Создание системы автоматизации документооборота. Часть 2. Классы систем, представленных на рынке

(Продолжение цикла статей, начало см. Часть I)

В предыдущей публикации мы определили, что современная СЭД представляет собой комплекс приложений, автоматизирующих различные процессы в компании. Каждый из процессов, в свою очередь, разбивается на специфические функции, реализующие потребности групп различных пользователей. СЭД должна реализовать данный набор приложений в единой системе на базе общих средств автоматизации как для обеспечения управляемости системы в целом, так и для получения качественного эффекта от ее внедрения. Под последним мы понимаем сокращение длительности процессов, увеличение скорости доступа к информации и создание предпосылок к реализации системы управления знаниями, а так же возможность внедрения в организации процессного управления. Для внедрения подобной СЭД (набора взаимосвязанных приложений) в компании должна быть создана техническая инфраструктура на базе которой она может внедряться. В данной статье мы кратко рассмотрим технические средства, базовые технологии, которые могут использоваться для создания подобной инфраструктуры в компании; мы рассмотрим классы систем, представленных на рынке, дадим краткую характеристику их технических возможностей и определим их возможное место в Инфраструктуре корпоративной СЭД. Замечание: мы будем рассматривать ситуацию, сложившуюся сегодня на российском рынке СЭД, которая несколько отличается от ситуации на мировом рынке.

Краткая история российского рынка СЭД

Российский рынок СЭД начал формироваться параллельно с формированием рынка программного обеспечения в целом, то есть в конце 80-х начале 90-х годов. Наверное мало кто помнит, но одними их первых тиражных программных продуктов отечественного производства были текстовый редактор — “Лексикон” и система для организации хранения документов для ПК — “Дела в порядке”. Немногим позже на рынке появились и другие системы, уже в большей степени соответствующие требованиям, предъявляемым к современному пониманию функциональности СЭД. Палитра систем, с помощью которых можно было автоматизировать различные задачи управления процессами обработки документов в начале 90-х годов, была не особо богата, можно выделить три класса систем:

• DMS (Document Management System) — системы управления документами;
• Workflow — системы для визуального конструирования бизнес процессов;
• АСКИД — системы контроля исполнительской дисциплины.

Остановимся кратко на каждом из вышеперечисленных классов систем.

Системы класса DMS ведут историю еще от эпохи мэйнфеймов, в которых, как и в первых системах на базе персональных компьютеров и сетевых операционных систем, средства хранения файлов были крайне примитивны. DMS-системы, помимо собственно хранения и обеспечения средств надежности и масштабирования файлового хранилища, реализовали и дополнительные функции:

• возможность фиксации атрибутов файлов (так называемых метаданных);
• более детальные, чем на файловых системах, средства разграничения доступа;
• средства управления версиями;
• управление блокировкой документа и средства длительной блокировки (Check-in/Check-Out контроль);
• журнализация и средства аудита доступа к документам;
• средства полнотекстового и атрибутивного поиска, обеспечение удобной навигации по архиву документов;
• средства предварительного просмотра файлов (нужно сказать, что в ту эпоху разнообразие средств редактирования файлов существенно превышало сегодняшнее, и обеспечение возможности просмотра документа, подготовленного на другом компьютере, было весьма актуальным).

различные DMS предлагали и другие сервисы, но основной блок функций сводился к вышеперечисленному.

WorkFlow-системы (управление потоком работ) реализовали совершенно другой набор функций — в них реализованы средства автоматизации различных процессов обработки информации. По сути классическая WorkFlow-система представляет собой среду быстрой разработки и исполнения процесса, которая сводится к набору пользовательских операций взаимодействия с информацией и различных серверных активностей, определяющих последовательность выполнения данных операций, и другие функции, не требующие участия пользователя. Требования к системе WorkFlow были достаточно давно и хорошо формализованы в стандартах организации WorkFlow Management Coalition (WfMC). К классическим WorkFlow могут быть отнесены системы, имеющие в своем распоряжении следующие подсистемы:

• средства визуального моделирования бизнес-процесса, обычно представленные в виде графа, включающего узлы функций ручной и автоматической обработки;
• средства реализации процесса на основании описания;
• средства наблюдения за процессом исполнения процесса;
• наличие универсального интерфейса доступа пользователей к функциям ручной обработки;
• программный интерфейс для взаимодействия внешних приложений к функциям WorkFlow-системы.

