В июне текущего года “Фонд поддержки детей, находящихся в трудной жизненной ситуации” объявил о внедрении автоматизированной системы для управления своими программами и проектами. Разработкой системы занималась компания “ЮЗТЕХ”.
В том же месяце в Москве прошел семинар-совещание по вопросам представления отчетности по программам субъектов РФ, получивших гранты Фонда. В рамках этого мероприятия о нюансах внедрения системы с главой Фонда Мариной Гордеевой беседовал обозреватель PC Week/RE Денис Воейков.
PC Week: Давайте для начала разберемся, что скрывается за формулировкой “трудная жизненная ситуация”.
Марина Гордеева: Это отнюдь не какое-то размытое понятие. Критериев для определения трудной ситуации, конечно, перечислить можно много, но для себя мы (учредители, правительство) определили три темы. Это сиротство, инвалидность и конфликты с законом. Здоровое общество должно над этим задумываться.
PC Week: И чем именно занимается ваш фонд?
М. Г.: Мы грантовая организация — выделяем средства. Заключаем трехсторонние соглашения с территориальными администрациями и непосредственными грантополучателями на реализацию областных программ по нашей тематике. То есть наша задача финансово поддержать субъектовые программы, имеющие в обязательном порядке финансирование из бюджета территорий: 30% — наши, 70% — их.
Второе направление нашей грантовой деятельности — поддержка лучших практик работы с детьми в трудной жизненной ситуации. Они могут существовать в учреждениях разной ведомственной принадлежности, различных форм собственности. Выстраивается что-то новое, хорошее, и мы, с тем чтобы поддержать начинания, а по сути создать новую услугу, выделяем средства.
Третья часть — аналитика. Мы должны систематизировать накапливаемую информацию и при необходимости извлекать из нашей базы данные любого характера по тем или иным параметрам.
PC Week: Кто формирует условия конкурсов для программ?
М. Г.: У нас такая система: есть основные направления деятельности Фонда и целевые группы. Мы формируем собственные программы (3—4 по каждому направлению) и приглашаем субъекты в них включиться со своими областными подпрограммами.
Например, сформировали программу “Никому не отдам” (речь о младенцах, оставляемых в родильных домах, и о минимизации отказов от детей при их рождении). Предложили поучаствовать в ней регионам, выделяя им, скажем, максимум 10 млн. руб. в год. И субъекты предлагают свои подпрограммы для включения в наши программы.
PC Week: Регионы охотно идут на сотрудничество?
М. Г.: Очень охотно.
PC Week: Хотелось бы понять масштабы вашей деятельности.
М. Г.: На сегодняшний день у нас 138 договоров с территориями по программам и 372 соглашения по проектам. Общий наш бюджет более миллиарда рублей в год.
PC Week: Каковы сроки жизни грантов?
М. Г.: Проекты рассчитаны на один год. Программы — на три-четыре года; они более крупные и дорогостоящие. И если на проекты мы ежегодно тратим примерно 300 млн. руб. (порядка одного миллиона на каждый; иногда больше, в зависимости от темы), то на программы уходит 800 млн.
PC Week: Отчетность у вас формируется раз в год?
М. Г.: Нет, минимум раз в три месяца: квартальная отчетность, полугодовая, годовая и итоговая. Причем отчетность как содержательная, так и финансовая. И тут нужно отдельно отметить, что заключаемые нами договоры имеют отношение не только к нашем деньгам — нам не только свою частичку в 30% нужно отслеживать, а мониторить всю программу целиком (собственные деньги, средства субъектов и т. д.).
PC Week: Перейдем к технологиям. Какие именно бизнес-процессы вы сейчас намерены автоматизировать?
М. Г.: Когда мы заключали договор с подрядчиком, речь шла об автоматизации системы заключения соглашений и договоров, о получении отчетных материалов. Сейчас это все делается руками — карандашиком, по отчетным формам. А страна у нас большая, и пересылка различных вариантов с исправлениями и прочее требует очень много времени. В каждой итерации приходится просматривать не только те пункты, которые хотели изменить, а весь документ.
PC Week: Фонд существует с 2008 г. Изначально какая-либо автоматизация планировалась?
М. Г.: Ну конечно мы об этом думали с самого начала. Другое дело, что, говоря без ложной скромности, мы достаточно уникальное образование и создавались с нуля — аналогов раньше не было. Поэтому каркас работы строился последовательно. Определенные рамки были заданы сверху, но окончательно разобраться что к чему мы должны были сами. В общем, мы не могли с самого первого дня знать наверняка, как именно будут выстроены процессы. И тем не менее реально мы работаем только два года, а системой начали заниматься в прошлом году — почти сразу.
PC Week: Сколько ушло в итоге времени на формирование ТЗ?
М. Г.: Практически год. Но уже в ходе реализации все время возникали какие-то поправки. На начальных этапах корректировки просто неизбежны. Но они происходили даже в отношении базовых документов — основы всего.
PC Week: Кто провел обучение ваших сотрудников?
М. Г.: Специалисты компании-разработчика.
PC Week: О каком количестве людей идет речь?
М. Г.: В основном курсы проходили кураторы проектов — человек 20.
PC Week: А кто обучал людей в регионах?
М. Г.: Там была своя схема. Во-первых, мы сами постоянно контактировали с регионами. Во-вторых, было выпущено руководство для пользователей и определенные бумажные документы. В-третьих, были созданы обучающие видеоролики с голосовым сопровождением — для человека гораздо понятнее читать не описание всей системы, а посмотреть видеокурс — у нас на сайте.
