Создание системы автоматизации документооборота. Часть 4. Классификация функций и приложений автоматизации документооборота

(Продолжение цикла статей, предыдущую см.Часть 3)

В четвертой статье цикла, посвященного созданию корпоративной СЭД, мы рассмотрим практические примеры законченных приложений, которые могут быть построены на базе СЭД, а также приведем одну из возможных классификаций. Исходя из нашего опыта можно выделить типовые задачи, решаемые организациями при помощи внедрения корпоративной СЭД. Классификация, приведенная в статье, учитывает как функциональные особенности приложений, так и способ их организации, методику внедрения.

Мы выделили следующие типы приложений, внедряемых в рамках корпоративной СЭД:

• архивы электронных документов;
• автоматизация процессов классического российского документооборота (поддержка документационного обеспечения управления — ДОУ);
• автоматизация процессов согласования документов;
• автоматизация управления бумажным архивом;
• автоматизация процессов общеадминистративного документооборота;
• автоматизация специфических отраслевых задач;
• автоматизация процессного управления;
• автоматизация документооборота в управлении проектами;
• автоматизация технического документооборота.

Давайте кратко рассмотрим особенности каждого класса автоматизируемых задач.

Архивы электронных документов

Практически любое внедрение СЭД сопровождается созданием электронного архива документов компании. Решением данной задачи является создание удобного и масштабируемого хранилища электронных документов в компании вне зависимости от того, в каком виде они хранятся. В идеале архив должен служить единственным местом долгосрочного хранения всех видов документов (см. предыдущую статью) в организации независимо от того, в каких приложениях они создавались, и местом оперативного хранения документов, обрабатываемых в приложениях, которые реализованы на базе СЭД. По сути внедрение архива не подразумевает жесткой регламентации работы с документами, но образует базовую инфраструктуру для других перечисленных далее типов приложений.

Помимо стандартных функций — структуризации хранения документов, разграничения прав доступа, поиска документов в архиве, — реализуемых и в обычной файловой системе, архив документов СЭД может обеспечивать дополнительные пользовательские функции, среди которых:

• управление версиями документов;
• поддержка офлайн-обработки документов;
• интеграция с офисными приложениями;
• возможность загрузки документов в архив после сканирования бумажных копий и их автоматического распознавания;
• возможность нанесения электронной подписи и шифрования документов, хранящихся в архиве;
• ведение дополнительной информации (метаданных) о документе и возможность поиска по метаданным.

Также архив может обеспечивать различные дополнительные сервисные функции, например реализацию “правил хранения” — автоматического удаления, перемещения документов и изменения прав доступа в соответствии с описанными правилами, интеграцию со средствами потокового ввода бумажных документов в архив и пр.

Не всегда внедрение электронного архива сопровождается внедрением полного набора описанных выше функций, однако реализация единого репозитария документов в компании является важным шагом для получения эффекта от внедрения СЭД. Функции, обеспечивающие внедрение данной функциональности, являются базовыми для развитых систем класса ЕСМ и реализуются практически в полном объеме в большинстве российских СЭД.

Автоматизация процессов классического российского документооборота (поддержка ДОУ)

Другой востребованной задачей, решаемой с помощью СЭД, является автоматизация процессов ДОУ или автоматизированная поддержка директивного управления. Здесь мы уже сталкиваемся с законченным приложением в полном смысле этого слова: при внедрении процессов ДОУ автоматизируются конкретные регламенты, хоть и имеющие общую методологическую базу, но порой существенно различающиеся в различных организациях. При этом создаются специализированные рабочие места (для делопроизводителей, контролеров, исполнителей, руководителей и пр.), в которые вшиты алгоритмы взаимодействия пользователя с информацией, существенно различающиеся по функциям и интерфейсу. В круг задач классического ДОУ, как правило, включают:

• подсистему регистрации и учета документов;
• формирование и утверждение распорядительных документов;
• средства сбора и утверждения резолюций;
• доведение резолюций до исполнителей;
• получение отчетов об исполнении резолюций;
• управление формированием протоколов совещаний и контроль исполнения принятых решений;
• подсистемы контроля исполнительской дисциплины.

