Основная деятельность Думы — законотворчество, что требует огромного количества согласований задокументированных решений. Автоматизация документационного обеспечения работы органов власти ускоряет движение документов, многие из которых имеют жесткие сроки исполнения. При этом документооборот в Думе не является замкнутым, законотворческие органы работают в тесном контакте с правительством округа. Необходима также организация связи с избирателями. Все эти факторы стали доводами в пользу перехода Думы ХМАО — Югры на электронный документооборот.

Требования к системе

Одним из основных требований к системе была возможность реализации полного цикла работы с электронными документами, начиная с их создания и заканчивая подписанием окончательных версий, как электронных (с применением электронной цифровой подписи), так и бумажных. При этом важно было интегрировать традиционное “бумажное” делопроизводство с электронным документооборотом. Требовалось также обеспечить эффективную организацию и контроль хода законодательных процессов.

При выборе системы как дополнительный плюс рассматривались открытость и возможность доработки функционала в соответствии со специфическими требованиями органов власти. Кроме того, в системе документооборота нужно было предусмотреть дополнительную систему комплексной безопасности для законотворческой деятельности.

В качестве системы, максимально соответствующей всем указанным условиям, для внедрения в Думе ХМАО — Югры была выбрана система электронного документооборота DIRECTUM.

Этапы проекта

Внедрение СЭД началось в январе 2006 г. Эта задача была поручена отделу системной интеграции и программного обеспечения Управления компьютерных информационных технологий и коммуникаций Думы.

На электронный документооборот были переведены все основные подразделения Думы — помощники депутатов, управление по бюджету, экономике и финансам, правовое управление, информационно-аналитическое управление, а также подготовка документов к заседаниям Думы. Регистрация всей входящей и исходящей корреспонденции также переведена в электронный вид. Первый этап внедрения системы завершился к концу 2006 г.

В 2007 г. внедрение СЭД продолжалось в остальных подразделениях Думы. Были внедрены дополнительные модули “Управление договорами” и “Управление заседаниями”. Тогда же отдел системной интеграции Думы совместно с разработчиками компании DIRECTUM создали новый модуль “Мониторинг СМИ”. Его основная задача — быстро и в удобной форме предоставлять доступ к информации о публикациях в СМИ, посвященных работе Думы и отдельных политических деятелей.

В 2008 г. внедряется модуль “Учет обращений граждан”, также созданный специалистами компании-разработчика в рамках проекта. Модуль позволяет регистрировать обращения граждан и организаций на основании способа обращения, темы, принятого решения. К концу года все 28 общественных приемных депутатов уже работали с новым модулем, что позволило контролировать своевременность обработки обращений, обеспечивать необходимую степень защиты данных, грамотно анализировать и планировать работу по обращениям.

В 2009 г. был внедрен еще один специально разработанный модуль — “Учет награждений”. В том же году в Думе ХМАО — Югры началось полноценное использование ЭЦП — она применяется при работе с документами банков, казначейства, поставщиков товаров и услуг, в том числе при проведении конкурсов и котировок. При этом с учетом требований законодательства сохранена обязательная работа с бумажными экземплярами документов.

В 2010 г. специалистами рабочей группы проекта был осуществлен переход на новую версию DIRECTUM 4.7. В результате функционал используемой в Думе системы электронного документооборота дополнился новыми возможностями версии: более удобным интерфейсом, новыми возможностями взаимодействия, конструктором документов и мастерами действий, упрощающими выполнение рутинных операций с документами. Также в мае 2010 г. было завершено полноценное внедрение ЭЦП.

В конце 2010 г. сотрудники аппарата Думы Югры вошли в число победителей конкурса DIRECTUM Awards 2010 с проектом “Развитие системы электронного документооборота Думы Ханты-Мансийского автономного округа — Югры”, еще раз продемонстрировав прогрессивное развитие информационно-коммуникационных технологий в своей законодательной деятельности.