Тут стоит отметить, что на этапе разработки одним из главных требований к системе было, что называется, юзабилити, то есть удобство использования системы. Этим вопросом очень серьезно занимались, и опыт показал, что освоение системы людьми из регионов прошло достаточно легко — чего-то пугающего в интерфейсе и пр. они не нашли. Обращений к нам поступило всего несколько. Пара регионов просто не посмотрели видеоролики; у кого-то были проблемы с Интернетом. У остальных 95% вопросов по использованию системы не возникло. С точки зрения понимания интерфейса это очень хороший показатель.
PC Week: В каком-то виде с разработчиком будете сотрудничать и дальше?
М. Г.: Ну да, а как иначе? В настоящий время предполагается совершенствование технических процессов. И мы ориентируемся на то, что компания-разработчик осуществит техподдержку и произведет адаптацию — тонкий тюнинг.
PC Week: В целом система уже работает?
М. Г.: Сейчас идет пилотная эксплуатация по ряду программ в нескольких регионах. В те программы, что уже были в работе, вклиниться довольно сложно. Поэтому в первую очередь начинаем полноценно работать с системой после новых конкурсов — с теми, кто входит с нами во взаимоотношения с чистого листа.
PC Week: То есть еще три-четыре года (срок жизни программ) бумажная отчетность останется?
М. Г.: Наверное, все же меньше. Мы планируем, что текущие программы и проекты так или иначе со временем адаптировать удастся, и информация по ним также будет загружена в систему. Нам ведь нужно выстроить аналитическую отчетность.
PC Week: Я ведь правильно понимаю, что вы отчитываетесь перед Минздравсоцразвития?
М. Г.: Перед Правительством РФ. Минздравсоцразвития является учредителем от его лица.
PC Week: А кто заплатил за внедрение вашей системы?
М. Г.: Сам Фонд. У нас была в бюджете статья расходов, утвержденная попечительским советом. Мы провели конкурс. На нем бюджетная оценка стоимости работ была на уровне 6 млн. руб. Компания-победитель дала меньшую цену — порядка 4,8 млн.
PC Week: Каковы были ваши конкретные ожидания от внедрения и оправдались ли они?
М. Г.: Насколько они оправдались, в полной мере говорить еще преждевременно. Что же касается характера этих ожиданий, то, мне кажется, он очевиден. Повторюсь: вся эта история с бесконечной перепиской и внесением изменений не туда, куда нужно, нам порядком надоела. Так что в первую очередь мы ожидаем увеличения скорости рабочих процессов — система априори не позволяет трогать уже согласованные части, а кураторам не нужно теперь каждый раз рассматривать весь документ целиком.
Второй момент (и сегодня об этом говорилось на семинаре) — преимущества для грантополучателей. В системе заданы формы документов, так что даже ничего форматировать не надо. Нужно просто впечатать в определенные окна необходимую информацию. Причем в ряде случаев все так выстроено, что идет еще и корректировка — система не примет того, чего в формах не должно быть. Некорректные данные отвергаются. Это также позволяет сэкономить на многочисленных перепроверках.
Еще один интересный момент — вопрос о перспективах использования электронной подписи (ЭП). Пока итоговым документом должна стать завизированная бумажка с “живой” печатью, подтверждающей ее поступление в Фонд. То есть регион должен что-то прислать нам физически. Однако автоматизированная система так выстроена, что она вполне позволит перейти на ЭП. Правда, тут мы упираемся в то, что с ней должны быть готовы работать все участники бизнес-процесса. Нужен удостоверяющий центр и т. д. Мы ведь завязаны на соглашения с территориями. Они у нас, повторяю, трехсторонние: первый их субъект — Фонд, второй — местная администрация в лице губернатора или его зама, третий — грантополучатель. Поэтому наличие права подписи должно быть у всех сторон.
В общем, мы понимаем перспективность ЭП, не хотим опережать события, но и сильно отставать в этом вопросе тоже нежелательно.
PC Week: Раз пока не понимаете, оправдались ли ожидания, то, наверное, договор с разработчиком предусматривает внесение изменений в систему по вашему требованию?
М. Г.: Подобные договорные отношения у нас уже закончены, но, я думаю, партнерские связи останутся — естественно, будем рассчитывать на компанию и находить формы выстраивания отношений, если это потребуется.
PC Week: Когда может состояться ближайшая подобная итерация, апгрейд системы?
М. Г.: Мы собираемся в самое ближайшее время проанализировать реальный опыт взаимодействия с регионами и в течение месяца — полутора сформулируем ТЗ на модификацию. Опыт, который мы получили, понятен и достаточно четко формализуем, сейчас все согласуем и будем дальше двигаться.
PC Week: Какой-то реальный эффект от внедрения системы вы уже почувствовали?
М. Г.: Пока наши трудозатраты существенно не сократились, в связи с тем что мы в полном объеме на систему еще не перешли. Но пилотная работа в автоматизированной системе по заключению договоров уже подтвердила, что реализованный подход позволяет избежать целого ряда типичных ошибок, которые проявляются в ручном режиме заключения договоров, что означает сокращение числа итераций во взаимодействии Фонда и грантополучателей
PC Week: Соответственно и об экономической эффективности тоже говорить пока смысла нет?
М. Г.: Эффективность здесь есть. В первую очередь мы сокращаем затраты, и повышается качество и ритмичность нашей работы.
PC Week: Спасибо за беседу.
