Интересные результаты показал опрос “Электронный обмен счетами-фактурами”, проведенный осенью этого года среди читателей PC Week/RE. Как следует из его итогов (см. диаграмму 1), почти всех наших респондентов (свыше 94%) в той или иной степени заинтересовало известие о том, что в России наконец-то разрешен электронный обмен счетами-фактурами.

В то же время переходить на такие отношения со своими партнерами в ближайшее время собираются менее 30% опрошенных (см. диаграмму 2). Чем же объясняется столь массовая нерешительность? Как выяснилось (см. диаграмму 3), свыше двух третей из тех, кто дал отрицательный ответ, считают, что соответствующие нормативно-правовые акты ещё сыроваты, а почти половина добавляет, что используемые в их компаниях информационные системы не умеют работать с электронными счетами-фактурами. Примерно каждый шестой из “нерешительных” утверждает, что затраты на организацию этого процесса не оправдают себя.

Называются и другие причины того, что многие компании не планируют в ближайшем будущем переходить на электронный обмен счетами-фактурами со своими партнерами. Вот лишь некоторые из них: “инертность сотрудников бухгалтерии”; “неготовность управленческого аппарата”; “электронный документооборот с банком уже вызывает проблемы, ввод еще одного электронного звена породит хаос”, “унифицированный клиент Сбербанка дает много пищи для нецензурной брани ИТ-персонала и бухгалтерии. Во что выльется новая инициатива правительства, предсказать сложно, но делаю ставку 10:1, что в законе присутствуют дырки, позволяющие мошенничества, и эти дыры будут долго и болезненно латать”; “в государстве, где нет грамотного управления, изменения вновь вводимого порядка могут происходить (и происходят!) постоянно. Мы не можем влиять на это”.

“Нашу компанию заинтересовало известие о том, что в России разрешен электронный обмен счетами-фактурами, — говорит финансовый директор АСБИС Ольга Воробьева. — Но мы с осторожностью относимся к этому известию и будем ждать внесения изменений в Налоговый кодекс РФ и опубликования комментирующей информации Федеральной налоговой службы и Минфина. К тому же любое начинание требует отладки, временных и человеческих затрат, а также сопровождается неточными и размытыми толкованиями в области законодательства. Будем ждать гарантированного принятия соответствующих практик налоговыми органами”.

В то же время около трети наших респондентов (назовем их “решительными”) в ближайшее время хотят перейти на электронный обмен счетами-фактурами со своими партнерами. Подавляющее большинство из них (см. диаграмму 4) основную цель данного перехода видят в ускорении бизнес-процессов и повышении их эффективности. Немаловажна здесь и экономия затрат на хранение счетов-фактур. Размеры этих затрат в денежном выражении оценить трудно, но можно смело предположить, что они весьма велики. “Ежегодно наша компания принимает и отправляет около 100 тыс. счетов-фактур”, — сообщила нам Ольга Воробьева. Представление о том, сколько счетов-фактур ежегодно принимают и отправляют участники нашего опроса, дает диаграмма 5.

“Переход на электронные счета-фактуры на порядок облегчает процесс обмена документами, упрощает процедуры сверки, снижает нагрузку на бухгалтерские службы компаний, — отмечает вице-президент OCS по финансам и экономике Андрей Голышкин. — Остается только понять, насколько четко это будет работать. Например, до сих пор идут споры о том, какие неточности и ошибки в счете-фактуре делают ее недействительной, а какие не делают”.

“Уже сегодня наша ERP-система позволяет предоставлять партнерам электронные копии первичных документов на заказы лицензий автоматически, как только поступает заказ, что значительно ускоряет соответствующие бизнес-процессы, — сказала Ольга Воробьева. — Несомненно, возможность использования электронных счетов-фактур в документообороте сократит время и затраты на отправку документов, а также на их хранение. Но численные оценки можно будет дать только после того, как электронный обмен получит широкое распространение среди российских компаний”.

ЭЦП уже не экзотика

Согласно действующему в нашей стране законодательству, для того чтобы документы, переданные в электронном виде, приобрели юридическую значимость, они должны быть заверены электронной цифровой подписью (ЭЦП) руководителя организации или другого уполномоченного лица.

Главный специалист по стратегическому развитию компании “СКБ Контур” Петр Диденко поясняет: “Порядок выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением ЭЦП будет устанавливаться Минфином. А формат электронного счета-фактуры и порядок его заполнения, формы и порядок ведения журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур — Правительством РФ. Пока не утвержден формат электронного счета-фактуры, эти документы оформляются с учетом требований, установленных до вступления в силу Федерального закона № 229-ФЗ. Но в любом случае подписание данного закона означает, что вопрос о постепенном переводе в “цифру” десятков миллиардов ежегодно создаваемых бумажных счетов-фактур наконец-то сдвинулся с мертвой точки. Теперь всю “первичку”, которую компании шлют друг другу в конвертах по почте, можно отправлять по телекоммуникационным каналам связи. И такие документы будут юридически значимы, то есть “довысылать” их на бумаге не потребуется. Такая коммуникация между компаниями намного быстрее, дешевле и удобнее”.

