Терминология является проблемой для любой развивающейся отрасли, и для ИТ она особенно актуальна, поскольку тут новые понятия (а значит и термины) появляются пугающими порой темпами. Но все же, надо сказать, что особых трудностей с ИТ-терминологией не возникает: рынок довольно быстро приходит к негласным соглашениями, формирующимся обычно методом естественного отбора.

Сфера систем электронного документооборота (СЭД) и управления корпоративным контентом (ECM) в этом плане является заметным исключением: терминологические споры тут носят перманентный характер, и, что самое главное, — без особых результатов. Порой создается впечатление, что участников рынка вполне устраивает ситуация понятийной неопределенности, которая позволяет трактовать те или иные понятия в самом широком диапазоне, каждый раз подразумевая под ними нужное в данный момент содержание.

Самый простой пример — это само понятие СЭД. Двусмысленность термина заключается в том, что из него (и более развернутого определения) не очень понятно, о чем идет речь: об управлении электронными документами или об электронном управлении документами. Практическая суть вопроса заключается в том, что за словами о “внедрении СЭД” очень часто скрывается создание ИТ-системы учета все тех же бумажных документов (в электронном виде реализованы лишь учетные карточки документов).

Почему же российская терминология СЭД/ECM так сложно формируется по сравнению с остальными предметными ИТ-направлениями? У меня есть несколько записей в блоге по этому поводу (например, вот эта ). Кратко говоря, проблема видится в том, что до недавнего времени сфера применения СЭД была фактически ограничена вопросами автоматизации организационно-распорядительного документооборота (канцелярия, делопроизводство, архивное дело) и оперировала сформировавшейся тут традиционной терминологией.

Сейчас же эти границы применения резко расширяются, и данная терминология входит в противоречие с понятийной базой как ИТ, так и ECM в “западном” понимании. Проблема усугубляется еще и тем, что российская терминология делопроизводства была изначально ориентирована на бумажные носители и для новых электронных реалий порой просто не подходит. Все это имеет чисто практический аспект, поскольку выясняется, что такой терминологический консерватизм становится вполне конкретным препятствием на пути внедрения реального электронного документооборота.

В качестве отправной точки дальнейших рассуждения приведу выдержку из недавней дискуссии на одном из форумов по теме электронных государственных услуг:

“Вы совершенно не разобрались с базовыми правовыми понятиями, не поняли, что такое документ. Рекомендую взять в руки ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 п. 3.15 и узнать, как понимает документы современный мир: документ — зафиксированная на материальном носителе идентифицируемая информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или физическим лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или деловой деятельности”.

Здесь приведен тезис, регулярно повторяемый в дискуссиях по СЭД, и с ним все же нужно разобраться. Тем более, что есть основания полагать, что автор записи несколько заблуждается в своем понимании, что такое “современный мир”. Для этого возьмем в руки этот документ и попробуем разобраться с ним.

Для начала заметим, что ГОСТы не являются законодательным требованием, их положения являются лишь рекомендациями, о чем прямо говорится и в начальной главе данного ГОСТа, который имеет такое название: “Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами”. Выясняем, что он был подготовлен Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) и был введен в действие с 2007 г.

Сразу узнаем, что ГОСТ является переводом международного стандарта ISO 15489-1—2001 и сразу обращаем внимание на то, что эта работа была выполнена с задержкой в шесть лет. 2001 г. — это уже довольно давнее время для такой динамично меняющейся категории, как ИТ. В п. 3.15 действительно имеется приведенное выше определение документа, но нужно сразу сказать, что оно не соответствует действующему федеральному закону № 77-ФЗ “Об обязательном экземпляре документов” (закон принят в 1994 г., последние изменения — в 2008-м), в котором зафиксировано следующее:

“Документ — материальный носитель с зафиксированной на нем в любой форме информацией в виде текста, звукозаписи, изображения и (или) их сочетания, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и предназначен для передачи во времени и в пространстве в целях общественного использования и хранения”.

