Внедряя ERP-систему, предприятие автоматизирует основные функции учета, планирования и управления. Тем не менее используются указанные функции не сами по себе, а как элементы тех или иных бизнес-процессов. Одним из таких важных процессов является управление договорами. Очевидно, что программные средства подобного рода нужны, прежде всего, тем компаниям, основная деятельность которых выстроена вокруг договоров (на закупки комплектующих, на поставку изделий, на услуги и т. д.). Как показало исследование аналитической группы компании “АстроСофт”, более всего в нашей стране они востребованы производственными промышленными предприятиями со сложной структурой договоров. Весьма активен спрос также со стороны НИИ и образовательных учреждений, добывающих предприятий, сферы услуг и государственных учреждений. Довольно неожиданным результатом этого исследования был тот факт, что в кризисные годы продажи ПО для управления договорами росли быстрее, чем многих других модулей ERP-систем.
Дело в том, что в трудные времена высшему руководству и финансовым директорам особенно важно иметь перед собой актуальную информацию о том, что запланировано в заключенных и готовящихся договорах, каковы возможности реализации таких планов и каких финансовых результатов можно ожидать в близкой и отделенной перспективе. При этом учитывается степень важности отдельных договоров в плане их доходности, жесткости штрафных санкций, сроков исполнения и иных важных характеристик. Кроме того, на основе информации, заложенной в договорах, осуществляются такие важные процессы, как бюджетирование, управленческий и бухгалтерский учет. В доступе к информации о договорах заинтересованы и юристы, и работники службы безопасности, и специалисты финансового департамента.
Как же строится на предприятии работа с договорами? Любой договор в своем жизненном цикле проходит несколько этапов: подготовки, заключения, планирования, исполнения и анализа. На первом из них во время подготовительной проработки принимается во внимание, какие цели стоят перед предприятием (например, повышение уровня продаж) и какие средства выделяются для их достижения. Главная роль на этом этапе отводится руководителям финансовых служб, поскольку именно они отвечают за планирование и формирование бюджетов. Но велика здесь роль и исполняющих подразделений, ведь детализировать конкретные пункты договора без их участия невозможно.
В процессе заключения договора активно участвуют юристы, которые удостоверяют его легальность, а также представители службы безопасности, призванные выявлять случаи возможного мошенничества. Финансовый департамент контролирует соответствие условий договора установленным лимитам и бюджетам. На этапах планирования и исполнения инициатива вновь переходит в руки финансовых служб и исполняющих подразделений, поскольку именно в это время необходимо разумно спланировать ресурсы и обеспечить финансовое и номенклатурное исполнение всех параметров договора. Процедуры анализа полезно проводить на всех этапах. Перед окончательным подписанием далеко не лишней окажется проверка ожидаемых результатов действия договора и его экономической целесообразности. Дело в том, что с момента начала его подготовки могли произойти существенные изменения в ситуации на рынке или в отношениях с поставщиками. С учетом новых обстоятельств нередко бывает целесообразно пересмотреть условия договора, и тогда вся упомянутая выше работа будет проведена повторно (иногда и не один раз).
В последнее время растет число проводимых конкурсов и их участников, увеличиваются суммы контрактов, заключаемых по их результатам. Причем такие торги практикуют не только государственные, но и коммерческие структуры, поскольку данный подход дает возможность наиболее эффективно использовать бюджет организации. Конкурсная деятельность тоже строится во многом вокруг договоров, которые должны учитывать еще и существующую нормативную и законодательную базу (к примеру, знаменитый федеральный закон № 94-фз “О размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд”).
Для решения всех упомянутых выше задач компания “АстроСофт” предлагает свое решение “АстроСофт: учет договоров и конкурсов”, построенное на платформе “1С:Предприятие 8”, что позволяет интегрировать его в общую информационную систему организации и обеспечить связь с другими средствами учета и управления, работающими в среде Windows. Например, можно организовать обмен данными с системой бухгалтерского учета, реализовать взаимодействие с программой планирования и управления проектами, наладить удаленный доступ к данным через Web-интерфейс.
Если рассматривать работу с договорами с точки зрения документооборота, данное решение поддерживает не только регистрацию, хранение и быстрый поиск договоров, но и управление процессами их подготовки, согласования и исполнения. Кроме того, оно предоставляет различные шаблоны для формирования договоров и позволяет сравнивать между собой предлагаемые варианты. В дополнение к этому в “АстроСофт: учет договоров и конкурсов” имеется собственный CRM-модуль, оптимизирующий взаимодействие с клиентами.
В системе есть модуль планирования затрат и ресурсов, а также модуль анализа планируемых и фактических результатов, который позволяет увидеть текущее состояние исполнения того или иного договора. С его помощью можно анализировать загрузку ресурсов, отслеживать деятельность сотрудников и состояние договоров и на основе этой информации корректировать порядок исполнения долгосрочных и сложных обязательств. Помимо этого данное решение позволяет контролировать расчеты с контрагентами, проводить анализ финансовых результатов договорной деятельности, рассчитывать объем прибыли по договорам, предупреждать возможные штрафные санкции, а также решать ряд других задач, необходимых для эффективного управления финансами предприятия.
Опыт компании “АстроСофт” показывает, что система может с одинаковым успехом применяться как на небольших, так и на крупных, территориально распределенных предприятиях. Она способна адаптироваться под специфику работы с договорами компаний любой организационной формы, принадлежащих практически к любой отрасли.
СПЕЦПРОЕКТ
