В нынешних условиях экономического спада большинство компаний, находясь под прессингом, активно ищут способы снижения затрат. В области ИТ это давление проявляется в том, что руководителям ИТ-подразделений и телекоммуникационных отделов приходится развивать инфраструктуру, укладываясь в ограниченный бюджет. При этом им нужно учитывать растущий спрос на беспроводные услуги и высокую стоимость телекоммуникаций. Для решения указанных проблем может пригодиться методика управления расходами на телекоммуникации (Telecom Expense Management, TEM).

Согласно статистическим данным, расходы на телекоммуникации обычно входят в пятерку основных затрат, составляя значительную часть ИТ-бюджета. Но, как правило, ими никто не управляет. Что это значит для корпораций и государственных учреждений? Потери одного среднего предприятия из списка Fortune 1000 составляют миллионы долларов. Эти деньги могли бы пойти на укрепление финансового положения компании, сохранение рабочих мест, улучшение обслуживания клиентов или же на инвестиции, так необходимые для ИТ-проектов.

TEM — это методика, про которую очень часто забывают, хотя о ней следовало бы помнить, потому что она помогает экономить деньги. С ее помощью можно провести инвентаризацию телекоммуникационных услуг, облегчить процесс подготовки заказов, выполнить мониторинг расходов, автоматизировать выставление счетов и проведение аудита.

Рассмотрим пять способов, с помощью которых TEM поможет сократить затраты в условиях экономического спада.

1. Разберитесь с расходами на беспроводные услуги. В последние годы затраты на беспроводную связь многократно возросли. Предприятиям не обойтись без устройств BlackBerry и сотовых телефонов, которые просто незаменимы, но управление ими превращается в сущий кошмар. Защита ответственных данных, записанных на этом оборудовании, расходы на разговоры и обмен сообщениями, организация закупок таких устройств — всё это стало серьезной проблемой. И именно в эти областях обычно управление поставлено из рук вон плохо.

Например, один туроператор, входящий в список Fortune 500, провел аудит беспроводных услуг в своей компании. Оказалось, что только лишь на обмен текстовыми сообщениями уходит более 40 тыс. долл. в месяц. Сотрудники пользовались SMS совершенно бесконтрольно, а между тем каждое послание стоило 10—30 центов. Теперь компания рассчитывает сэкономить на беспроводной связи более 1,5 млн. долл. в год.

Еще одна причина высоких расходов на связь — слишком частое обращение сотрудников в платную справочную службу. Стоимость одного звонка с беспроводного устройства, как правило, составляет 2—3 долл. Следует сообщить эти расценки сотрудникам и попросить или даже обязать их пользоваться бесплатными службами.

2. Централизуйте заказы и закупки. Многие крупные предприятия позволяют своим отделениям и офисам самостоятельно заказывать телекоммуникационные услуги. Однако прямое взаимодействие множества сотрудников с поставщиками услуг может обойтись предприятию в копеечку. Следует провести инвентаризацию и получить у провайдеров скидки за счет больших объемов. Очень важно, чтобы заказы размещались одним отделом централизованно, а в контракте был указан специальный сотрудник, ответственный за контроль закупок. В таком случае если оператор связи примет заказ от неавторизованного персонала, за расходы будет отвечать он сам.

Например, именно так стала работать крупная сеть отелей. Новая TEM-команда обнаружила, что к одному помещению для проведения конференций подключено 18 активных линий Т1 (широкополосных каналов передачи цифровых данных), хотя вполне достаточно одной. Дальнейшее обследование показало, что сотрудники заказывали такую линию для каждого крупного мероприятия, проводимого в отеле. Никто из них не побеспокоился провести инвентаризацию имеющихся услуг, а поставщик сервиса был просто счастлив получать подобные заказы.

Помимо централизации заказов постарайтесь сократить число счетов от поставщиков услуг. Даже простое уменьшение общего количества чеков обеспечит экономию.

3. Проверяйте свои расходы. В идеале ваши расходы на телекоммуникации нужно проверять в соответствии с текущим списком сотрудников или отделений. Однако сплошь и рядом компании продолжают платить за беспроводные устройства, принадлежащие бывшим работникам или закрытым отделениям. В первую очередь стоит обратить внимание на самые заметные статьи в счетах, такие как наиболее дорогие каналы связи, длительные и дорогие звонки, “разговорчивые” пользователи беспроводных услуг и неиспользуемые устройства.

Так, одна компания розничной торговли из списка Fortune 1000 обнаружила, что ежемесячно платит по 40 долл. за пятьдесят неиспользуемых устройств. После обследования оказалось, что это были расходы на телефоны, принадлежащие отделу, которому они не нужны. Но никто не снял эти телефоны с обслуживания, и компания платила за них больше года, выбросив на ветер более 26 тыс. долл.

4. Тщательно обсуждайте контракты и следите за датами истечения срока их действия. Сбор информации об имеющихся телекоммуникационных ресурсах и использование этих данных для получения скидок — это только полдела. Вторая половина заключается в выработке эффективной тактики переговоров и выборе момента для возобновления контрактов. Обратите внимание на прекрасно напечатанные предложения о таком возобновлении. Их зачастую выбрасывают, даже не просмотрев.

К примеру, один магазин из крупной розничной сети заключил контракт на услуги связи с провайдером, не уведомив ИТ-отдел, и убрал этот контракт подальше в стол. Никто не следил за сроком его действия до тех пор, пока магазин не стал переплачивать по счетам 23 тыс. долл. в месяц. Только после этого контракт был найден и возобновлен.

Существует много инструментов и услуг, помогающих в проведении переговоров с провайдерами услуг. Воспользуйтесь этими средствами, а также методом обратного аукциона, который позволяет операторам линий связи выставлять вам предложения в ходе онлайновой сессии. Тщательное обсуждение контракта обеспечит значительную экономию, которая в зависимости от ваших затрат на телекоммуникации может достигать миллионов долларов.

5. Утилизируйте старые беспроводные устройства. Это полезно не только для защиты окружающей среды, но и для защиты вашей информации. В Интернете вы найдете множество статей о проданных на онлайновых аукционах устройствах, на которых были записаны ответственные корпоративные данные.

Старые устройства появляются в компании при смене оператора связи, обновлении оборудования и увольнении сотрудников. Найдите фирму, которая, строго соблюдая требования безопасности, утилизирует оборудование, стерев с него все данные, и вы обеспечите своему предприятию значительные скидки в зависимости от типа и возраста устройства. А сэкономленные деньги пригодятся на закупку нового оборудования.

Разобраться с расходами на телекоммуникации нелегко, потому что для этого нужно собрать информацию об отделениях, сотрудниках, линиях связи, устройствах и т. д. Однако этот труд будет вознагражден. Начинайте с малого. Многие из приведенных выше идей можно быстро реализовать и получить мгновенную отдачу. В нынешней экономической ситуации, когда каждый доллар ценится дороже, чем раньше, вы можете стать героем своего ИТ-отдела, обеспечив экономию с помощью методики TEM.