Готовы ли руководители организаций и другие уполномоченные лица к использованию ЭЦП при составлении и пересылке юридически значимых документов? Итоги нашего опроса показывают (см. диаграмму 6), что свыше половины наших респондентов пользуются ЭЦП уже сейчас. Иными словами, для большинства руководителей электронная подпись является уже не экзотикой, а рабочим инструментом. К примеру, ответственные сотрудники АСБИС регулярно используют ЭЦП при взаимодействии с банком в системе “клиент — банк”, а также при отправке отчетов и деклараций в инспекции Федеральной налоговой службы и различные фонды.

Главное “бревно” на пути к электронному обмену — “дыры” в законодательстве

ERP-системы, предлагаемые серьезными игроками соответствующего рынка, практически уже сейчас готовы к работе с электронными цифровыми подписями, удовлетворяющими требования российских компетентных органов. “Наша компания, используя новейшие технологии и механизмы электронного обмена данными, обращает пристальное внимание на локализацию своих продуктов под региональные требования, — говорит архитектор бизнес-решений центра отраслевой экспертизы “SAP СНГ” Владимир Побегайло. — Так, например, технологическая платформа SAP NetWeaver позволяет интегрировать решения, предоставляющие механизмы для выработки и проверки ЭЦП. Решение SAP ERP использует механизмы платформы SAP NetWeaver для реализации электронного обмена документами, в том числе они будут использоваться и для счетов-фактур, заверенных ЭЦП в соответствии с нормами российского законодательства. В этом году в рамках очередного пакета расширения была реализована возможность электронного обмена данными с Автоматизированной системой централизованной подготовки и оформления перевозочных документов (ЭТРАН), а также оформление таможенных документов, специфичных для российской действительности. Однако в соответствии с законом до утверждения Правительством РФ и профильными ведомствами ряда документов (формат электронного счета-фактуры, порядок заполнения и т. д.), составление и выставление счетов-фактур осуществляются пока по старым правилам”.

Очень близко подобрался к электронному обмену счетами-фактурами по нормам российского законодательства и другой известный поставщик ERP-решений. “Наши приложения поддерживают формы и форматы сообщений, передаваемых в электронном виде, — сообщили нам в московском представительстве “Oracle СНГ”. — В частности, в Казахстане, где соответствующий закон вступил в силу, пользователи приложений Oracle уже сейчас имеют возможность работать с электронными счетами-фактурами. Соответствие конкретным локальным формам выполняется в рамках локализационного пакета”.

Опыт работы с электронными счетами-фактурами есть и в России. Например, ещё в 2009 г. компания “Такском” в качестве оператора электронного документооборота совместно с ФНС по поручению Минфина реализовала пилотный проект по обмену счетами-фактурами в электронном виде при взаимодействии поставщиков и покупателей между собой и с налоговыми органами. Сообщалось, что в ходе пилотного проекта принципиальных недостатков предложенной технологии, по которой электронные документы передаются через оператора электронного документооборота и подписываются электронной цифровой подписью, выявлено не было.

При реализации транснационального обмена счетами-фактурами в электронном виде обычно пользуются услугами посредников, которые оперативно отслеживают законодательство различных государств и находятся в курсе используемых там форматов данных. В частности, услуги транснационального обмена счетами-фактурами в электронном виде оказывает компания Tieto, имеющая договора на обслуживание с различными предприятиями и учреждениями из сорока стран. При этом, как отмечает директор по развитию бизнеса Tieto в России Инга Майор, количество электронных B2B-транзакций, ежегодно обрабатываемых Tieto, исчисляется миллиардами.

Итак, мы видим, что практическая реализация бизнес-процессов, использующих электронные счета-фактуры, упирается не в технологические проблемы (хотя они порой тоже встречаются), а в своего рода “дыры” российской нормативно-правовой базы. И чем быстрее эти “дыры” будут залатаны, тем лучше для корпоративных заказчиков. Главное, чтобы потом не пришлось ставить заплатки на заплатки.

Напомним, что долгое время Россия оставалась единственным европейским государством, законы которого не позволяли компаниям, работающим в нашей стране, создавать юридически значимые оригиналы счетов-фактур в электронном виде. Особенно страдали от этого пробела в законодательстве крупные международные торговые предприятия.