативно получать полную, достоверную и актуальную информацию для принятия управленческих решений. Общий документооборот в аппарате Правительства Ульяновской области, не считая обращений граждан (работа с которыми детально регламентируется федеральным законом № 59-ФЗ от 2 мая 2006 г. “О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации”), составляет 50—60 тыс. документов в год. Причём большинство из них требует контроля исполнения. Руководители накладывают резолюции на входящие, внутренние, организационно-распорядительные документы и обращения граждан. Получив такую резолюцию, сотрудник готовит отчёты об исполнении, но даже после фиксации отчётов переписка продолжается. Ход работы по конкретному вопросу может отслеживаться месяцами и даже годами. И вся эта переписка должна не просто храниться в базе данных, необходимо, чтобы её история в любой момент была доступна всем заинтересованным сторонам.

Тендер на поставку СЭД для Правительства Ульяновской области проходил в конце 2006 г. Согласно условиям этого конкурса СЭД должна была характеризоваться несколькими принципиальными чертами: иметь развитые средства защиты информации и управления доступом, обладать модульной архитектурой, обеспечивать масштабируемость системы и возможность работы в офлайне, уметь взаимодействовать с обособленными подразделениями и т. д. Кроме того, было требование открытого кода, чтобы систему можно было оперативно модифицировать под наши задачи.

В тендере приняли участие три местные компании. А выиграло его областное государственное учреждение (ОГУ) “Электронный Ульяновск”, имеющее статус партнёра московской компании “ИнтерТраст” и предложившее СЭД CompanyMedia, разработанную этой компанией.

PC Week: Как проходило внедрение данной СЭД?

Э. А.: Разумеется, проект выполнялся не на “пустом месте”. К концу 2006 г. рабочие места всех трёхсот сотрудников областной администрации мы оснастили компьютерами, работающими под управлением различных версий Windows. Все эти машины были объединены в единую локальную сеть с возможностью доступа к внутренним информационным ресурсам, а примерно с сотни ПК был разрешён выход в Интернет. Для подразделений, регистрирующих документы, были разработаны соответствующие базы данных, где накапливалась информация о реквизитах документов. Однако в основном компьютеры использовались для подготовки бумажных документов, которые их исполнители носили из кабинета в кабинет, чтобы получать различные визы, резолюции и т. д. Всё это сопровождалось стоянием в очередях и телефонными звонками с целью узнать состояние бумаги. Правда, ещё в “довиндоусные” времена наши специалисты самостоятельно разработали систему, позволяющую автоматизировать некоторые элементы делопроизводства (учёта документов), но её функционал с современной точки зрения был весьма ограничен. В марте 2007 г. появилось распоряжение губернатора “О внедрении системы электронного документооборота в аппарате Правительства Ульяновской области”, где в качестве основной СЭД была утверждена система CompanyMedia. Затем была сформирована рабочая группа под председательством руководителя аппарата правительства. В неё вошли начальники управления делопроизводства, управления по работе с обращениями граждан, контрольного управления и департамента информационных технологий. В том же году два сотрудника аппарата прошли в авторизованном учебном центре “ИнтерТраста” обучение работе с платформой Lotus Domino/Notes и СЭД CompanyMedia, что обеспечило нам возможность самостоятельно внедрить и в дальнейшем сопровождать эту систему.

Первым этапом реализации проекта (в ходе которого мы закупили лицензии на 50 рабочих мест) стала автоматизация ведения делопроизводства в Правительстве Ульяновской области. За три месяца был проведен весь цикл работ: подготовка технического задания, доработка системы, разработка бланков и статистических отчётов, обучение персонала и опытная эксплуатация. Ещё два месяца потребовалось на формирование электронного архива нормативных актов губернатора и на автоматизацию контроля исполнительской дисциплины. По завершении первого этапа сотрудники управления делопроизводства и управления по работе с обращениями граждан получили возможность регистрировать входящие, исходящие, внутренние и организационно-распорядительные документы, фиксировать поручения и контролировать ход их исполнения. Входящие и распорядительные документы при регистрации сканировались и заносились в базу данных.

Вторым этапом стало обеспечение доступа всех сотрудников аппарата правительства к зарегистрированным документам и соответствующим поручениям для чтения. С этой целью было решено приобрести дополнительные лицензии на 250 рабочих мест. Таким образом, в настоящее время все триста сотрудников аппарата Правительства Ульяновской области имеют возможность коллективной работы с электронными документами на всех этапах их жизненного цикла — создания, согласования, регистрации и контроля исполнения. При этом им нет необходимости покидать свои рабочие места и тратить время на внутриучрежденческие очереди и телефонные переговоры. Кроме того, теперь “историю жизни” каждого документа можно проследить с точностью до минуты — т. е. всегда можно выяснить, кто, когда и сколько времени работал над конкретным документом и где именно этот документ находится в данный момент.