Результаты внедрения

“Система электронного документооборота DIRECTUM, поддерживающая полный цикл работы с документами, деловыми процессами и обеспечению взаимодействия, стала важной и неотъемлемой частью автоматизированной системы поддержки деятельности Думы”, — отметил руководитель аппарата Думы ХМАО — Югры В. В. Бахирев.

Благодаря внедрению СЭД Думе ХМАО — Югры удалось решить следующие задачи:

  • организация полного цикла работы с электронными документами с возможностями разграничения прав доступа, поиска документов по реквизитам и тексту документа, фиксирования в электронном виде всей истории работы;
  • контроль исполнения заданий и поручений, формирование статистики по текущим и просроченным задачам, а также отслеживание эффективности работы каждого конкретного подразделения Думы и его сотрудников;
  • обеспечение возможности работы с обязательными бумажными экземплярами документа, включая ведение номенклатуры дел, регистрацию и контроль местонахождения документа, идентификацию электронного документа с его бумажной копией по штрихкоду;
  • организация эффективного взаимодействия с вышестоящими органами власти — создание общей базы контактных лиц, объединение всей истории телефонных переговоров, переписки и личных встреч, планирование совместных мероприятий;
  • перевод в электронный вид процесса подготовки и проведения заседаний — от согласования места, времени и повестки заседания до рассылки протокола и контроля исполнения решений. Механизм формирования стенограмм заседаний позволяет также публиковать решения Думы на сайтах и организовывать рассылку пресс-релизов в СМИ;
  • регулярное отслеживание активности СМИ. Подробная статистика публикаций дает возможность фиксировать наиболее интересные для прессы темы, определять наиболее активные СМИ, отслеживать направленность журналистских материалов;
  • налаживание процесса работы с обращениями граждан и организаций, устранение возможных потерь информации, ускорение и прозрачность процесса рассмотрения обращений;
  • объединение и структурирование информации о гражданах, награжденных Думой, — база данных о более чем 5 тыс. награжденных включает информацию о каждом награжденном, количестве наград, номере и названии постановления о награждении.

На сегодняшний день в СЭД Думы зарегистрировано более 140 пользователей. Важно отметить, что наряду с планируемыми результатами переход на электронный документооборот и внедрение системы DIRECTUM позволили выявить и устранить “узкие места” в работе с документами: неэффективные маршруты согласования, задублированные операции, двойную и даже тройную регистрацию документов. Кроме того, была решена проблема копирования документов. К заседаниям Думы готовится до 500 многостраничных документов, и до внедрения системы DIRECTUM сотрудникам приходилось делать примерно 50 бумажных копий комплектов этих документов, что составляло около полутора миллионов страниц на каждое заседание. Тиражирование документов требовало и специального оборудования, занимающего большие площади. По новому регламенту депутатам, помощникам, представителям и другим заинтересованным лицам предоставляется электронная повестка заседания со всеми электронными документами в простом и удобном интерфейсе системы.

Развитие проекта

В 2011 г. Думой ХМАО — Югры планируется приобретение дополнительного пакета лицензий и подключение удаленных пользователей посредством организации веб-доступа к DIRECTUM. Также в планах этого года развитие долговременного архива — приобретение функционала электронных хранилищ информации (DIRECTUM Storage Services) с подключением к уже используемому корпоративному хранилищу данных (HP StorageWorks MSA). Будет увеличено количество сотрудников, использующих ЭЦП. В планах ИТ-специалистов Думы — развитие функционала и создание модуля планирования деятельности Думы.

Внедрение новых технологий в органах власти всегда вызывает много вопросов: политики, как и госслужащие, бывают весьма консервативными. Поэтому важно, чтобы необходимость нововведений была понятна не только ИТ-специалистам, но и высшим руководителям. Председатель Думы ХМАО — Югры Василий Сондыков и руководитель аппарата Думы Виталий Бахирев принимают самое деятельное участие в реализации проекта, следят за внедрением DIRECTUM на всех стадиях, активно интересуются перспективами развития СЭД в Думе. Руководство Думы понимает, что эффективность использования системы напрямую зависит от ее постоянной модернизации.

СПЕЦПРОЕКТ