“Документы на предприятии живут не только в канцелярии и договорном отделе”

Вряд ли это для кого-то является секретом: по уровню “электронизации” в задачах класса “управление контентом” (ECM) наша страна заметно отстает от передовых ИТ-стран. Правда, многие отечественные эксперты частично оправдывают это положение дел объективными причинами, например особыми российскими традициями документооборота, а точнее — спецификой системы управления с помощью документов. Однако на эту ситуацию очень полезно посмотреть со стороны, через призму зарубежного опыта. В этом плане представляет интерес мнение экспертов корпорации EMC, которая является не только одним из лидеров мирового ECM-рынка, но и одним из старейших и авторитетных игроков российской СЭД-отрасли. Именно под таким углом зрения обозреватель PC Week Андрей Колесов обсудил вопросы продвижения российских заказчиков в сторону расширения применения электронного документооборота с директором по маркетингу IIG (Information Intelligence Group) “EMC Россия и СНГ” Еленой Стрелковой.

PC Week: Вам не кажется, что отрасль СЭД испытывает сейчас что-то вроде застоя? Судя по объявлениям игроков этого рынка, несмотря на все громкие обещания, которые сулили нам ECM-технологии, везде и всюду внедряются только решения для организационно-распорядительного документооборота (ОРД)?

Eлена Стрелкова: Пожалуй, я понимаю, откуда возникает такое впечатление. Действительно, если почитать пресс-релизы про внедрение СЭД, то часто кажется, что они написаны как под копирку. Дело, конечно, не в том, что PR-менеджеры друг у друга списывают — просто многие проекты действительно очень похожи. Есть отличия в названии предприятий-заказчиков и внедряемых систем, но делают все в сущности одно и то же — автоматизируют организационно-распорядительный документооборот и еще очень небольшой набор процессов — согласование договоров, служебных записок, заявок и т. д.

Если мы, например, полистаем подшивки вашего еженедельника десятилетней давности, то увидим, что и внедряемые тогда СЭД обеспечивали тот же функционал — учет, контроль исполнения, автоматизацию процесса согласования. Так что действительно может возникнуть ощущение, что в СЭД-отрасли время как бы остановилось.

PC Week: Разве кроме ОРД и учета договоров СЭД-системам больше нечем заняться?

Е. С.: Конечно, есть чем— ведь документы на предприятии живут не только в канцелярии и договорном отделе. Типовой набор большого предприятия кроме организационно-распорядительной документации включает финансово-бухгалтерскую, организационно-правовую учредительную, тендерную, документацию по учету корпоративного имущества, лицензированию деятельности, нормативно-техническую, проектно-сметную, документацию по НИОКР, а также другие документы, определяемые спецификой конкретной отрасли.

PC Week: И этими документами СЭД-системы не занимаются?

Е. С.: Знаете, если я сейчас скажу, что не занимаются, то мне в качестве контраргумента могут привести примеры автоматизации каких-то процессов, связанных, скажем, с технической или проектно-сметной документацией — например согласование заявок или что-то подобное. Но если внимательно разобраться, все эти примеры окажутся похожи на то, о чем мы говорили выше — все это решения локальных задач учета, контроля исполнения или автоматизации процесса согласования. Поэтому, да, именно так и можно сказать — есть огромные, гигантские области, в которые российские СЭД еще по-настоящему не приходили.

Дело в том, что эти области, скажем так, неудобны для автоматизации, потому что сложность задачи там намного — в сотни раз — превышает сложность решений для ОРД. Так, задача согласования комплектов проектно-конструкторской документации в ходе проектирования промышленного объекта, например атомной станции (на западе такую задачу называют Transmittal), — это в принципе тоже задача согласования документов. Но объем документации таков, что для ее перевозки в бумажном виде требуется целый грузовик.

При этом процессы согласования у различных разделов документации разные, и в них участвуют разные подразделения заказчика и подрядчика, а полный процесс согласования проходит в несколько циклов. Другими словами, этот грузовик должен несколько раз съездить от подрядчика к заказчику и обратно с новыми замечаниями и последующими исправлениями, прежде чем полный комплект документации будет окончательно согласован. На самом деле документы записываются на диски, но объем и сложность процесса согласования это нисколько не снижает.

Технологически похожие задачи есть и в совершенно других областях — например при регистрации лекарственных средств. Приведенные примеры относятся к процессам согласования — но это согласование сложных и очень объемных комплектов документации, происходящее в несколько этапов и с участием в процессе согласования третьей стороны. Понятно, что с традиционной СЭД к такой задаче лучше и не подходить — коробочная система эту задачу просто не решит, заказная разработка потребует очень больших затрат, сроков и ресурсов.

PC Week: Какие еще классы задач остаются вне зоны внимания российских СЭД?

Е. С.: Есть и другие задачи, с которыми не может справиться традиционная СЭД. Это бизнес-процессы, не поддающиеся автоматизации классическими методами Business Process Management. BPM хорошо решает задачи автоматизации структурированных процессов. Примеры таких процессов – организационно-распорядительный документооборот, согласование договоров, заявок, счетов на оплату. Это регламентированные процессы, состоящие из набора типовых шагов, легко поддающихся автоматизации. Но это, к сожалению, далеко не все бизнес-процессы, которые есть на предприятиях.

По оценкам Gartner, 44% — почти половина — процессов среднего предприятия неструктурированы. Это вовсе не хаотичные процессы — каждый из них имеет свою задачу, свое начало и свое окончание. Но эти процессы не ограничены рамками одного департамента или одной системы — они проходят сквозь предприятие. Какой-то кусочек процесса может выполняться в одной системе, какой-то — в другой, отдельные части процесса выполняются вручную.

