Сегодня как никогда раньше бизнес-структуры заинтересованы в повышении эффективности своей деятельности, которая определяется множеством разных факторов, включая организацию управления трудовыми ресурсами, планирование численности персонала, повышение его квалификации, набор новых сотрудников, расчет заработной платы и т. д. Все эти задачи особенно сложны для крупных многопрофильных структур, подразделения которых разбросаны по различным регионам страны в разных часовых поясах. К числу таких структур принадлежит и Сибирская угольная энергетическая компания (СУЭК), недавно внедрившая систему управления персоналом на своих предприятиях.

По словам директора по информационным технологиям СУЭК Сергея Жилякова, проблемой совершенствования управления предприятиями в компании озаботились уже несколько лет назад, и в 2007 г. здесь была внедрена ERP-система SAP. Кроме того, в ходе оптимизации бизнес-процессов все непрофильные функции (бухгалтерский и налоговый учет, расчет заработной платы, администрирование персонала и т. д.) были переданы в объединенный центр обслуживания (ОЦО). Поэтому следующим логическим шагом стала задача внедрения системы, обеспечивающей поддержку этих функций в ОЦО в условиях широкой географической распределенности компании.

Руководство СУЭК выделило три основные задачи, которые должны были быть решены в рамках проекта по созданию системы управления персоналом. Во-первых, необходимо было разработать единую унифицированную методологию расчета зарплаты с учётом законодательных требований, региональных и отраслевых особенностей. Следовало учесть также исторические практики расчета, сложившиеся к тому моменту на предприятиях, имевшиеся коллективные договоры, разные системы оплаты труда и премирования работников. Во-вторых, требовалось разработать единую методику кадрового табельного персонифицированного учета и унифицировать кадровую документацию в соответствии со стандартами компании. И в-третьих, нужно было обеспечить работу всех этих бизнес-процессов в одном информационном поле, т. е. автоматизировать их на базе единого ПО. “Очевидно, что решить поставленные бизнес-задачи невозможно без формирования единой целостной информационно-технологической инфраструктуры, — подчеркнул Сергей Жиляков. — До начала проекта в компании существовало свыше тридцати разных конфигураций информационных систем для расчета зарплаты и кадрового учета, в которых использовались разные методологии и настройки. Среди них встречались не только промышленные решения, но и собственные разработки, поддерживаемые местными ИТ-специалистами. Все эти решения не подлежали унификации и не обеспечивали своевременное получение отчетности. Помимо этого нужно было оптимизировать функции поддержки и сопровождения корпоративных ИТ-систем, для чего следовало добиться централизации всех ИТ-функций в ОЦО. Но в условиях лоскутной автоматизации данная задача невыполнима”.

По словам Сергея Жилякова, установка SAP ERP предопределила и выбор продукта для управления персоналом — систему SAP ERP HCM: “Компания СУЭК еще в 2006 г. приняла решение, что ПО SAP станет стратегической платформой для автоматизации всех бизнес-процессов. Наша цель — создать комплексное решение, которое потребует минимальных затрат на интеграцию и упростит взаимодействие между всеми компонентами”.

Особенности внедрения

Внедрение системы SAP ERP HCM заняло около полутора лет и проходило в два этапа. На первом из них, длившемся с августа 2007-го по январь 2008-го, было создано проектное решение, пилотный запуск которого состоялся на 12 предприятиях СУЭК, где работало 9 тыс. сотрудников.

Реализацией проекта занималась компания MOLGA, специализирующаяся на решениях SAP HCM. “Проект был очень тяжелый, имел жесткие временные рамки, — вспоминает директор по консалтингу MOLGA Владимир Бредов. — На запуск “пилота” нам было отведено всего шесть месяцев, тогда как обычно подобные внедрения длятся не менее девяти месяцев. Поэтому решено было поставить на предприятие нашу готовую систему и подогнать её под требования клиента. И здесь был большой риск: а вдруг не подойдет. Но ошибиться было нельзя, потому что одновременно с этим автоматически стали бы рушиться и другие проекты, реализуемые в СУЭК, в частности SAP ERP и ОЦО”.

По результатам “пилота” руководство компании СУЭК приняло решение продолжить его и на остальных своих предприятиях. Этот процесс шёл в течение всего 2008 г. И здесь, как подчеркнула заместитель директора по персоналу и администрации СУЭК Татьяна Лунина, был целый ряд особенностей, которые существенным образом повлияли на сложность решаемых задач.

