Ранее в Рязанской городской Думе использовалась система регистрации документов, разработанная ее техническими специалистами и постоянно дорабатываемая и обновляемая в соответствии с потребностями пользователей. Но в определенный момент стало понятно, что дальнейшее развитие и поддержка собственной системы неэффективна и нецелесообразна, так как на современном ИТ-рынке представлены готовые решения, полностью обеспечивающие весь необходимый функционал для автоматизации документооборота. После детального анализа предложений, выбор был остановлен на СЭД “ДЕЛО” компании “Электронные Офисные Системы” (ЭОС).

Сообщается, что на начальном этапе было установлено 20 рабочих мест системы “ДЕЛО”, включая подсистему “Дело-WEB”, позволяющую получать полноценный доступ к рабочему месту через веб-интерфейс с любого компьютера, подключенного к Интернету. Также была внедрена опции “Поточное сканирование” для быстрого перевода существующих бумажных архивов в электронный вид.

При внедрении был проведен анализ сложившихся документационных потоков для всех видов документов и произведена соответствующая настройка системы “ДЕЛО”. Особое внимание уделено обработке запросов граждан и подготовке и согласованию проектов распорядительных документов. В ходе реализации проекта полностью автоматизированы структурные подразделения занимающиеся регистрацией и обработкой документов и обеспечивающие работу комитетов и комиссий в части подготовки проектов распорядительных документов и их согласования. Для сотрудников этих подразделений проведен курс обучения, предоставляющий всю необходимую информацию по работе с системой.

В настоящее время в рамках дальнейшего развития системы автоматизации документооборота планируется разработка аналитических отчетных форм по исполнению документов, резолюций и поручений. В дальнейшем предполагается поэтапно увеличивать число рабочих мест системы и расширять участки автоматизации, а в перспективе — организовать электронное взаимодействие с правительством Рязанской области. Все работы по внедрению, обучению пользователей и дальнейшему сопровождению осуществляются специалистами компании "СофтЭксперт”, золотого партнера ЭОС.