В проблематике автоматизации документооборота довольно четко можно выделить два основных аспекта — внутренний документооборот и внешний, который часто называют межорганизационным (а если речь идёт о государственном секторе — то межведомственным). Нетрудно заметить, что несмотря на многочисленные разговоры последних лет о внешнем документообороте, основной спектр реальных СЭД-проектов пока связан с автоматизацией внутренней работы предприятий. Фактически рынок только сейчас походит к использованию электронных способов (вместо традиционных бумажных) взаимодействия предприятий между собой, и потому имеющийся опыт тем более интересен.

ОАО “Коми энергосбытовая компания” — гарантирующий поставщик электроэнергии на территории Республики Коми, одно из предприятий региона, на котором действует электронный, причем защищенный и юридически значимый, документооборот с внешними организациями. Такая форма работы необходима для поддержки постоянных деловых взаимоотношений с территориальными органами компании, коммерческими организациями и индивидуальными предпринимателями.

Защита и юридическая значимость при организации взаимодействия обеспечиваются в том числе и за счет использования электронной цифровой подписи (ЭЦП). Для этого удостоверяющий центр Главного бюджетного управления Республики Коми выдает сертификаты в соответствии с соглашением № ЭДО/10-04 от 7 сентября 2010 г. “О совместных действиях по организации и функционированию системы защищенного электронного документооборота на территории Республики Коми”.

Со стороны же “Коми энергосбытовой компании” одна из задач (в плане обеспечения безопасности и снижения трудозатрат) заключается в автоматизации процессов формирования и согласования заявок на доступ к информационным ресурсам, а также заявок на установку и регистрацию в удостоверяющем центре сертификатов ключей ЭЦП. Это типичная потребность практически каждой организации, где есть процесс формирования, согласования и исполнения заявок на доступ (предоставление, лишение, изменение прав) к информационным ресурсам. Все они должны проходить через администратора информационной безопасности, руководителей направлений деятельности, руководителей рабочих групп и других сотрудников компании. Причем часто (в данной случае в Коми) необходимость в подобных заявках на доступ к информационным ресурсам возникает ежедневно, так что автоматизация всего этого процесса крайне необходима.

Решение об автоматизации данной задачи “Коми энергосбытовая компания” приняла в 2010 г. В значительной степени это было вызвано реорганизацией предприятия: отдел, который занимался задачами управления сертификатами, был выведен из состава его ИТ-подразделения в аутсорсинговое ООО “Стратегические бизнес-системы”. Поскольку теперь данная служба подчинялась другому начальству, нужно было формализовать отношения между заказчиком и исполнителем, в том числе обеспечить обязательное согласование подобных заявок в электронном виде со стороны сотрудников компании-заказчика.

Отметим, что к этому моменту в “Коми энергосбытовой компании” уже имелся достаточный опыт использования системы DIRECTUM, с помощью которой в электронный вид были переведены организационно-распорядительный документооборот, канцелярия, а также управление договорами. То, что у сотрудников отдела информационно-технического сопровождения была практика такой работы, позволило инициировать самостоятельный проект доработки собственными силами уже имевшейся внутренней системы электронного документооборота с использованием встроенного в DIRECTUM инструмента разработки IS-Builder.

Заказчиком этой работы являлся ИТ-отдел “Коми энергосбытовой компании”, а выполнял её теперь уже сотрудник “Стратегических бизнес-систем”, ведущий специалист отдела информационно-технического сопровождения Антон Оботуров, выступавший одновременно как автор проекта, администратор и разработчик СЭД DIRECTUM.

В рамках проекта на базе платформы DIRECTUM был разработан сценарий “Мастер формирования заявок на доступ к информационным ресурсам”, который позволяет за несколько минут автоматически сформировать десятки заявок на доступ к информационным ресурсам компании. Под проектные задачи были разработаны специальный вид электронного документа и тип карточки, а также новый шаблон. Кроме того, были разработаны два типовых маршрута и справочник с информацией о сотрудниках, ответственных за согласование, подписание и исполнение заявок.

Как отмечает Антон Оботуров, высокой скорости процесса формирования удалось достигнуть за счет исключения двойного ввода общей для всех заявок информации (общие для заявок данные запоминаются мастером и в дальнейшем автоматически переносятся в соответствующие поля документа-заявки, что, ко всему прочему, исключает ее некорректное формирование), а также за счет автоматического создания заявок с соответствующим видом, карточкой и шаблоном электронного документа. Ссылки на сохраненные в системе заявки помещаются в папку пользователя “Избранное”, а затем мастером автоматически создается задача по разработанному маршруту. После выбора ресурса в ходе работы мастера все данные об ответственных за процессы согласования лицах импортируются из справочника. Маршрут универсален, и для каждой заявки на доступ к информационному ресурсу создается отдельная задача с возможностью вариативности выбора ответственных лиц. По словам Антона Оботурова, вариативность обеспечивается для администратора системы, пользователи же в маршруте не могут менять ответственных за согласование лиц, поскольку они жестко прописаны в справочнике для каждого информационного ресурса, тем самым, в частности, удается исключить ошибки в процессе выбора согласующих лиц.

