"Для успешной реализации ECM-проектов нужен консалтинг"

Внедрение систем класса ECM (Enterprise Content Management) — это, как правило, проекты более сложные по сравнению с автоматизацией организационно-распорядительного документооборота, представляющей собой традиционную сферу применения систем электронного документооборота (СЭД). По мнению экспертов, здесь заказчикам, даже крупным и опытным в области использования ИТ, трудно обойтись без участия профессиональных консультантов, которые помогут избежать ошибок при принятии проектного решения и в ходе самого внедрения. О том, зачем нужен консалтинг в сфере ECM и какую пользу из этого могут извлечь клиенты, обозреватель PC Week/RE Андрей Колесов беседовал со специалистами компании “АйТи” — директором департамента общесистемных решений Сергеем Гришиным и начальником отдела внедрения, технической поддержки и сопровождения департамента технологий информационного менеджмента Кириллом Соколовым.

PC Week: Давайте для начала уясним, чем ECM-проекты отличаются от всем знакомых внедрений СЭД.

Сергей Гришин: Термин СЭД существует в России уже много лет и в целом соответствует очень конкретному классу задач, преимущественно связанных с автоматизацией организационно-распорядительного документооборота: входящие-исходящие, движение внутренней документации, контроль исполнения и пр. Достаточно сказать “СЭД”, и все уже понимают, какого рода проблемы имеются в виду. Точно так же и у заказчиков уже выработалось представление о спектре предложений на этом рынке, о возможностях и специфике того или иного продукта. Поэтому у клиентов нет особых проблем с выбором ПО и исполнителя. Еще один важный момент заключается в том, что для многих заказчиков речь идет в первую очередь о коммерческом секторе, где СЭД является автономным компонентом корпоративной ИТ-системы. Вопросы интеграции тут или вовсе не стоят, или присутствуют в минимальной степени.

ECM — это намного более широкий спектр задач и проектов, это зонтичный термин. Если я просто скажу: “Мы реализуем ECM-проект”, — никто не поймёт, что же мы делаем у данного заказчика. Но при этом можно почти однозначно говорить о том, что это связано с использованием некоторого ПО платформенного уровня и что там решаются вопросы автоматизации каких-то сквозных бизнес-процессов и интеграции с существующими компонентами корпоративной системы заказчика.

Кирилл Соколов: Вообще термин ECM в основном используют системные интеграторы и маркетологи. Сами участники проектов оперируют конкретными понятиями: управление договорами, обработка финансовой документации, движение страховых дел и т. д. Правда, термин этот часто “всплывает”, когда идет обоснование проекта на уровне руководства компании, которому нужно объяснить, например, почему нужно применять более серьезное и дорогое ПО.

PC Week: Как меняется круг решаемых задач и спектр ваших заказчиков?

С. Г.: Заметные изменения стали происходить примерно пять лет назад, когда наша компания вышла на рынок с новыми темами из области внедрения электронных архивов. Для нас всё началось с проекта в “Лукойле”, где потребовалось сделать архив первичной бухгалтерской документации. На первом этапе это были задачи “захвата” [capture — сканирование, распознавание, загрузка] бумажных документов и управления их хранением. Потому появились задачи документооборота, но не классического ОРД, скажем так, делового назначения, связанного с управлением организацией, а касающегося ее функционирования, выполнения деловых функций.

Например, в проекте в РОСНО, стартовавшем около двух лет назад, нужно было автоматизировать работу с разнообразными страховыми документами внутри компании, включая не только их хранение и движение, но, например, и поиск нужной информации. Надо сказать, что задачи “захвата” документов весьма типичны для наших проектов, для их решения мы используем весь спектр продуктов и технологии ABBYY.

Далее нужно обеспечить управление этим документами, и вот тут уже нужны ECM-решения. Пять лет назад это была связка систем IBM Content Manager и IBM Document Manager. Сейчас мы стали осваивать и применять в проектах платформы крупных разработчиков, таких как IBM и Microsoft

К. С.: Я попробовал бы обобщить изменения на рынке так: раньше, в основном, решались задачи наполнения электронных архивов (ввод информации и её хранение), а сейчас на передний план выходят вопросы их эффективного использования в каждодневной работе организации. Поэтому в настоящее время имеется спрос на применение технологий развитого поиска в этих огромных массивах неструктурированной информации.

PC Week: У нас получается довольно симпатичная картина процесса продвижения ИТ в корпоративные системы заказчиков. И все же — есть ли какие-то трудности на этом пути?

С. Г.: Трудностей тоже хватает, хотя говорить о каких-то непреодолимых препятствиях не приходится. Прежде всего, как уже было сказано, все ECM-проекты являются в той или иной степени интеграционными. Отсюда естественным образом вытекают два следствия. Во-первых, исполнитель должен иметь опыт реализации крупных проектов и иметь в своем арсенале большой спектр технологий. То есть это должен быть настоящий системный интегратор, а не просто внедренец с моновендорной практикой. Во-вторых, проекты требуют более детальной и глубокой проработки и управления в ходе их реализации. Это означает, что нужно привлекать серьезных консультантов, у которых помимо опыта есть еще и инструменты управления проектами.

