Какова роль информационных технологий в деятельности современной компании? И чем они являются для бюджета предприятия — расходами или инвестициями? Вот два основных вопроса, вокруг которых велись все дискуссии на недавнем саммите финансовых директоров Russian CFO Summit 2009. Сегодня разного рода мероприятий для главных финансовых руководителей проводится немало, и в этом прослеживается непосредственное влияние кризиса. Однако данная двухдневная конференция, как утверждает ее организатор агентство “Форт-Росс”, стала первой, на которой речь шла исключительно об ИТ как о главном инструменте финансового директора.

В настоящее время, по словам генерального директора консалтинговой компании Pba Consult Кирилла Тюхтихова, наблюдаются две главные общемировые тенденции: увеличение числа финансовых операций, выполняемых на предприятии, и бурное изменение окружающего мира. Поэтому если раньше основная задача автоматизации заключалась в переводе всех финансовых данных в электронный вид, то сейчас эта функция становится неотъемлемой и обязательной частью хозяйственной деятельности, а на передний план выходят такие более насущные задачи, как бизнес-анализ, управление рисками и пр. Всё чаще возникает проблема снижения прямой стоимости финансовых операций.

Решение этих задач непосредственно связано с использованием ИТ, которые могут превратиться в средство повышения эффективности деятельности компании и контроля за расходами. Вместе с тем данный подход поднимает другие важные вопросы: как подсчитать отдачу от инвестиций в ИТ и какие ИТ-проекты являются жизненно важными для бизнеса, несмотря на необходимость снижения расходов?

И хотя к сегодняшнему дню не выработано каких-либо методик, позволяющих точно и достоверно вычислить абсолютный экономический эффект от реализации того или иного ИТ-проекта, этот показатель, по мнению представителей большинства российских компаний, является нулевым или даже более того — отрицательным.

Приверженцем данной точки зрения является финансовой директор “Торгового дома С7” Николай Лумпов, который рассказал, что в их компании принято рассматривать ИТ-отдел в качестве точно такой же организационной единицы, как дирекция, отдел кадров, генеральный директор. “Их всех надо содержать, и с этим приходится мириться”, — заявил он.

Если “Торговый дом С7” собирается запустить какой-либо ИТ-проект, то руководство, и прежде всего финансовое, ждет от ИТ-директора описания этого проекта: зачем он нужен и что даст его реализация? И если получить четкий и ясный ответ на данные вопросы не удается, то решение, скорее всего, будет отрицательным. Четкий же ответ, по мнению Николая Лумпова, сводится к двум вещам. Первое — получает ли компания возможность сократить затраты (например, за счет увольнения нескольких человек), и тогда принимается решение о внедрении новой системы. Второе — получает ли компания новый рынок или его долю, и тогда эта система становится источником дохода, который нужно сопоставить с расходами на ее внедрение.

Противоположной точки зрения придерживается консультант по управленческому учету и финансам компании “Траст Капитал” Ольга Кокарева, которая считает, что результат внедрения ИТ-системы не может быть нулевым или отрицательным. С ее точки зрения, эффективность любого внедрения можно рассчитать, и ее можно рассматривать как синоним слова “удовлетворенность” — насколько предприятие удовлетворено результатом реализации ИТ-проекта. Так, если была поставлена задача увеличения числа клиентов или ускорения процесса подготовки отчетности и если она была достигнута благодаря внедрению системы, то результат никак нельзя считать отрицательным. Но вот если же ИТ-проект являлся лишь данью моде и никто не имел четкого представления о том, что он даст в итоге, то тогда эффективность, несомненно, будет крайне низкой.

Вообще же Ольга Кокарева утверждает, что к любому программному решению нужно относится как к основному средству и ни в коем случае не рассматривать его как одноразовую текущую затрату. На практике очень часто расходы на автоматизацию попадают в затраты предприятия на текущий год, что вызывает крайне негативную реакцию руководства. Поскольку же обычно предполагается, что тот или иной ИТ-продукт будет использоваться в течение длительного времени, необходимо рассчитывать перспективу внедрения. “Если руководству станет понятно, что автоматизация принесет какой-либо результат в перспективе, то и отношение к ней будет совсем иное”, — подчеркнула Ольга Кокарева.