В последнее время все более востребована функциональность включения в контур обработки документов руководителей высшего звена и среднего менеджмента, что вызывает необходимость реализации специализированных рабочих мест для пользователей планшетов и мобильных пользователей. В зависимости от масштаба организации и сложившегося метода управления внедрение данного набора задач может быть реализовано простым развертыванием стандартного коробочного ПО или масштабной разработкой специализированного решения, учитывающего все нюансы сложившейся практики управления в компании. Большинство платформ для внедрения корпоративной СЭД, рассмотренных во второй статье данного цикла, содержат те или иные готовые механизмы и приложения для реализации приведенного комплекса задач.

Автоматизация процессов согласования документов

Другой классической задачей при внедрении СЭД является создание приложений, обеспечивающих автоматизацию коллективной разработки и согласования сложных документов, например договоров. При автоматизации данной задачи мы сталкиваемся с еще большим разнообразием конкретных регламентов согласования: от простого утверждения в одной или нескольких службах до крайне сложного и продолжительного процесса подготовки комплекта документов, например, в судостроении или атомной энергетике. В большинстве случаев процесс согласования включает следующие этапы:

• рассылка по маршруту;
• внесение изменений (в текст, в протокол разногласий, комментарии);
• заверение факта согласования ЭЦП;
• консолидация, циклы согласования;
• согласование пакета документов;
• контроль над ходом согласования.

Рассмотренный процесс является лишь общим контуром — в каждом конкретном случае он может обрастать конкретными нюансами и специальными требованиями. Однако в большинстве платформ для создания корпоративных СЭД имеются готовые модули для автоматизации типовых процессов согласования.

Нужно отметить, что помимо общего архива документов два перечисленных класса приложений могут использовать общие компоненты, например задания, компоненты их маршрутизации и средства контроля исполнительской дисциплины. Эти же компоненты могут использоваться и при создании всех перечисленных далее классов приложений.

Автоматизация управления бумажным архивом

Данная задача характерна для всех компаний, вынужденных организовывать архив хранения бумажных документов самостоятельно или взаимодействующих с компанией, предоставляющей соответствующие услуги аутсорсинга. Назначение данной подсистемы:

• автоматизация процессов формирования, учёта выдачи-возврата и хранения дел, содержащих бумажные экземпляры документов, вышедших из оперативного делопроизводства;
• упрощение деятельности работников архивной службы организации;
• автоматизация деятельности работников служб ДОУ в части ведения номенклатуры дел, а также формирования и оформления дел для последующей их передачи на архивное хранение.

Данная задача хоть и не содержит в непосредственном виде работы с электронными документами, однако включает в себя ряд компонентов, используемых другими подсистемами: например, общую номенклатуру дел с подсистемой ДОУ. Также, если реализовать все описываемые приложения в комплексе, появится возможность реализации непрерывного цикла управления электронными и бумажными документами.

Автоматизация процессов общеадминистративного документооборота

Помимо четко регламентированных процедур обработки документов в подсистеме ДОУ, в компании существует большое количество процессов обработки документов, не попадающих в традиционные контуры ДОУ. Вот несколько примеров таких процессов для различных функциональных подразделений:

• управление персоналом (прием на работу, увольнение, командировка);
• ИТ (заведение учетной записи, изменение должности);
• финансовые (утверждение бюджета, согласование задания на платеж);
• юридические (оформление доверенности).

В любой компании количество таких процессов может исчисляться десятками. Описанные процессы имеют ряд специфических особенностей:

• конкретный пользователь может участвовать во множестве разнообразных процессов обработки информации, но в каждом конкретном процессе участвует апериодически и довольно редко, следовательно, использование автоматизации в стиле традиционных АРМов в данном случае вряд ли оправданно;
• все автоматизируемые процессы требуют от пользователя схожих функций. Например, заполнение документа или электронной формы по шаблону, выполнение задания по ходу процесса, связанного с модификацией документа, внесение изменений в электронную форму и тому подобное.

В силу этих причин создавать отдельные приложения для каждого контура автоматизации представляется нецелесообразным. Для решения задач данного класса идеально подходит автоматизация на базе Workflow-сервиса, который, как правило, входит в состав любой современной СЭД. Подобный способ позволяет недостаточно быстро автоматизировать задачи данного класса, но обеспечивает возможность внедрения в организации процессного управления.

