Вопросы эффективности управления актуальны не только для коммерческих компаний и государственных организаций, но и для высших учебных заведений. Для Национального исследовательского технологического университета “МИСиС” (создан на базе Московского института стали и сплавов) эта проблема усугубляется еще и тем, что вуз имеет четыре филиала, расположенных в других городах, и соответственно испытывает все те сложности, с которыми сталкивается руководство территориально-распределенных структур. Наиболее ответственные решения здесь принимает Ученый совет университета — орган коллегиальный. Сегодня он работает совсем не так, как еще два года назад, — для улучшения организации проведения заседаний Ученого совета и других мероприятий в “МИСиС” создан современный центр автоматизированного управления вузом. Данный проект, выполненный компанией “ДЕЛАЙТ 2000”, стал победителем международного конкурса EMEA InAVation Awards 2011 в номинации “Лучший проект для центров управления и принятия решений в EMEA (Европа, Ближний Восток, Африка)”.
От мультимедийных аудиторий к полноценному центру управления
“Идея данного проекта давно лежала на поверхности, — говорит Андрей Панферов, начальник управления информационных технологий “МИСиС”. — При тех задачах, которые поставил перед собой наш вуз (создание технологического университета международного уровня и вхождение в топ-100 мировых рейтингов вузов — И. Л.), нам просто необходим был зал с современными средствами поддержки принятия коллегиальных решений”.
К тому моменту несколько аудиторий уже были оснащены мультимедийными средствами, так что эта часть, по словам Андрея Панферова, специалистам университета уже была достаточно хорошо знакома. Но главное — ИТ-подразделение вуза отчетливо представляло себе, какой функционал должен быть реализован в зале Ученого совета, что позволило четко сформировать развёрнутое техническое задание и провести конкурс.
Победителем в конкурсной процедуре была признана компания “ДЕЛАЙТ 2000”, предложившая, по словам г-на Панферова, технические решения, полностью отвечающие требованиям конкурсной документации и отличающиеся глубокой проработкой концепции системы. Опыт и компетентность компании не вызывала сомнений вследствие уже реализованных ею проектов в НИТУ “МИСиС”. Немаловажным оказался и фактор преемственности технических решений. “Мы заинтересованы в унификации технических средств, поэтому наши пожелания в этой части были увязаны с тем, что мы уже имеем, — пояснил г-н Панферов. — Иначе у нас значительно увеличились бы затраты на обслуживание техники, что позволить себе мы не можем. В этом смысле предложение “ДЕЛАЙТ 2000” было для нас оптимальным”.
Стоит отметить, что данный проект реализовывался за счет собственных средств вуза, главным источником которых являются научно-исследовательские работы и программы платного обучения. Связанные с поддержкой ИТ эксплуатационные расходы также оплачиваются из внебюджетных средств, так что оценка последующих за выполнением любого ИТ-проекта финансовых издержек имеет для вуза весьма важное значение.
Типовой функционал, индивидуальное исполнение
“Любой многофункциональный зал можно условно назвать типовым, но по функциональности, — утверждает Владимир Иванов, начальник департамента комплексных решений “ДЕЛАЙТ 2000”. — Она определяется тем, что в этом зале планируют делать: говорить и слушать, показывать и смотреть, голосовать, связываться с удаленными филиалами, протоколировать ход заседаний, транслировать их в Интернет, гибко этим всем управлять. Другой вопрос, кто и как способен это реализовать и какие использует технические средства. В этом проявляется индивидуальность проекта и определяется его конечный результат. Ведь проектант должен не только собрать воедино и грамотно увязать технические решения, но при этом уложиться в смету и оговоренные сроки”.