При этом выбор конкретной нотации описания процесса, структуры внутренних объектов, с которыми работают пользователи, реализации других компонентов системы оставался за производителем конкретной WorkFlow-системы. Большинство производителей также включали в состав систем средства моделирования электронных форм, с которыми взаимодействовали пользователи на этапах исполнения процесса. Надо сказать, что со временем термин workflow стал применяться не только к системам, отвечающим вышеописанному набору требований, но практически к любому модулю прикладных систем, который, в той или иной степени, реализовывал задачу автоматизации процесса обработки тех или иных объектов.

Третий класс систем, рассматривавшийся в свое в качестве системы для автоматизации документооборота — системы автоматизации контроля исполнительской дисциплины (АСКИД) или Системы Автоматизации Делопроизводства (САД). Данные приложения, в отличии от двух предыдущих классов, являлись именно российским изобретением и были ответом на потребность в автоматизации задач поддержки практик документационного обеспечения управления. В их состав входили средства ведения регистрационной картотеки официальных документов, фиксации резолюций руководства относительно документов и фактов их исполнения, а так же построения отчетов. В сущности, данные приложения вели учет процессов обработки бумажных документов.

Уже можно отметить, что данные классы систем, хоть и были предназначены для автоматизации отдельных аспектов работы с документами, но, в базовой функциональности, не имели ничего общего друг с другом. Делопроизводственные системы, как правило, даже не сохраняли электронных копий документов, DMS не содержали средств учета и фиксации распоряжений и средств контроля процесса обработки документов, а Workflow-системы в своем составе не имели средств создания архивов, как правило, работали не с файлами, а со специальными электронными формами и естественно не содержали средств поддержки делопроизводственных процессов. Таким образом, для решения различных классов задач документооборота (автоматизации различных процессов) нужно было применять различные системы. При этом, как правило, речи об их интеграции не шло, так как она была почти не реализуема. Соотношение функций систем данных классов можно изобразить в виде рисунка 1.

Но история не стоит на месте, и по мере роста потребностей, системы этих трех классов развивались и, со временем, получив дополнительные возможности, поменяли и свое позиционирование, а вместе с тем и название.

ECM-системы

Системы DMS приобрели много дополнительных возможностей, включая более развитые механизмы настройки структурированной части хранения данных (метаданных), средства моделирования форм, сопровождающих архивные файлы, возможность описания и разработки бизнес-логики управления объектами, средства описания бизнес-процессов (WorkFlow-подсистемы), возможность работы с различными типами файлов (включая мультимедиа) и пр. Таким образом, DMS-системы переросли в новый класс систем — ECM (Enterprise Content Management). Помимо собственно управления файлами современные ECM-системы включают и дополнительные модули, например модули перевода документов в бумажный вид, средства управления содержимым WEB-сайтов (WEB content management), управление архивированием электронной почты (Mail Management), средства управления официальными документами (Record Management), средства организации групповой работы, о которых мы поговорим чуть позже и пр. В настоящее время на российском рынке представлены следующие системы, лидеры мирового рынка в данном классе ПО: EMC Documentum, OpenText, IBM FileNet.

Так же можно отметить Microsoft Share Point Server, о котором речь пойдет ниже, и систему Alfresco на базе Свободного Программного Обеспечения.

BPM — системы

В свою очередь системы класса Workflow сильно расширили свои функции, приобретя средства работы с файлами, возможность создания хранилищ данных, обрабатываемых в бизнес-процессах, средства построения отчетов и пр., Workflow-системы развились в полноценные комплексы программ BPM (Business Process Management). Помимо базовых возможностей системы автоматизации процессов, в комплексных BPM-системах присутствуют такие подсистемы как средства моделирования и документирования процессов компании, средства аналитики качества исполнения процессов, средства имитационного моделирования и т. д. В настоящее время комплексные системы автоматизации бизнес-процессов в России представлены крайне мало, более-менее активны на отечественном рынке компания IBM со своей системой Lombardi,и компания Software AG с продуктом Enterprise BPM.