Такой подход используется, в частности, в Московской объединенной энергетической компании, где для любого программного продукта или программно-аппаратного комплекса рассчитывается амортизация аналогично тому, как это делается для всех основных средств. Точно так же в Министерстве промышленности и торговли инвестиции в ИТ рассматриваются как вложения в инфраструктуру, и поэтому при решении вопроса о выделении дополнительных средств на то или иное ПО изучается, сколько времени будет использоваться это ПО и какой бизнес-результат оно принесет.

В ходе дискуссий также отмечалось, что необходимость определения экономического эффекта от реализации ИТ-проекта повышает важность самого процесса расчета. При этом ИТ-специалист начинает думать, как финансист, а тот, в свою очередь, начинает немного более критично оценивать возможности ИТ. К сожалению, сегодня, по словам директора департамента программных решений HP в России Сергея Лобова, в большинстве отечественных компаний ИТ-директор — это прежде всего ИТ-специалист, а не директор, который принимает участие в развитии бизнеса и понимает, какую роль при этом играют ИТ. С другой стороны, с точки зрения бизнеса ИТ представляют собой огромную бездонную бочку, в которую вкладываются колоссальные средства, а результат не всегда очевиден. Поэтому одним из рецептов исправления сложившейся ситуации может стать диалог между бизнесом и ИТ, который поможет сблизить их позиции в будущем.

Проблема повышения эффективности использования ИТ поднимает и вопрос о необходимости ИТ-аутсорсинга, который в условиях кризиса становится инструментом оптимизации расходов. Вообще же, как считает заместитель генерального директора компании “Россервис” Александр Любинский, кризис принес целый ряд положительных результатов для российских компаний. Несмотря на то что он ударил по бюджету, он заставил предприятия более пристально изучить существующие бизнес-процессы и затраты. В итоге из управленческих моделей выбрасываются лишние малоэффективные звенья. Сокращение затрат происходит также за счет продления жизненного цикла используемой техники, избавления от избыточного персонала и повышения производительности труда. Помимо этого пересматриваются отношения компаний с контрагентами: сегодня уже практически нет авансовых платежей, ужесточаются условия договоров.

Аутсорсинг предоставляет возможность выполнять одну и ту же работу за более короткий срок, с более высоким качеством и меньшими затратами. При грамотно выстроенных отношениях с аутсорсером, по словам Александра Любинского, компании смогут ликвидировать простои в работе персонала (загрузка сотрудников будет соответствовать загрузке самого предприятия и приближаться к 100%) и обеспечить соответствие квалификации исполнителей уровню выполняемых работ (благодаря этому отпадает необходимость держать в штате высокооплачиваемых работников).

В дополнение к этому аутсорсинг позволяет снизить управленческую и административную нагрузку на предприятие за счет сокращения численности персонала, уменьшить расходы на обучение и сертификацию сотрудников, командировки и логистику. Более того, высвобождение площадей и оборудования, установленного на рабочих местах, помогает ликвидировать затраты на их содержание. И наконец, при подписании договора с аутсорсером обязательно заключается SLA-соглашение об уровне сервиса, которое дает возможность применения штрафных санкций к внешнему исполнителю в случае некачественного или несвоевременного исполнения работ, а также гарантирует единый уровень сервиса во всех подразделениях распределенной компании.

Таким образом, аутсорсинг, по утверждению Александра Любинского, обеспечивает прогнозируемость и прозрачность затрат на ИТ для руководителей. Сославшись на данные аналитических исследований, он подчеркнул, что сравнение кризисов 1998 и 2008—2009 гг. показывает, что в ныне затраты на услуги сокращаются в наименьшей степени, а по прогнозам на 2009-й они даже будут расти на фоне сокращения расходов на аппаратные средства и ПО.