Из этого получается, что документ — это не информация, а носитель, и что еще важнее — ничего не говорится про доказательства и правовые обязательства.

Чтобы понять причину таких расхождений, обратимся к международному первоисточнику, который имеет название: “Information and documentation. Records management”. Попробуйте теперь перевести его на русский язык, и вы сразу поймете суть проблемы.

Авторы ГОСТа перевели records (обратите внимание на тонкий момент — термин обычно используется во множественном числе) как “документ”. При этом в специальном пояснении это мотивируется тем, что в русском делопроизводстве термин “запись” не применяется и в таком смысле используется именно слово “документ” (при этом ошибочно утверждается, что в английском языке “records” и “document” являются синонимами). Что ж, с этим, в какой-то мере, можно согласиться, но возникает ряд вопросов:

Как быть, если вы выходим за рамки нашего традиционного делопроизводства?

  • В чем же разница между двумя ключевыми понятиями ECM — document и records?
  • Если разница есть, то, как тогда переводить слово document?

Терминологическая проблема заключается в том, что в русском языке слово документ имеет два основных, при этом различных, значения, в узком и широком смысле:

  • почти дословный перевод с латинского — “свидетельство”, “способ доказательства” (records);
  • материальный объект с закрепленной в нем информацией для передачи ее во времени и пространстве (document).

В быту мы часто используем слово именно в первом значении (“предъявите документы!”), в то время, как в информационных технологиях (не только собственно, компьютерных) применяется второй вариант, в том числе часто в качестве синонима термина “файл”.

Итак: в сфере официального документоведения “документ” действительно является синонимом records по той простой причине, что там других типов документов просто нет. Если же мы переходим в круг более широких информационных задач, то документ — это фактически просто именованный набор данных (традиционное определение файла), а для обозначения records появляется “юридически значимый документ”. При этом обратим внимание, что в сферу СЭД/ECM попадают не все документы, а только их часть (хотя и очень значительная). А именно — документы, которые содержат сведения в человеко-понимаемом представлении (офисные документы, архивы образов, электронная почта, мультимедийные файлы и т. д.). Более того, тут можно еще добавить, что речь идет о “человеко-создаваемых” ресурсах, которые часто формируются в режиме коллективной работы (в отличие, скажем, от ERP-документов, ориентированных на машинную обработку численной информации, зачастую чисто арифметическими методами).

Вроде бы разобрались. Но на самом деле — это только ведение в тему.

Проблема заключается в том, что действующая сейчас терминология делопроизводства ориентирована на традиционные, в первую очередь, бумажные документы, и электронные документы (а во многом и ИТ, как таковые) в нее просто не вписываются. При этом ряд положений того же ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 как раз не соответствуют современному пониманию records (это ж перевод стандарта почти десятилетней давности!).

Обратите внимание: и в ГОСТе, и в 77-ФЗ, документ — это в первую очередь материальный носитель, а информация — это как бы приложение к нему. Это же представление зафиксировано фактически и в законе “Об информации, информационных технологиях и о защите информации” (149-ФЗ): “Документированная информация — зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в установленных законодательством Российской Федерации случаях ее материальный носитель”.

А вот что говорить в проекте закона “Об электронном документе”, уже давно рассматриваемом в Госдуме: “Электронный документ — форма подготовки, отправления, получения или хранения информации с помощью электронных технических средств, зафиксированная на магнитном диске, магнитной ленте, лазерном диске и ином электронном материальном носителе”. Обратите внимание — не информация, а форма!

Теперь посмотрим, как трактуется английское понятие records (из английской Википедии): “Запись может быть материальным (tangible) объектом или (!) цифровой информацией, например, свидетельство о рождении, рентгеновские снимки, офисные документы, базы данных, данные приложений и сообщения электронной почты. Управление записями в первую очередь связано с подтверждением (evidence) деятельности организации и обычно связывается с содержанием записей, а не их физического формата”. Там подчеркивается: кратко можно сказать, что запись — это подтверждение события.