Отечественные СЭД

Ну и наконец, отечественные системы АСКИД и САД также все это время развивались достаточно бурно. В них появилось множество функций для автоматизации не только традиционных задач регистрации документов и учета фактов их исполнения, но и такие функции как управление файлами (в объеме классического DMS), развитые средства управления заданиями, автоматизация таких базовых процедур обработки документов как согласование, публикация, поддержка процессов управления бумажным архивом и пр. Наиболее развитые из них содержат средства конструирования форм учета документов, развитые механизмы управления процессами, включая полноценные WorkFlow-подсистемы и пр. Системы данного класса принято именовать СЭД — cистемы электронного документооборота (это второй из контекстов использования данной аббревиатуры, которые были проанализированы нами в предыдущей статье). Изменение названия систем данного класса (из АСКИД в СЭД) оправдано тем ,что они уже давно позволяют решать задачи гораздо более разнообразные, нежели просто автоматизированная поддержка ДОУ. Однако отличие данных систем от ECM и BPM заключается в том, что они уже в базовой поставке содержат некоторый набор готовых к использованию приложений (третий контекст использования термина СЭД), включая, в частности, перечисленные выше задачи традиционного делопроизводства. Но они так же могут использоваться и как средства разработки на их базе специфичных для конкретной компании процессов обработки документов. Нужно отметить, что на рынке представлено достаточно много систем данного класса. Я приведу список из 9 наиболее используемых систем, согласно аналитическому отчету компании DSS Consulting по итогам 2009-го года (Продукты приведены в алфавитном порядке):

• “Дело — Предприятие”
• “Евфрат”
• “Мотив”
• Globus Professional
• Directum
• Docsvision
• LanDocs
• NaumenDMS
• Optima — Workflow.

Как видно из краткого обзора функций систем, эти три класса ПО, в отличии от ситуации пятнадцатилетней давности, существенно пересекаются по реализованным в них функциям (рисунок 2). Это делает выбор той или иной базовой платформы при реализации тех или иных приложений корпоративной СЭД III (третий контекст использования термина СЭД) достаточно затруднительным. Собственно определение критериев выбора базового ПО, для внедрения корпоративной СЭД и является одной из целей нашего цикла публикаций.

Безусловно, анализ рынка предложения ПО для реализации корпоративной СЭД был бы неполным без рассмотрения двух систем — системы Lotus Notes компании IBM и Microsoft SharePoint.

Lotus Notes

Если мы вернемся в 90-ые, то наверно одним из синонимов СЭД в русскоязычном IT сообществе тогда было сочетание Lotus Notes. Надо сказать, что и сегодня системы на базе данной платформы занимают достаточно заметное место на Российском рынке решений для организации корпоративной СЭД. Однако Lotus Notes занимает специфическое место и не может быть отнесен ни к одному из перечисленных выше классов систем. Кратко рассмотрим историю и функции данного продукта. Система Lotus Notes является одним из долгожителей IT рынка: первая версия системы (подумать только!) была выпущена в 1984 году. Идеи, представленные в ней были настолько революционными, что система, базируясь на тех же основных архитектурных идеях, хотя и переживших фундаментальную эволюцию, достаточно удачно существует на рынке до сих пор. За это время она успела сменить владельца (теперь этот продукт принадлежит компании IBM), но количество поклонников системы сохранилось. Собственно система Lotus Notes является первой системой, которая собственно и породила класс ПО, имеющий название GropWare (системы групповой работы). Большинство функции данного класса систем очень полезно при автоматизации процессов корпоративного документооборота, со временем они перекочевали в ПО систем других классов, в частности перечисленных выше. В основе Lotus Notes лежит специфическая база данных (или базы данных для отдельных прикладных подсистемы) и инструмент моделирования (или быстрой разработки) приложений, которые включают:

• конструктор электронных форм;
• конструктор структуры групповых представлений (View) данных в рамках автоматизируемого контура;
• конструктор правил обработки информации, хранящейся в базе данных;
• конструктор навигационной панели, позволяющей обеспечивать удобную навигацию в различных контекстах;
• конструктор средств HTML-публикации информации;
• и другие инструменты настройки.