Forrester определяет такие процессы следующим образом: “неструктурированные бизнес-процессы возникают на стыках и на заднем плане в деятельности предприятия, для получения ожидаемого результата они требуют определенного соотношения в их поддержке со стороны людей и систем, кроме того, они пересекают границы изолированных департаментов и хранилищ информации, а также отдельных технологий и приложений”. Для повышения эффективности предприятия эти процессы тоже нуждаются в автоматизации, но традиционные СЭД такие задачи не решают.

В качестве примера можно привести банковский процесс принятия решения о выделении кредитов. Тут СЭД должна решать задачу поддержки процесса принятия решения, управления архивом клиентских дел, а также автоматической генерации персонализированных кредитных документов для клиентов банка. Так как заявления и документы подаются на бумаге, здесь также активную роль играют технологии сканирования и распознавания, которые становятся неотъемлемым элементом системы.

PC Week: Процессы, о которых вы рассказали, существовали всегда, но СЭД до них еще не добрались. А появляются ли какие-то новые области, в которых применение СЭД тоже востребовано?

Е. С.: Да, безусловно. Например, тенденция к сокращению затрат путем внутреннего аутсорсинга привела к тому, что сейчас крупные распределенные организации осуществляют централизацию финансовых функций в общих центрах финансового обслуживания (ОЦО). Это единый для нескольких предприятий группы или холдинга центр, которому передаются функции управление финансами и денежными операциями, связанными с закупкам и продажам.

Создавая ОЦО, организации стремятся сократить затраты на осуществление бизнес-процессов и достичь экономии за счет концентрации большого количества операций. В результате ожидается повышение управляемости, эффективности процесса принятия решений, создание единой структуры данных, стандартизация процессов в рамках компании, легкость интеграции новых предприятий в структуру компании.

Конечно, роль СЭД в эффективности деятельности ОЦО трудно переоценить. Она должна выполнять функции распределенного сканирования, ввода данных в финансовую систему, сохранения образов документов в архиве, а также автоматизацию процессов согласования платежей. Такую систему наиболее целесообразно создавать параллельно с созданием ОЦО — без применения соответствующих технологий управления документами и бизнес-процессами обеспечить ожидаемые преимущества от внедрения ОЦО очень сложно, если не сказать — невозможно.

PC Week: Что предлагает EMC для решения всех тех задач, о которых мы только что говорили?

Е. С.: Мы предлагаем платформу EMC Documentum xCP, которая одинаково хорошо подходит для автоматизации как структурированных, так и неструктурированных процессов. Это композитная платформа, предоставляющая набор полностью интегрированных технологий, средств разработки и развертывания приложений, а также акселераторов приложений.

xCP объединяет в единой интеллектуальной среде управление содержанием, управление бизнес-процессами, интеллектуальный ввод, управление коммуникациями с заказчиками, управление совместной работой, аналитику, формирование отчетов. Documentum xCP позволяет системным интеграторам, независимым разработчикам ПО и ИТ-департаментам заказчика создавать интеллектуальные решения методом настройки, а не программирования и со значительно меньшими затратами и ресурсами, чем при традиционном подходе к созданию СЭД.

Для решения задач управления проектно-сметной документацией, о которых мы говорили выше, а также для более широкого спектра задач управления бизнес-процессами и документами для крупных объектов капитального строительства в энергетике и нефтегазовой отрасли мы предлагаем настраиваемое решение на платформе xCP, которое называется Engineering Plant Facility Management (EPFM).

Это решение появилось в результате обобщения мирового опыта проектов по автоматизации различных задач в энергетике и нефтегазовой отрасли, в том числе и российского. Сейчас наше консалтинговое подразделение ведет несколько проектов по внедрению этого решения в России. Я надеюсь, что к моменту нашей следующей встречи я смогу уже рассказать о результатах этих проектов.

PC Week: Если ли какие-то метрики, по которым можно оценить полноту “электронного документооборота"? Или “электронной зрелости” систем управления организацией.

Е. С.: Аналитики предлагают разные модели для определения степени зрелости — например, на первом этапе зрелости вы создаете единый репозиторий для хранения электронного содержания или документов, на втором — внедряете электронные процессы, на третьем — интегрируетесь с другими корпоративными системами, подключаете внешних участников. Мне кажется, что в жизни с помощью такого подхода оценить степень зрелости предприятия трудно. И реальные проекты идут вовсе не по такому идеальному сценарию.

По опыту внедрения EMC Documentum в России зрелость в отношении электронного документооборота я вижу по-другому. Ее, пожалуй, сложно академически измерить, но о ней можно судить по некоторым признакам. Так вот, наиболее зрелыми в отношении электронного документооборота оказываются заказчики, которые 3—5 лет работают в системе на несколько тысяч пользователей.

Я бы даже сказала — живут и работают, потому что система становится как бы частью их рабочей жизни, они уже не представляют себе, как можно работать иначе. Они уже внедрили систему во всех удаленных филиалах, они постоянно расширяют число решаемых ею задач, поддерживаемых процессов. Они очень хорошо понимают возможности системы и ее ограничения, они понимают, как система помогает им достичь тех или иных целей, решить те или иные задачи бизнеса.

Вот когда заказчик приходит к такому состоянию — а это сразу видно, так как он начинает рассуждать о системе не в терминах функциональности, удобства интерфейсов, обучения пользователей или ИТ-инфраструктуры, а в терминах бизнеса ,— вот тогда можно говорить о зрелости. Когда он говорит, например, что в состав холдинга вошли новые компании и нужно в них быстро развернуть систему, чтобы они оказались в общем контуре управления, — тогда ты понимаешь, что вот это и есть настоящая полнота и зрелость в области электронного документооборота.

PC Week: Спасибо за беседу.