В августе 2008 г. к сквозному документообороту были подключены все удаленные подразделения и органы исполнительной власти Ульяновской области. В ходе внедрения системы появилась необходимость не только доработки ряда её модулей и составления порядка трёхсот новых форм отчётов, но и анализа сложившейся у нас схемы работы с документами. Был пересмотрен порядок ознакомления с документами, их регистрации и согласования (в частности, с переходом на электронные образы стали возможны не только последовательные схемы согласования, но и параллельные), предоставления отчётности и некоторые другие процедуры. Очень важно было обучить сотрудников новым формам работы с использованием системы электронного документооборота. Обучение проводилось на базе губернаторской библиотеки, оборудованной компьютерами. На этих же компьютерах отрабатывались практические навыки сотрудников.

PC Week: Если 60 тыс. документов, ежегодно обрабатываемых в областной администрации, поделить на общее количество сотрудников, то получится, что на каждого из них в среднем приходится 200 документов в год — т. е. примерно по одному документу на рабочий день. Казалось бы особой автоматизации документооборота здесь не нужно...

Э. А.: Не совсем так. В Правительстве Ульяновской области насчитывается семь уровней иерархии. Поэтому документ, адресованный главе Правительства, может по пути “сверху вниз” и затем “снизу вверх” сделать 14 “остановок” (не считая технических операций по его сканированию и контролю маршрута). Но это лишь в том случае, если документ не будет совершать “петли”, т. е. отправляться на доработку. Иными словами, количество документов, проходящих в день через конкретного сотрудника, может исчисляться десятками. Причём большинство их требует не простого визирования, а вдумчивой работы и обращения к другим документам. Так что обойтись без СЭД практически невозможно. Сейчас даже не совсем понятно, как мы без неё раньше работали...

PC Week: Что получила областная администрация от внедрения СЭД, примерно понятно. А что оно дало жителям области?

Э. А.: В нашем регионе граждане и раньше имели возможность обращаться к областной администрации с вопросами и предложениями не только в виде писем, но и в виде электронных сообщений, отправляемых прямо с сайта Ульяновской области посредством заполнения специальной формы с ниспадающими меню, помогающими грамотно сформировать вопрос. Ответ на эти обращения заявители — в зависимости от своего желания — могут получить как устно (по телефону), так и письменно (посредством обычной или электронной почты) в сроки, установленные федеральным законодательством. Пока электронных обращений к областной администрации не так много — около 5% от общего их количества — но эта доля постоянно растёт. До конца года мы планируем реализовать связь СЭД с этим сайтом. Тогда граждане через окно используемого ими браузера смогут сами следить за тем, на какой стадии рассмотрения находится их электронное или “традиционное” обращение в администрацию области. Для этого им надо знать лишь регистрационный номер своего обращения и соответствующий пароль.

Мы также планируем уже в этом году установить хотя бы по одному рабочему месту СЭД в каждой из 167 администраций органов местного самоуправления Ульяновской области. То есть сделать нашу систему доступной даже в удалённых сельских поселениях для обмена документами, как с областным Правительством, так и между собой.

PC Week: Финансирование процесса создания единой СЭД Правительства Ульяновской области осуществлялось из средств, выделенных на данные цели в рамках ФЦП “Электронная Россия”?

Э. А.: Финансирование проектов, реализуемых в рамках ФЦП “Электронная Россия”, ведётся на основе ежегодных планов, утверждаемых федеральным правительством. Эти планы формируются с учётом определённых и объявляемых заранее приоритетов. Региональным правительствам эти приоритеты известны, и руководствуясь ими, они направляют свои заявки с соответствующими обоснованиями в правительство федеральное. Центр рассматривает эти заявки и решает, в какой степени они могут быть удовлетворены. То есть ситуация типа “Вот вам деньги на создание регионального электронного правительства, и делайте с ними то, что считаете нужным” в принципе невозможна. На практике — даже в случае положительной реакции на заявку со стороны центра — часть расходов по созданию местного электронного правительства выделяется из бюджета области. Обычно при этом соблюдается принцип “пятьдесят на пятьдесят”, то есть 50% проекта финансируется из федерального бюджета и 50% — за счёт средств субъекта федерации. Так в текущем году мы за счёт средств областного бюджета создаём на базе СЭД инфраструктуру информационного обмена между органами власти и местного самоуправления области, а Министерство экономического развития РФ в рамках ФЦП “Электронная Россия” выделяет средства на закупку оборудования для оснащения многофункционального центра предоставления государственных и муниципальных услуг населению — некоего “фронт-офиса” системы.

При этом СЭД становится не только инструментом, обеспечивающим систему управления актуальной, достоверной и полной информацией для принятия обоснованных решений, но и средством повышения оперативности и качества предоставляемых населению услуг.

PC Week: Спасибо за беседу.