Автоматизация процессного управления

Для внедрения данного класса задач помимо наличия универсального сервиса Workflow необходимо внедрить средства моделирования бизнес-процессов, а также систему сбора и анализа показателей качества исполнения процессов — так называемых метрик. Система автоматизации процессного управления позволяет в реальном времени получать информацию об отклонении параметров процесса от целевых показателей, определять причины подобных отклонений и в случае необходимости изменять модель процесса и вносить коррективы в систему его автоматизации, причём без ее остановки. Описанные действия позволяют реализовать концепцию непрерывного улучшения процессов в компании (Continues Process Improvement).

Автоматизация специфических задач с учетом потребностей конкретной организации

Еще один класс задач, который может быть решен с помощью корпоративной СЭД, — это автоматизация сложных и специфических процессов, уникальных для конкретной организации, для которых по тем или иным причинам не подходит способ автоматизации средствами Workflow. В этом случае на базе СЭД создаются специфические рабочие места, оптимизированные к выполнению функций конкретным участником конкретного процесса обработки. Это может быть либо низкоуровневая разработка, либо конструирование с помощью высокоуровневых средств создания приложений, входящих в состав платформы СЭД. Разнообразие подобного рода задач не поддается исчислению. В качестве примера можно привести некоторые задачи из набора решений, реализованных на базе СЭД в одном из крупнейших российских банков:

• управление электронным архивом платежных документов;
• система автоматизации архива персональных досье клиентов банка;
• подсистема контроля доставки персональных досье;
• процесс обработки документов валютного контроля;
• процесс выдачи кредита предприятиям малого бизнеса.

Все эти приложения используют общую инфраструктуру СЭД для хранения информации, обеспечения доступа и навигации, имеют общие разделяемые справочники, общую инфраструктуру заданий и средства администрирования, но при этом реализуют специфические функции и соответствующие им бизнес-объекты и интерфейсы.

Автоматизация документооборота в управлении проектами

Одним из классов задач, реализация которого может быть осуществлена при помощи корпоративной СЭД, является поддержка документооборота в рамках управления проектами. В процессе ведения проектов порождается большое количество документов, процессы их обработки требуют автоматизации. Основной круг задач СЭД в контексте сопровождения проектного документооборота:

• ведение архива документов в соответствии со структурой проекта;
• доступ к документам непосредственно из системы управления проектами (СУП);
• автоматизация контроля исполнения проектных заданий;
• автоматизация процессов подготовки и обработки документов на определенных этапах проекта.

Ключевой фактор успеха подобного рода автоматизации заключается в интеграции корпоративной СЭД и СУП.

Автоматизация технического документооборота

При проектировании и производстве сложного технического оборудования порождается огромное количество конструкторской и технологической документации, сопровождение которой является достаточно сложной задачей. Для комплексного решения данной задачи используются специализированные системы класса PDM/PLM. Однако целый ряд функций автоматизации технического документооборота может решаться средствами СЭД. Так, например, на базе СЭД можно автоматизировать следующие задачи:

• ведение структурированного архива конструкторских и технологических документов;
• обеспечение процесса коллективной разработки документации;
• сокращение времени на согласование документов;
• создание механизмов контроля (какие работы и кем выполняются, процент выполнения каждой работы, загрузка инженеров).

Для решения перечисленных задач необходимо обеспечить интеграцию СЭД с прикладными CAD-системами, в которых собственно и производится работа с конструкторскими документами.

Мы кратко рассмотрели аспекты использования корпоративной СЭД. При внедрении всех этих типов приложений необходимо обеспечить их интеграцию, чтобы на выходе получить эффективное решение всего комплекса задач автоматизации документооборота в организации. Принципы интеграции корпоративной СЭД мы рассмотрим в следующей статье данного цикла.

Формат статьи не дает нам возможности проанализировать все аспекты обсуждаемой темы. Более подробно это изложено в лекциях курса “Создание корпоративной СЭД” доступных для просмотра.

Автор статьи — президент компании “ДоксВижн”.