ОАО “Завод Автоприбор» является одним из ведущих поставщиков автокомпонентов в России. Предприятие специализируется на разработке и производстве различных типов указателей и датчиков, комбинаций приборов, систем стеклоочистителей, спидометров, тахометров, амперметров, манометров и других компонентов для продукции крупнейших российских автопредприятий, а также зарубежных производителей, выпускающих автомобили в России. В частности, “Автоприбор” выпускает компоненты для автомобилей ГАЗ, “АвтоВАЗ”, Ford, Nissan и многих других.
Для рациональной организации процессов управления и взаимодействия на заводе была внедрена ECM-система DIRECTUM. В ходе проекта специалистам завода удалось решить много важных задач совместной работы сотрудников, вывести процессы документооборота на новый качественный уровень. О подробностях и особенностях внедрения нам рассказала Анна Агафонова, начальник Службы администрирования информационных ресурсов завода.
Анна, скажите, что послужило причиной внедрения системы электронного документооборота?
На нашем заводе трудится более 2600 специалистов, из них более 1000 человек непосредственно работают с информацией: участвуют в документообороте и оперируют корпоративным контентом. Безусловно, предприятие с таким большим количеством персонала, задействованным в документационных и бизнес-процессах, нуждается в автоматизации взаимодействия, что невозможно без внедрения специализированных ИТ-решений.
Нам было необходимо сократить затраты рабочего времени сотрудников на согласование документов, упростить процесс контроля за исполнением поручений, поэтому на первом месте была автоматизация организационно-распорядительного документооборота. В то же время, назрела необходимость создания электронного архива и повышения оперативности поиска информации. Помимо этого существовала проблема неучтенных потоков документов, а также их потери.
В связи с тем, что на заводе действует СМК, возникла необходимость повышения уровня осведомленности наших сотрудников, их вовлеченности в процесс согласования проектов документов СМК. Также автоматизации требовали и другие процессы: согласование сторонних заказов, договоров поставки, графиков внедрения изменений конструкции и технологии, карт разрешения.
В итоге, приступить к выбору наиболее оптимальной системы электронного документооборота нас побудил целый комплекс причин.
Как происходил процесс выбора системы? Рассматривались ли еще какие-то варианты, или DIRECTUM был выбран сразу?
Рассматривались разные варианты, проводилось изучение демо-версий и тестирование ряда систем. Работы проводились в течение 3 месяцев. В результате исследований была выбрана система электронного документооборота и управления взаимодействием DIRECTUM, как наиболее подходящая по цене и функционалу. Ее и было решено ввести в работу предприятия.
Расскажите о том, как осуществлялся проект внедрения, и какие процессы он затронул? Как обучали сотрудников работе в системе?
На этапе заключения договора было принято решение о внедрении DIRECTUM силами специалистов самого завода. Проект стартовал в конце 2008 года. В первую очередь мы обозначили перечень процессов, требующих автоматизации, расставили приоритеты. Затем на заводе проводился анализ текущего состояния отдельного процесса, формировалась группа, включающая владельца процесса и специалистов по информационным технологиям, составлялся план-график мероприятий по реализации проекта.
По мере развития проекта, были автоматизированы ключевые бизнес-процессы:
- управление организационно-распорядительной документацией;
- согласование документов СМК;
- согласование сторонних заказов (инсорсинг);
- согласование графиков внедрения изменений конструкции и технологии (ГрВИ);
- согласование карт разрешения;
- согласование договоров поставки;
- управление ИТ-заявками;
- управление служебной перепиской;
- согласование заявок на подбор персонала.
Параллельно шло обучение наших сотрудников, которое мы разделили на этапы: первым этапом стало первичное обучение работе в системе электронного документооборота (знакомство с интерфейсом), а все последующие этапы были направлены на обучение по конкретным автоматизированным бизнес-процессам.
Первый этап внедрения прошел успешно, сейчас система находится в стадии постоянного развития, поскольку бизнес-процессов, подлежащих переносу в СЭД завода, достаточно много.
Анна, а что лично для Вас было самым сложным в ходе проекта?
Вообще для меня при внедрении системы не было нерешаемых проблем, так как мы знали, что хотим получить в итоге, и двигались к достижению поставленной цели. Может быть, единственное, что осталось сложным и на текущий момент, — это мотивация сотрудников предприятия соблюдать правила. В версии DIRECTUM 4.5, которую мы сейчас используем, нет возможности жёстко установить последовательность действий*, которую должен совершить пользователь системы, например, создать документ, отправить его по определенному типовому маршруту. Надеюсь, что в ближайшее время нам удастся перейти на версию 4.7, где есть мастера действий**.
На сегодняшний день можно ли уже говорить, что были достигнуты определенные результаты? Каков охват сотрудников системой?
Да, безусловно, результаты уже есть. На сегодняшний день в системе работает более 400 сотрудников завода. В ходе проекта были разработаны новые виды электронных документов, карточки электронных документов, типовые маршруты и отчеты. Так, например, теперь топ-менеджмент завода и руководители среднего звена участвуют в согласовании и утверждении электронных документов, при этом используется электронная цифровая подпись. Помимо руководства в автоматизированных процессах задействовано большое количество специалистов различных подразделений предприятия, в том числе и производственных: дирекция, канцелярия, отдел развития интегрированной системы и экологического мониторинга, производственно-диспетчерский отдел, цеха основного и вспомогательного производства, управление продаж, управление закупок, юридический отдел, отдел экономики, отдел организации труда и мотивации и др.
Система DIRECTUM помогла нам решить ряд задач, поставленных на старте работ по внедрению. Значительно сократились затраты рабочего времени сотрудников на согласование и поиск документов.
Как вы планируете развивать полученное решение в дальнейшем?
Процесс “переноса” бизнес-процессов в систему DIRECTUM происходит поэтапно. При необходимости, мы изменяем и дополняем систему самостоятельно, тем самым, развивая ее в нужном направлении. Так, на данный момент, заканчивается опытная эксплуатация процесса “Согласования заявок на подбор персонала”, а также в разработке находится автоматическое формирование “Акта технологического опробования” из процесса “Согласования карт разрешения”. Всего на заводе насчитывается порядка 160 документов СМК различных видов. В первую очередь мы переносили в DIRECTUM процессы, которые “лежали на поверхности”. В дальнейшем планируется провести анализ документов СМК, и в зависимости от приоритетов будет составлен план последующих действий.
*система DIRECTUM предоставляет сотрудникам большую свободу в выполнении работ и опирается на существующие на предприятии регламенты.
**новый интерфейс взаимодействия сотрудника с системой DIRECTUM. Мастера действий позволяют облегчить выполнение рутинных или сложных операций; от пользователя лишь требуется ввод заданных параметров для старта бизнес-процесса и формирования документов.
СПЕЦПРОЕКТ