К. С.: Отличительной чертой ECM-проектов является то, что они почти всегда связаны с изменением существовавших в организации бизнес-процессов, а иногда даже с серьезной коррекцией структуры компании. Следовательно, здесь резко повышается значимость “человеческого фактора”, а именно — восприятия нововведений сотрудниками. Сопротивление относительно прикладных ИТ-проектов со стороны трудового коллектива — давно известная и общая тема, но в случае ECM ее актуальность особенно возрастает, поскольку изменения в работе конкретного человека могут быть очень серьезными, а еще и потому, что такие проекты затрагивают деятельность большой группы персонала. Для нас как консультантов проблемой часто является то, что руководство заказчика не осознает значимость этого “человеческого фактора”, в то время, как это ключевой фактор успешного ECM-проекта, И консультанты обладают большим опытом и отработанными методиками учета этого фактора в проектах.

Есть и другая проблема: в ходе предпроектного анализа бизнес-процессов руководство неожиданно для себя узнает, что организация работает не совсем так, как представляло себе начальство. Тут бывают заминки в работе, поскольку топ-менеджеры берут тайм-аут, чтобы осознать реальное положение дел.

Еще нужно сказать о повышении риска в связи с недостижением целей или даже их нереализацией. Резко возрастает цена вопроса. Поэтому если в случае неудачи с внедрением СЭД компания может просто списать проект в убытки и с не очень большими потерями для себя поменять выбранную технологию или исполнителя, то в случае ECM всё обстоит гораздо серьезнее. Опыт консультантов помогает заказчику “снять” неоправданные ожидания и сформулировать реалистичные и достижимые цели проекта.

С. Г.: Вообще нынешние проекты характеризуются тем, что заказчики очень сильно изменяют свои требования по ходу выполнения работ. Вариант, когда написано техническое задание и дальше идёт четкая работа над его выполнением, почти никогда не проходит. Требования корректируются практически постоянно. Поэтому нужны опытные консультанты, которые еще на начальном этапе могут минимизировать объемы изменений (а это обычно связано и с коррекцией стоимости работ, причем, естественно, в сторону её повышения) и грамотно управлять изменениями.

PC Week: Применяете ли вы при этом какие-то специальные инструменты управления проектами, в том числе требованиями?

К. С.: Да, конечно. Мы используем средства пакета IBM Rational — RequisitePro для управления требованиями и Rational ClearCase для управления изменениями. Разумеется, это необходимо при выполнении сложных проектов. Но еще несколько лет назад особой нужды в подобных инструментах у нас не было.

PC Week: Понимают ли заказчики, что для ECM-проектов нужно использовать более мощные и более дорогие платформы?

С. Г.: Такое понимание в целом есть. Все, в том числе и топ-менеджеры, сейчас в курсе проблем масштабирования, интеграции. Клиенты сейчас исходят не из необходимости решать краткосрочные задачи сегодняшнего дня, но мыслят категориями весьма дальних перспектив развития.

Но более мощные не всегда означает очень дорогие. Например, год назад мы заключили соглашение с IBM о предоставлении серьезных скидок на программные продукты корпорации и можем поставлять заказчикам решения Lotus и FileNet на очень выгодных условиях.

PC Week: Вы все время упоминаете технологии IBM. Разве компания “АйТи” придерживается моновендорного подхода к реализации проектов?

К. С.: Ни в коем случае! Мы стараемся поддерживать широкий спектр предложений от разных производителей. В проектах мы предлагаем заказчикам различные ЕСМ-системы в зависимости от их потребностей и возможностей. Это системы DocsVision , Directum и программные продукты “БОСС-Референт” на различных платформах, включая СПО

PC Week: Насколько часто в ходе проектов возникают задачи не только интеграции используемых решений, но и их замены, например, на более мощные.

С. Г.: С СЭД-компонентами такое случается не часто, вопросы масштабирования и расширения функционала не столь актуальны. Хотя в последнее время у ряда заказчиков появилась необходимость в миграции со старой платформы и у нас разработаны соответствующие методики.

А вот с архивами делать замены приходится чаще. Например, в той же РОСНО сначала использовался архив на базе Hummingbird, потом они перешли на открытую систему Alfresco и проработали с ней около полутора лет. Но объем архива увеличивался, число пользователей росло, компания все чаще сталкивалась с техническими проблемами ее эксплуатации. Тогда РОСНО объявила конкурс на модернизацию архива, который выиграла “АйТи”. Поначалу задание заключалось в доводке проекта на той же Alfresco, но по ходу дела мы убедили клиента, что, учитывая его растущие потребности, нужно перейти на более серьезную платформу. Выбор был сделан в пользу IBM Content Manager + Document Manager. При этом мы выполнили и работы по переводу в новую систему всех архивов из Hummingbird и Alfresco.

PC Week: Как меняется структура ваших заказчиков? И как формируется ECM-рынок?

С. Г.: Мы начинали работу в этой сфере с проектов в нефтегазовом секторе экономики — “Лукойл”, “Роснефть”, “Газпромнефть”. Дальше стали проявлять активность страховые компании, банки и телеком (МТС). Госсектор пока отстает от этого процесса, но во многом это происходит потому, что задачи автоматизации здесь покрывались СЭД-решениями. Хотя как раз сейчас ситуация быстро меняется, поскольку проблематика смещается в сторону предоставления электронных услуг населению, а тут нужны серьезные ECM-платформы. Понимание этого у госзаказчиков имеется, причем в какой-то степени федеральные структуры отстают от регионов, однако в целом проекты находятся еще на уровне проработки концептуальных вопросов построения систем.

PC Week: Спасибо за беседу.