Государственный академический Большой театр (ГАБТ), основанный в 1776 г. и ныне насчитывающий около 2000 человек штатного персонала, является, как это ни странно звучит, предприятием, занимающимся разнообразными видами деятельности. Это показ спектаклей репертуара своей труппы, совместные проекты с другими театрами, организация гастролей по России и за границей, создание новых постановок и т. д. Художественно-производственные мастерские театра, расположенные на территории площадью около 10 тыс. кв. м, занимаются изготовлением сценическо-постановочных средств.

На некотором этапе многогранная деятельность ГАБТ потребовала комплексной автоматизации бухгалтерского и оперативного учета на современном уровне. В результате анализа предложений на рынке ПО руководство театра приняло решение внедрить систему “1С:Предприятие”. Выбор был обусловлен наличием тиражных решений и их постоянной поддержкой фирмой “1С”, а также гибкостью и высокой функциональностью “1С:Предприятия”, возможностью анализа всех участков учета для целей управления и контроля, простотой в освоении и другими факторами.

В качестве исполнителя проекта в 2002 г. был выбран внедренческий центр “1С-Рарус”. Специалисты центра оценили текущее состояние бухгалтерского учета и степень его автоматизации в ГАБТ, описали схемы действующих бизнес-процессов. По результатам обследования и анализа данных аудиторского заключения были подготовлены методические рекомендации по учетной политике и организации бухгалтерского учета, а также по оптимальным схемам бумажного и электронного документооборота. После этого на основании данных рекомендаций был составлен и утвержден перечень работ по внедрению различных подсистем.

На начальном этапе комплексной автоматизации (первая половина 2003 г.) в центральной бухгалтерии театра была внедрена подсистема “Бухгалтерский учет”, построенная на основе типовой конфигурации “Бухгалтерия для бюджетных организаций”, ред. 4. Выбор данной конфигурации был обусловлен тем, что ГАБТ является бюджетным учреждением. Затем в связи с реформированием законодательства по бюджетному учету последовательно осуществлялся переход на новые редакции “Бухгалтерии для бюджетных организаций” — 5 (2005 г.), 6 (2006 г.) и 6.1 (2009 г.).

Для загрузки данных о реализации театральных билетов из системы продажи билетов, в том числе через Интернет, разработан специальный механизм. Теперь пользователь подсистемы “Бухгалтерский учет” по мере необходимости может получить информацию о количестве проданных билетов на конкретный спектакль, взаиморасчетах с юридическими лицами за реализованные театральные билеты, доходах в разрезе спектаклей и взаиморасчетах с кассирами билетных касс.

В этой подсистеме также реализовано формирование отчетности по форме № 1-КФО “Сведения о кредиторской задолженности бюджетных учреждений, финансируемых из федерального бюджета”, а также отраслевых форм статистической отчетности 9-НК “Сведения о деятельности театра”, 9-НК Репертуар “Сведения о репертуаре, исполненном на стационаре, выезде и гастролях на территории РФ”. В процессе внедрения подсистемы “Бухгалтерский учет” пользователи были обучены рациональным приемам работы с ней. Затем (в 2004 г.) на расчет заработной платы и ведение кадрового учета было переведено на программное обеспечение системы “1С:Предприятие” на основе конфигурации “1С:Зарплата и кадры”.

На следующих этапах комплексной автоматизации на центральном складе театра и в других его подразделениях на основе конфигурации “Производство + Услуги + Бухгалтерия” были внедрены подсистемы “Складской учет” (2005 г.) и “Производственный учет” (2006 г.). Ранее на центральном складе ГАБТ велся только количественный учет товарно-материальных ценностей, в производственных подразделениях театра учет велся вручную. В результате внедрения данных подсистем был обеспечен точный учет затрат, оперативное получение руководством необходимой информации и усиление контроля за сохранностью материальных и денежных средств.

В подсистеме “Производственный учет” реализовано несколько вариантов учета затрат с возможностью их перераспределения между подразделениями, а также учтены некоторые специфические особенности расчета объема незавершенного производства. Для совместной работы различных компонентов системы автоматизации финансово-хозяйственной деятельности ГАБТ предусмотрен обмен данными между подсистемой “Бухгалтерский учет”, обслуживающей бухгалтерию театра, и другими подсистемами (см. схему). В результате этого производственная и складская подсистемы приобрели автономность и перестали зависеть от изменений в подсистеме “Бухгалтерский учет”, в том числе и в плане счетов бухгалтерского учета.

К настоящему времени специалистами компании “1С-Рарус” автоматизированы важные участки финансово-хозяйственной деятельности Большого театра, налажен обмен данными между информационными базами, что в совокупности сделало процесс принятия управленческих решений более технологичным, удобным и эффективным. О масштабе системы автоматизации говорит хотя бы тот факт, что ежедневно в различные ее модули вводится около 1000 первичных документов.

При реализации проекта иногда возникали ситуации, которые трудно было предвидеть заранее. “За время нашего сотрудничества из-за изменения законодательства система автоматизации учетных процессов несколько раз претерпевала кардинальные изменения, — отметил заместитель генерального директора ГАБТ Сергей Максименко. — Но несмотря на внешние сложности результатом нашей совместной работы всегда являлась своевременная и качественная подготовка и представление бухгалтерской и налоговой отчетности”.

“Да, на конвертацию данных при существенных изменениях законодательства по бюджетному учету мы потратили много усилий, — подтвердил руководитель отдела автоматизации бюджетных учреждений компании “1С-Рарус” Константин Криничанский. — Таких глобальных изменений было три: в 2005, 2006 и 2009 гг.”

В настоящее время структурные подразделения ГАБТ используют данную систему для решения следующих задач: ·

  • ведение автоматизированного бюджетного и налогового учета, формирование регламентированной отчетности, а также формирование управленческой отчетности (30 пользователей); ·
  • ведение аналитического учета сценических постановочных средств (5 пользователей); ·
  • ведение складского учета товарно-материальных ценностей на центральном складе (5 пользователей); ·
  • ведение учета выпуска СПС, прочей готовой продукции (15 пользователей); ·
  • формирование сводной бюджетной отчетности по ГАБТ и подведомственным учреждениям (2 пользователя); ·
  • автоматизированный расчет зарплаты, налогов с фонда оплаты труда, ведение кадрового учета (20 пользователей).

Похоже, заказчик доволен как продуктами “1С”, так и исполнителем проекта. “Мы высоко оцениваем качество типовых программных продуктов системы “1С:Предприятие” для бюджетной сферы, — сказал Сергей Максименко. — Особенно важным и правильным, по нашему мнению, является глубокая методологическая проработка “1С:Бухгалтерии для бюджетных учреждений”. Оценивая многолетний опыт сотрудничества с компанией “1С:Рарус”, мы считаем, что наша совместная работа по внедрению “1С:Предприятия” в области автоматизации бухгалтерского, управленческого, кадрового, производственного учета и расчета заработной платы позволила значительно увеличить эффективность управления финансово-хозяйственной деятельностью ГАБТ, а также повысить квалификацию наших сотрудников, оперативность и качество учетного процесса”.

“К настоящему времени основные проблемы автоматизации финансово-хозяйственной деятельности ГАБТ решены, — считает Константин Криничанский. — Сейчас рассматривается вопрос подключения к орбите автоматизации подразделений, осуществляющих планирование производственной деятельности в художественно-производственных мастерских ГАБТ для осуществления план-фактного анализа выпуска спектаклей — от составления смет на каждое СПС до оценки сводных затрат на новые постановки и текущий репертуар. Сегодня эти сведения разрозненны, а их анализ затруднен”.