В первую очередь надо отметить масштабность проекта: предприятия, входящие в компанию СУЭК, находятся в разных регионах страны. Причем они удалены не только друг от друга, но и от головной управляющей компании, что сильно затрудняет коммуникации.

Другая особенность состояла в том, что предприятия СУЭК имеют разную бизнес-направленность: это и добывающие компании (шахты и разрезы, где добывается уголь — причем разным способом), это и компании, которые занимаются переработкой угля (обогатительные фабрики), а также сервисные, транспортные компании. “Это было не простое тиражирование решений, внедренных в рамках пилота. Требовалось реализовать разные подходы к расчету зарплаты, учету рабочего времени и т. д. Помимо этого в рамках второго этапа были внедрены совершенно новые решения, которые позволили охватить максимальное число предприятий СУЭК”, — подчеркнул Сергей Жиляков.

Есть у проекта и еще одна отличительная особенность: в результате тиражирования система SAP ERP HCM была введена сразу на сорока предприятиях СУЭК. “Мы использовали редко встречаемый в российской и мировой практике принцип единовременного старта, — пояснил Владимир Бредов. — Для этого были созданы региональные группы внедрения и площадки в Красноярске и Ленинск-Кузнецке. На протяжении месяца мы обучали местных ИТ-специалистов, чтобы они знали, что от них требуется на данном этапе. С таковой целью были привлечены силы нашего регионального партнера компании АЛЕКТА, обладающей более опытными специалистами”.

И наконец, выбранная компанией СУЭК бизнес-модель предполагала передачу в ОЦО ряда функций по расчету заработной платы и управлению персоналом, которые раньше выполнялись на предприятиях. Требовалось выделить эти функции на местах и разработать альтернативные бизнес-процессы, перестроив работу предприятий таким образом, чтобы оптимизировать как внутренние взаимоотношения сотрудников и отделов компании, так и их связи с головным офисом. “Главная сложность здесь состояла в том, что люди в регионах переходили на новую, незнакомую им программу. Они не могли понять, что произойдет с ними после централизации функций в ОЦО, и поэтому относились к проекту настороженно, принимая его в штыки”, — отметил Владимир Бредов.

Полученные результаты

Говоря об итогах работы, Сергей Жиляков подчеркнул, что компания СУЭК получила те результаты, которые изначально предполагались проектом: “Бизнес-пользователи удовлетворены полученным решением, а у ИТ-службы теперь есть возможность унифицировать процессы поддержки и сопровождения информационных систем. Кроме того, были решены задачи интеграции”.

К настоящему времени решение развернуто более чем на полусотне предприятий СУЭК с общей численностью персонала 40 тыс. человек. Для них используется общая методика расчета зарплаты, утвержден единый трудовой договор. “Внедрение SAP ERP HCM позволило нам снизить издержки на операции расчета зарплаты и учета персонала, которые были выведены в ОЦО, а также обеспечить их прозрачность, — рассказала Татьяна Лунина. — Кроме того, менеджеры получают достоверную и оперативную информацию о количественном и качественном составе сотрудников, о расходах на персонал. Раньше для этого нужно было отправлять запросы в регионы, где местные сотрудники формировали требуемый набор сведений, обрабатывали их и отправляли в головной офис. Данный процесс занимал несколько дней, но хуже всего то, что менеджмент компании не был полностью уверен в точности получаемой информации”.

Сегодня любой из пятисот пользователей системы SAP ERP HCM может увидеть на экране своего компьютера всю интересующую его информацию о каждом сотруднике СУЭК. При этом он может не сомневаться в точности этих данных. Более того, благодаря оперативному контролю за расходами на персонал менеджеры компании имеют возможность оперативно учитывать затраты на персонал в себестоимости продукции.

Внедрение SAP ERP HCM также позволило сократить сроки закрытия бухгалтерской отчетности для всех предприятий СУЭК — теперь это делается на пятый рабочий день после окончания отчетного периода, а не на одиннадцатый-двенадцатый, как было раньше.

Реализация данного проекта представляла особый интерес и для самой компании SAP. “Не будет преувеличением сказать, что, отслеживая работу партнера, мы получили серьезный опыт автоматизации бизнес-процессов в огромной компании. До начала проекта мы конечно же знали, как работает наше решение, но не в деталях. Теперь мы знаем особенности кадрового и управленческого учета в угольной отрасли и готовы вместе с партнером тиражировать это решение”, — резюмировал исполнительный директор “SAP СНГ” Борис Вольпе.