Данный инструментарий и наличие средств программного расширения позволяет конструировать разнообразные приложения и, тем самым, автоматизировать различные контуры автоматизации документооборота (и не только) компании в рамках одной интегрированной среды.

Помимо собственно конструкторов Lotus Notes содержит встроенные средства управления каталогом пользователей и аутентификации, электронную почту и средства группового планирования. Немаловажно: в системе реализованы механизмы репликации баз данных, что обеспечивает встроенные средства реализации простых сценариев распределённой работы. Несмотря на то, что система имеет и определенное количество недостатков, благодаря наличию вышеописанных инструментов, она остается одним из вариантов базовой платформы для создания корпоративной СЭД до сих пор. Что касается задач традиционного Российского делопроизводства и конечных решений для автоматизации конкретных бизнес процессов, то можно упомянуть две лидирующие отечественные системы — “Босс—референт” (компании “АйТи”) и Company Media (компании InterTrust), которые реализуют данную функциональность из коробки на базе этой платформы.

Как мы увидим далее, базовые подходы к автоматизации задач документооборота, разработанные в системе Lotus Notes, очень активно применяются в современных СЭД на базе всех вышеперечисленных платформ. Более подробно мы остановимся на этом в последующих публикациях данного цикла.

Фактор Microsoft SharePoint

Наконец, невозможно не уделить особого внимания системе Microsoft SharePoint, которая в последнее время занимает все больше места на мировом рынке СЭД. SharePoint по сути сочетает в себе признаки систем нескольких классов, а именно — средства создания корпоративного портала, средства организации групповой работы, и ECM-системы. Помимо этого в состав SharePoint входят и различные серверные компоненты работы офисных приложений, например средства группового редактирования фалов MS Office, средства HTML-публикации, серверные компоненты Microsoft Excel и пр. Также имеется целый ряд дополнительных модулей SharePoint для интеграции приложений, формирования аналитической отчетности и т. п. Немаловажно: новая версия Share Point 2010 содержит базовые механизмы организации внутрикорпоративной среды Web 2.0. Все это в сочетании с доступностью (базовая конфигурация Share Point входит в состав операционной системы Windows Server) и привычными средствами разработки на платформе Microsoft делают данный продукт очень привлекательным для использования его в качестве платформы для создания корпоративной СЭД для многих компаний.

Здесь мы только кратко коснёмся функций SharePoint для организации корпоративной СЭД. В составе платформы имеется достаточно средств для автоматизации следующих задач:

• организация портала и навигации в системе;
• хранение и групповая работа с документами, создание библиотек рабочих для групп;
• интеграция с Microsoft Office;
• поиск (интеграция системы Fast);
• средства Record Management;
• организация персонального окружения пользователя, интеграция с Office Communication Server, блоги, Wiki…;
• Off-line работа с файлами;
• поиск документов;
• простые процессы визирования, ознакомления, публикации;
• единый web-интерфейс ко всем приложениям.

Однако при внедрении комплексной СЭД исключительно на базе Share Point, придется искать дополнительные инструменты или разрабатывать самостоятельно следующие недостающие функции :

• специализированные средства для автоматизации традиционного делопроизводства и поддержки ДОУ;
• задачи сложного структурированного документооборота;
• поддержка электронных регламентов;
• задачи управления бизнес-процессами и менеджмента качества;
• сложная навигация и структурированные отчеты;
• работа с заданиями и отчеты КИД.

Конечно, формат статьи не дает нам возможности проанализировать все аспекты имеющегося на рынке ПО, которое может быть использовано при внедрении корпоративной СЭД. Чуть более подробно это изложено в лекциях курса “Создание корпоративной СЭД”. Они доступны для просмотра (www.docsvision.com/events/events_194.html). Более глубокому анализу функций, кратко перечисленных в статье, мы посвятим достаточно внимания в последующих публикациях данного цикла.

Автор статьи — президент компании “ДоксВижн”