Создание и маркетинг программных средств, предназначенных для повышения производительности и эффективности труда, обходится ИТ-компаниям в миллиарды долларов, однако порой такой инструментарий не оправдывает ожиданий пользователей. А если работать с той или иной технологией трудно, следовательно, та не выполняет своей главной задачи: делать нашу жизнь легче. Любая трудоемкая или неудавшаяся операция — это потерянные деньги, время, производительность, эффективность и возможности.

Неспособность программных средств реализовать свой потенциал чаще всего объясняется плохим исполнением. Именно это приводит к сложности, а то и к невозможности их использования. Так что, приобретая новое ПО, разрабатывая систему собственными силами или оценивая уже имеющийся программный инструментарий, обязательно задавайте вопросы, над которыми редко когда задумываются. Вот лишь некоторые из них.

Как этот инструментарий появился на свет? Был ли он создан в результате кропотливого процесса конструирования и развития либо изначально предназначался лишь для решения какой-то одной текущей задачи? Ведь вашей компании наверняка нужна такая система, использующая эту технологию, чтобы создать наилучшее бизнес-решение для сотрудников и клиентов.

Откуда известно, что инструментарий окажется эффективным в руках ваших сотрудников? Поинтересуйтесь, не возражает ли производитель ПО против того, чтобы ваши сотрудники поработали с его приложением, выполняя привычные операции. Пользователи должны разобраться, как это делается в новой среде, и дать собственный отзыв о ее качестве. Не ограничивайтесь только демонстрационными материалами производителя, так как информация в них имеет рекламный характер.

Понимает ли разработчик разницу между данными и информацией, отражено ли это в его приложении? Когда информация подана в нужной форме, она — в отличие от данных — воспринимается легко и быстро, позволяет оперативно предпринять соответствующие действия. Так что при выборе системы отдавайте предпочтение той, которая полностью отражает потребности вашего бизнеса и сотрудников в информации.

Каковы отзывы о приложении? Интересуйтесь отзывами пользователей, а не заказчиков. Те, кто покупает систему, т. е. заказчики, зачастую очень далеко отстоят в организационной структуре от тех, кто пользуется ею.

Попросите предоставить необходимую числовую информацию, в том числе о производительности. Уточните, сколько минут, часов, дней или недель понадобится вашим сотрудникам, чтобы привыкнуть к новой системе, и как долго им придется осваивать работу с нею. Поинтересуйтесь, нельзя ли оговорить эти сроки в контракте.

Чему придется учиться? Хорошо, если обучение будет направлено на совершенствование работы с помощью нового инструментария, но может случиться и так, что персоналу придется приноравливаться к причудливым особенностям новинки. Если визуализация данных, функциональность и язык бизнес-системы не позволяют безопасно работать с нею или применять ее по назначению, от покупки лучше отказаться.

Не придется ли оплачивать какие-то изменения после развертывания системы? Управление изменениями напоминает мне инструкцию по спасению авиапассажиров терпящего бедствие самолета, которая “находится в кармане кресла перед вами”. Не дай Бог, чтобы они кому-то понадобились! Разве Apple готовила пользователей к выпуску iPod и iPhone? Вы когда-нибудь слышали, чтобы кто-нибудь ходил на курсы по изучению мобильных телефонов? Конечно, нет! Качество, назначение и удобство такой продукции совершенно очевидны для пользователей. А разве не то же самое должно быть с программным инструментарием, который мы раздаем своим сотрудникам?

Нужно ли вам это приложение? Вам нравится программная система? Не ее рекламный проспект, а она сама: изображения на экране, ее поведение, характер представления и последовательность отображаемой информации?

Подчеркнет ли инструментарий техническое лидерство компании или станет очередной плохо продуманной попыткой обновления за счет развертывания еще одного “решения”? Когда вновь развернутая система оказывается никому не нужной, страдает авторитет выбравшего ее руководителя. Так что сотрудникам нужно давать только такие средства, которые помогают им успешно работать и вселяют уверенность в компетенции руководства компании.