Внедрение масштабной ERP-системы — явление не столь частое в нынешних сложных экономических условиях. Ведь известно, что реализация такого проекта не только требует значительных средств, но и отличается большой длительностью и непредсказуемостью. Именно поэтому интересно узнать, как компании “Валио”, импортеру продукции финского молочного концерна Valio в России, удалось решить задачу автоматизации своего бизнеса на базе Microsoft Dynamics AX.

Как выяснилось, начало работ было положено в уже далеком “спокойном” 2007-м. Важную роль сыграл и тот факт, что инициатором проекта выступило руководство “Валио” в лице генерального директора Мики Коскинена, который пришел к выводу о необходимости построения единой интегрированной системы управления. “Концерн взял курс на активное расширение бизнеса на территории России, начав строительство завода и логистического терминала. Производство подразумевает иную ответственность, иную систему отчетности, качественно новое управление запасами и другими активами. Поэтому внедрение ERP-системы в компании “Валио” не случайно: оно позволит сделать бизнес более прозрачным, управляемым и адаптировать финскую модель к российским условиям”, — заявил он.

Необходимость перемен

Рассказывая о предпосылках проекта, менеджер проекта в компании “Валио” Анна Вило в первую очередь отметила необходимость обеспечения быстрого роста бизнеса в России. Концерн Valio присутствует на российском рынке c 1908 г., а его дочерняя компания “Валио” начала свою деятельность в 1994-м с открытия офиса в Санкт-Петербурге. К 2004 г. численность персонала российского филиала составляла примерно 50 человек, в 2007-м она возросла в два раза, а сейчас там около 200 сотрудников. Аналогично росли и объемы продаж продукции “Валио” — со 120 млн. евро в 2005 г. до 204 млн. в 2008-м.

Следующей важной задачей, по словам Анны Вило, являлось улучшение качества обслуживания клиентов. В этот же период росла и дистрибьюторская сеть “Валио” в России, которая снабжала уже не только Санкт-Петербург и его окрестности, но и московский регион. Кроме того, начались поставки по всей территории страны. В связи с этим компания стремилась обеспечить прозрачность и эффективность цепочек “заказ — доставка”.

Вместе с тем у руководства концерна появились планы по строительству производственно-складского комплекса в России, что требовало наладить управление складом и собственным производством. А это в свою очередь влекло за собой внесение изменений в управленческий учет. “Компании необходимо было более глубоко анализировать свою деятельность для оптимизации как доходов, так и затрат. Поэтому нам нужно было такое ИТ-решение, которое позволило бы также усовершенствовать наши управленческие механизмы”, — пояснила Анна Вило.

И еще одной предпосылкой проекта стал тот факт, что в силу интернационального характера деятельности Valio в России продается продукция, произведенная не только на финских площадках, но и в других странах. Принимая во внимание эти факторы, руководство “Валио” хотело на будущее иметь возможность интеграции с другими системами концерна — как в материнской, так и в других дочерних компаниях.

Таким образом, как подчеркнула Анна Вило, для “Валио” было важно не только найти ИТ-решение, которое позволило бы в единой системе интегрировать всю функциональность по ключевым бизнес-процессам (в том числе финансовый учет, управление цепочками поставок, дистрибуцией, производством и складом), но и выстроить новую ИТ-инфраструктуру, способную обеспечить надежную поддержку быстрого роста компании.

Почему Microsoft Dynamics

Подготовка проекта началась с глубокого внутреннего анализа, который ИТ-специалисты “Валио” провели самостоятельно. По его итогам был сформирован список требований к системе.

В головной компании нет единого решения для управления ее деятельностью, существующая система выстраивалась, начиная с 80 годов прошлого столетия. Сегодня для этих целей используется несколько ERP-технологий: основные SAP и Oracle, а для управления производством и складом —другие решения. Анна Вило рассказывает: “В процессе выбора ИТ-решения мы сразу поняли, что изменение роста бизнеса в России нельзя сравнивать со стабильной ситуацией в Европе и Финляндии. “Валио” требовалась система, которая росла бы вместе с компанией. Поэтому основным критерием являлась гибкость системы к изменениям. В то же время мы не должны были нарушать действующие на уровне концерна определенные ИТ-стандарты. Всем этим требованиям удовлетворяла система Microsoft Dynamics AX, которая сегодня, в частности, используется в дочерней компании (два завода и главный офис) Valio в Эстонии”.