Судя по высокой оценке проекта международным жюри, в НИТУ “МИСиС” это получилось вполне удачно, при этом на конкурсные процедуры и непосредственное выполнение проекта ушло порядка пяти месяцев. Как отмечает Владимир Иванов, значительная заслуга в том, что проект удалось реализовать в плановом порядке без серьезных задержек и проблем, принадлежит управлению ИТ университета, сотрудники которого сумели грамотно спланировать и отследить работы — так, чтобы строители, выполнявшие ремонт помещения, не сталкивались с монтажниками.
В соответствии с проектом зал заседаний Ученого совета площадью 175 кв. м оснащен по зональному принципу: зона президиума (с рабочими местами для его членов, докладчика и секретаря-референта), совещательная зона и зона техподдержки. Кроме того, к общей инфраструктуре зала подключены кабинет ректора (здесь установлены средства визуализации информации и видеоконференцсвязи) и региональные филиалы, где оборудованы свои залы совещаний (тоже по зональному принципу). Для поддержки работы Ученого совета, проведения совещаний и международных конференций задействуется целый ряд систем: отображения информации, звукового сопровождения, видеоконференцсвязи, электронного голосования и синхронного перевода, протоколирования мероприятий, коммутации, обработки изображения и звука. Управление всем комплексом реализовано на базе решений Crestron. Причем исполнитель проекта сделал упор не столько на гибкость управления комплексом, сколько на простоту и удобство. “Поскольку данный комплекс является законченным инструментом и не требует слишком большой гибкости в управлении, нашими инженерами было разработано и реализовано на программном уровне несколько наиболее востребованных сценариев его использования”, — пояснил Владимир Иванов.
То, что такой подход вполне себя оправдал, подтверждает и Андрей Панферов. По его словам, изначально было предусмотрено два рабочих места операторов: одно в технической комнате, где связь с залом поддерживается с помощью аудио- и видеосредств, другое непосредственно зале (в кабине переводчиков), поскольку были опасения, что из технической комнаты оператору будет тяжело контролировать ситуацию в полной мере. “Как оказалось, опасались зря, — констатировал г-н Панферов. — Система управления хорошо продумана, и с нею вполне справляется один оператор”.
Итоги первого года эксплуатации
На вопрос, что для него как для заказчика было самым трудным в этом проекте, Андрей Панферов отвечает так: начать пользоваться всем функционалом комплекса. “Трудно перестроить людей, — поясняет он. — Ведь заседания Ученого совета теперь нужно готовить по-другому. В частности, надо заранее подавать информацию, чтобы ее ввели в систему, и т. д. Это некоторая дополнительная задача, прежде всего для секретариата Ученого совета”. В то же время предварительная подготовка обеспечивает четкость проведения мероприятий.
Вместе с тем, по его словам, принципиально изменилось качество самих заседаний. Благодаря новым возможностям доклады стали более емкими в информационном плане и заметно поднялось качество полемики после их прослушивания, поскольку конгресс-система упорядочивает и упрощает ведение дискуссии (нажал кнопку рядом с микрофоном — и жди своей очереди). Принципиально упростилась процедура голосования. Если раньше голосование проводилось в самом начале заседания, чтобы к его завершению счетная комиссия успела подсчитать голоса, то теперь это минутная процедура, которую можно провести после детального обсуждения вопроса.
Прямой экономический эффект получен за счет организации конференцсвязи с филиалами вуза — многие вопросы, требующие участия представителей этих филиалов в заседаниях Ученого совета, теперь решаются в режиме дистанционного подключения, что существенно снизило расходы на командировки. Трудно переоценить и роль системы протоколирования совещаний, которая, в частности, существенно упростила контроль за исполнением ранее принятых решений. А благодаря системе синхронного перевода вуз получил полноценный инструмент для проведения международных конференций, которые помимо прочего приносят ему и спонсорские деньги.
“Любое решение, которое мы внедряем, должно приносить пользу, какой-то вполне ощутимый выигрыш, — считает Андрей Панферов. — В данном случае мы выиграли и в деньгах, и в удобстве работы. Согласитесь, гораздо комфортней работать в помещении, которое для этого должным образом подготовлено”.