Тут хорошо видно: материальные документы и электронные — две разные вещи. Электронный документ имеет принципиально иную природу, которая заключается, в частности, в том, что в значительной степени исчезает фундаментальное понятие традиционного документоведения — подлинник документа. Электронный документ никак не связан с конкретным материальным носителем и может существовать в бесконечном множестве подлинников.

Вообще-то, все это мы, кажется, уже проходили еще в первой половине 1990-х, когда ПО у нас в стране стало объектом авторского права и рыночным товаром. Тогда тоже многим было непонятно, как могут невидимые простым глазом “биты-байты” чего-то стоить. И довольно долго даже на таможне и в бухгалтериях организаций цена (а значит и налоги) определялась по стоимости диска и печатной документации. Но со временем все же разобрались и поняли.

Поэтому возникает вопрос: соответствует ли действующее (да и проектируемое) российское законодательство, упорно делающее акцент на форму, а не содержание документа, современным информационно-технологическим реалиям? И главное — помогает ли оно прогрессу в направлении построения информационного общества, о чем, как об одной из главных государственных задач, говорится в последние году говорится довольно часто? Пока, скорее, напрашивается отрицательный ответ.

Как видится, одна из ключевых проблем, требующая принципиального решения, — это определиться с пониманием сути records как “юридически значимого документа” (ЮЗД). К сожалению, в последнее время наиболее часто встречается формулировка для электронного ЮЗД — это документ, снабженный электронной подписью (ЭЦ).

Представляется, что такое определение методически принципиально неверное, так как тут перепутаны цель и средство ее достижения. ЭЦ — это лишь одно из средств придания документу свойства юридической значимости (признания судом в качестве доказательства в случае юридического разбирательства), причем далеко не 100-процентное. Тут как раз уместно использовать аналогии с материальными документами: доказательствами являются совсем не только бумаги, скрепленные печатями и подписями, и при этом даже документ с печатью требует, часто дополнительного изучения на предмет его подлинности.

Мы сейчас не будет углубляться в вопросы, каким образом проверяется подлинность электронных документов и что может быть основанием для принятия их к качестве доказательств. Можно только сказать, что как это ни странно, но именно “нематериальность” электронных документов позволяет намного повысить возможности для установления их подлинности по сравнению с бумажными. Упрощенно говоря, электронные документы оставляют за собой слишком много следов, и следы эти (да и сами документы) очень сложно полностью уничтожить.

Кратко резюмируя сказанное, нужно подчеркнуть, что вся проблематика мирового и отечественного документоведения (и управления документами в самом широком понимании это сферы) переживает качественный, поистине революционный перелом в своей многовековой истории, который можно охарактеризовать, как переход от традиционных материальных документов (причем “бумажный” период — это тоже только один из исторических этапов) к электронным методам работы с информацией. Разумеется, говоря языком ИТ, нужно обеспечить “непрерывность бизнеса”, что в частности подразумевает и обеспечение поддержки (и развития) унаследованных технологий и методов работы с информацией. И никто не говорит о том, что новые средства полностью вытеснят давно существующие (и даже в какой-то конкретной мере их смогут заменить).

Проблема в другом: практическое применение новых технологий чаще всего требует качественно иного осмысления, возможно даже на философском уровне, решаемых задач.

А как все же по-русски называть records, чтобы мы лучше понимали “их”, “они” нас, и “мы” — друг друга? Трудно сказать, это, скорее всего, определится со временем все тем же методом естественного отбора. В сфере делопроизводства, наверное, сохранится “документ”, а вот в более широкой области ECM-задач, скорее все появятся “запись” или даже “рекодз”. Не нравится второй вариант? А ведь есть хороший прецедент — вспомним о давнем русском слове “рельс”.