Тем, кто в последние годы интересовался региональной информатизацией в России (даже на самом поверхностном уровне), Ханты-Мансийский автономный округ— Югру — представлять не нужно. По уровню вовлеченности (и увлеченности) правительства Югры в развитие государственных и общественных информационных систем Югра несомненно занимает одно из лидирующих мест в стране. При этом округ постоянно демонстрирует полную открытость, стремясь поделиться своим опытом с коллегами. О внедряемых в Югре решениях за последние годы можно было услышать на всех более-менее важных тематических мероприятиях — от локальных российских конференций, до важнейших международных форумов уровня CeBIT. Ниже речь пойдет о системе электронного документооборота и делопроизводства в исполнительных органах государственной власти и муниципальных образованиях Югры.
Как сообщили нам в комитете по информационным ресурсам администрации губернатора автономного округа, конкурс на внедрение системы был проведен в 2004 г. в целях реализации федеральной целевой программы “Электронная Россия (2002—2010 годы)”. Победителем был признан консорциум “Кодекс”, и в Югре началось внедрение его программного продукта “Кодекс: Документооборот”.
Причины выбора Югры в пользу данной СЭД были обусловлены целым рядом факторов. Система полностью соответствует стандартам и требованиям нормативных документов в сфере информации, информатизации и защиты информации, а также требованиям основных ГОСТов. В системе использованы актуальные технологии защиты информации от несанкционированного доступа, а легальный доступ заказчик может разбить на различные уровни в зависимости от компетенции сотрудников. Также среди причин были названы возможность работать с документами наиболее популярных и часто используемых форматов и, разумеется, серьезный опыт разработчика системы (первые продукты компании появились на рынке в 1991 г.).
Разъясняя функциональность системы, заместитель директора управления автоматизированных систем “Центра компьютерных разработок” Александр Карнаухов отметил, что данная СЭД имеет модульную структуру и позволяет автоматизировать множество типовых задач. Среди них подготовка и регистрация документов организации, создание электронного полнотекстового банка документов, регистрация и контроль движения служебной корреспонденции; регистрация писем и обращений граждан, контроль за их прохождением; централизованный контроль за выполнением распорядительных документов и поручений; согласование нормативных документов; создание электронного архива организации на основе технологии штрихкодирования и потокового сканирования; учет почтовых отправлений; учет и контроль выполнения договоров; доступ к информации и документам, накапливаемым в различных подсистемах документооборота, в том числе основанных на интернет/интранет-технологиях, и работа с ними; визирование документов с использованием электронной цифровой подписи.
Официально проект стартовал в июле 2004 г. Мероприятия по внедрению и модификации СЭД Югры выполнялись поэтапно. Как сообщает “Центр компьютерных разработок”, сначала проводилось обследование объектов автоматизации, затем происходила подготовка материалов для модификации и внедрения функциональных подсистем СЭД. Далее следовали пусконаладочные работы и подготовка персонала. А завершалось все проведением предварительных испытаний и сдачей подсистем СЭД в опытную эксплуатацию.
По словам специалистов комитета по информационным ресурсам администрации губернатора Югры, установленная в период с 2005 по 2007 гг. система “Кодекс: Документооборот” обеспечила автоматизацию регистрации входящих/исходящих документов, проектов нормативных документов, обращений граждан и оперативный контроль за ходом исполнения документов (поручений, постановлений, распоряжений). На этом же этапе был налажен обмен электронными регистрационными картами между подразделениями администрации и исполнительными органами государственной власти. На сегодняшний день система “Кодекс: Документооборот” установлена во всех исполнительных органах государственной власти и в 18 (из 22) муниципальных образованиях автономного округа.
На втором этапе в сентябре 2008 г. комитетом по информационным ресурсам были организованы работы по установке программного обеспечения и оборудования в исполнительных органах госвласти, расположенных в здании Дома правительства округа, для формирования электронного банка данных документов, в результате появилась возможность передачи по системе их электронных копий.
Внедрение системы позволило сократить время подготовки, согласования и исполнения документов и поручений. Помимо этого повысилась оперативность получения необходимой информации и эффективность информационного взаимодействия между органами власти, качественно улучшился контроль различных направлений деятельности госорганов и произошло повышение исполнительской дисциплины и продуктивности работы отдельных сотрудников и подразделений в целом.
Останавливаться на достигнутых результатах в округе не стали. Приобретенные ранее модули системы обеспечили автоматизацию основных участков делопроизводства, после чего стало возможным внедрение специализированного модуля “Кодекс: Управление документами”, предназначенного для реализации “персонифицированного” документооборота и вовлечения в процессы делопроизводства конечных пользователей, а также автоматизации внутреннего документооборота и работы с поручениями. При этом подсистема может объединять в одном окне работу с функциональными модулями “Кодекс: Служебная корреспонденция”, “Кодекс: Обращения граждан”, “Кодекс: Согласование документов” и “Кодекс: Контроль исполнения”. С точки зрения специалистов комитета, это должно повысить оперативность получения необходимой информации в электронном виде и сократить время исполнения документов.
Этот модуль был приобретен во II квартале 2009 г., и в настоящее время он уже установлен для работы в тестовом режиме в четырех подразделениях администрации губернатора и исполнительных органов государственной власти автономного округа. После адаптации и устранения разработчиками замечаний в работе модуль будет установлен на рабочих местах у всех служащих и сотрудников госорганов округа (более 2000 рабочих мест).
Отвечая на вопрос об эффективности проекта, председатель комитета по информационным ресурсам Наталья Маслова, отметила, что с ее точки зрения, ожидаемый эффект от внедрения электронного документооборота измеряется не только прямой экономией ресурсов, но и повышением качества работы органов власти, возможностью более эффективно решать государственные задачи, реализовать оперативное взаимодействие между органами власти и местного самоуправления. Как считает, г-жа Маслова, с полноценным запуском межведомственной системы электронного документооборота государственное управление станет более прозрачным, информативным и оперативным.
По словам Александра Карнаухова отличительными особенностями данного проекта для их компании стали большая глубина внедрения и охват весьма удаленных подразделений, серьезный объем передаваемой между ними информации различного рода и реализация “персонифицированного” документооборота.
Г-н Карнаухов также уточнил, что требования и пожелания заказчика реализовывались в процессе адаптации с использованием штатных настроек системы и доработок программ. При этом учитывалось, что автоматизация основных процессов делопроизводства системы “Кодекс: Документооборот” изначально ориентирована на органы государственной власти.
Говоря о перспективах проекта, г-н Карнаухов отметил, что в ближайшее время в Югре будет осуществляться развитие систем обмена информацией, согласования документов и переход на безбумажный документооборот.