Кроме того, в отсутствие интегрированного решения затрудняется его управление и техническая поддержка. Поэтому для ИТ-специалистов “Валио” была очевидна необходимость интеграции всех бизнес-процессов в единой ERP-системе. Они понимали также, что ни центральный офис в Финляндии, ни другие дочерние компании не могли обеспечить должную техническую поддержку системы в России. Следовательно, важно было найти партнера, который обеспечил бы надежный уровень поддержки в России.

И наконец, большое внимание при выборе системы уделялось таким критериям, как глобальность, надежность и опыт использования в пищевой промышленности.

В результате в декабре 2006 г. было принято решение о выборе Microsoft Dynamics AX в качестве основы информационной системы управления. А уже в апреле 2007-го подписан договор с ИТ-консалтинговой компанией GMCS, которая после выигрыша в трехступенчатом тендере выступила партнером по внедрению.

Особенности реализации

Как отмечает Анна Вило, при разработке технического дизайна решения было важно оценить все дополнительные модификации системы. “Принимая во внимание опыт концерна, мы считали правильным максимально использовать стандартную функциональность. Поскольку автоматизации требовали все ключевые процессы компании и была поставлена задача одновременного внедрения большого количества функциональностей, к модификациям мы с самого начала относились критично. Microsoft Consulting помогла нам проанализировать все предложенные модификации в проекте”, — пояснила она.

В течение 2008 г. выполнялись настройка, тестирование и внедрение функциональности решения, после чего совместно с Microsoft Consulting был проведен его технический анализ. Это позволило что-то оптимизировать, что-то изменить в системе, и в результате в декабре 2008 г. на техническую поддержку компании GMCS были переведены такие модули Microsoft Dynamics AX, как финансы и дистрибуция.

Среди других особенностей проекта Анна Вило выделила то, что одновременно с внедрением системы с декабря 2007-го по апрель 2008-го шла масштабная работа по перестройке ИТ-инфраструктуры “Валио”: менялась сеть, всё ИТ-оборудование, осуществлялся переход на стандарты концерна. Это повлияло на сроки проекта, но не оказало негативного влияния на него, так как с самого начала были учтены сроки, необходимые на перестройку ИТ-системы. Это, по словам Анны Вило, было большой и неотъемлемой частью проекта.

По завершении основного объема работ ИТ-специалисты “Валио” хотели убедиться в правильности настройки системы. Для проведения аудита в декабре 2008 г. была приглашена компания PricewaterhouseCoopers. Полученные результаты анализа позволили определить пути дальнейшего развития системы.

На заключительном этапе проекта — с января по июль 2009-го — осуществлялись настройка, тестирование и внедрение функциональности Microsoft Dynamics AX для управления складом и производством, технической поддержкой которых сегодня занимаются специалисты GMCS. В этот же период параллельно с другим партнером был завершен проект по настройке системы расчета заработной платы и кадрового учета.

Всё под контролем

“Проект завершен. В компании “Валио” внедрена полномасштабная информационная система управления, гибкая для изменений. Основная задача — интеграция всех бизнес-процессов в рамках единой ERP-системы — достигнута. На данный момент система полностью готова отражать реальные товарно-денежные потоки компании”, — подвела итог Анна Вило.

Еще одним результатом она считает то, что проект помог оптимизировать бизнес-процессы российского филиала. В ходе работ удалось правильно разделить сферу ответственности внутри компании, тем самым улучшив внутренний контроль.

Кроме того, предыдущая система была “заточена” только на ведение бухгалтерского и налогового учета. Руководство “Валио” поставило задачу подготовить систему для целей управленческого учета и отчетности для концерна, т. е. международного учета. В рамках проекта эта задача также была решена.

Анна Вило считает, что успешная реализация во многом стала результатом сплоченности проектной команды как со стороны “Валио”, так и со стороны партнера по внедрению: “С самого начала у нас была общая цель и высокая ответственность за ее достижение. Здесь еще важно отметить грамотное управление проектом, контроль за качеством выполнения работ на каждом этапе”.

Однако при этом Анна Вило обращает внимание на то, что в России тестированию уделяется не такое большое внимание. С подачи концерна для тестирования системы был отведен большой промежуток времени, что, с ее точки зрения, сыграло положительную роль.

В дальнейших планах “Валио” — интеграция с системами логистики, используемыми в концерне Valio в Финляндии и на арендуемых складах в России. Кроме того, планируется расширение и совершенствование механизмов распределения затрат и управленческой отчетности.