Согласованная ответственными лицами заявка в рамках маршрута отправляется на исполнение сотрудникам “Стратегических бизнес-систем”, занимающихся сопровождением ОАО “Коми энергосбытовая компания” в вопросах ИТ. Заявка отправляется напрямую из СЭД по электронной почте. Как пояснил Антон Оботуров, заявка отправляется по электронной почте диспетчерам ООО “Стратегические бизнес-системы” на хэлп-деск, которые регистрируют заявку (обращение) в системе автоматизации OmniNet OmniTracker и назначают ответственную за исполнение группу, и потом она уже исполняется ответственным ИТ-специалистом. Если же исполнение заявки возможно внутри организации, то вместо электронного письма отправляется задание соответствующему исполнителю напрямую в рамках системы DIRECTUM.

Отдельной задачей проекта стала организация процесса выдачи сотрудникам сертификатов ЭЦП. Прежде чем начинать работы, необходимо было юридически закрепить вопросы, связанные с использованием ЭЦП в компании. Для этого был утвержден удостоверяющий центр (УЦ) и развернут центр сертификации (ЦС), а также составлен пакет регламентирующих нормативно-правовых документов. Кроме того, создан специализированный реестр — перечень сотрудников, которым выдаются сертификаты ключей ЭЦП, и разработана инструкция для правильной организации запроса на установку сертификата на рабочее место пользователя.

Для автоматизации процессов согласования, регистрации в реестре заявок и выдачи сотруднику сертификата ключа ЭЦП были разработаны типовой маршрут и отчет, формирующий сертификат ключа ЭЦП непосредственно в рамках маршрута. Особенностью маршрута является то, что после выполнения заданий на установку ЭЦП и выгрузки сертификата ключа последний тут же приходит на подписание к его получателю (что к тому же позволяет проверить работоспособность сертификата), а затем уже на подписание и регистрацию к руководителю УЦ. В ходе выполнения заданий маршрута заявка, как и в случае с заявками на доступ к информационным ресурсам, отправляется на исполнение в службу технической поддержки “Стратегических бизнес-систем”.

Комментируя ход проекта, Антон Оботуров, отвечающий за работу СЭД DIRECTUM в “Коми энергосбытовой компании”, отметил, что никаких сколь-нибудь серьезных проблем в процессе разработки и внедрения не было. Сейчас техническая поддержка осуществляется в рабочем порядке: пользователи подают заявки (по телефону, через DIRECTUM или по электронной почте) в соответствующую службу “Стратегических бизнес-систем”, далее заявки назначаются в группу и исполняются ответственными лицами. Функционал внедренной СЭД расширяется постепенно, по мере необходимости.

В целом общий проект на базе DIRECTUM за несколько лет его работы на предприятии был серьезно доработан. Так, с начала 2011 г. в соответствии с планом был осуществлен переход на версию СЭД DIRECTUM 4.6.1. . В связи с особенностями перехода на новую версию потребовались некоторые доработки. Например, после перехода оказался невозможен автоматический перенос значений реквизитов справочников в шаблоны документов, что потребовало разработки rtf-отчетов для заявок, формируемых мастером автоматически. Но это придало универсальности проекту и уменьшило количество проблем. Был разработан также мастер для заявок на ЭЦП, внесены еще некоторые изменения и проведены доработки.

По мнению Геннадия Богданова, начальника отдела по ИТ, выполняющего функции ИТ-заказчика в “Коми энергосбытовой компании”, полученные результаты полностью соответствуют исходным задачам проекта. “DIRECTUM поддерживает полный жизненный цикл управления документами, при этом традиционное “бумажное” делопроизводство органично преобразуется в электронный документооборот, — сказал он. — Благодаря электронному документообороту управление компанией стало прозрачным, повысилась эффективность работы всех ее сотрудников”.

Автоматизированы процессы формирования, согласования и отправки заявок на исполнение в службу технической поддержки; за счет этого, а также благодаря грамотно спроектированным маршрутам и работе мастера на определенных этапах работы снижены трудозатраты с нескольких часов до десятка минут. Отдельно Геннадий Богданов отметил повышение безопасности информационных систем и ресурсов компании благодаря согласованию ответственными сотрудниками, контролю наличия и исполнения заявок.

Удалось полностью перейти к электронному документообороту по вопросам заявок. Изначально все заявки оформлялись и согласовывались в бумажном виде, затем сканировались и отправлялись в службу технической поддержки “Стратегических бизнес-систем”. Теперь же все операции, начиная от оформления и заканчивая отправкой, проходят автоматически. Каждый документ подписывается ЭЦП. Благодаря системе электронного документооборота обеспечивается полный контроль над процессами. Нужно особо подчеркнуть эффективную организацию взаимодействия заказчика со службой технической поддержки аутсорсинговой компании, в том числе по вопросам предоставления доступа к информационным ресурсам и ЭЦП.

“У ОАО “Коми энергосбытовая компания” семь отделений по всей республике и еще множество участков. Благодаря СЭД DIRECTUM удалось наладить оперативное согласование и взаимодействие со всеми подразделениями, в том числе в вопросах заявок на доступ и ЭЦП”, — добавил Антон Оботуров.

В заключение следует сказать, что в 2010 г. данный проект был номинирован на DIRECTUM Awards — конкурс ИТ-проектов, призванный поощрить пользователей системы DIRECTUM за их собственные инновации. Проект “Автоматизация процессов формирования, согласования заявок в СЭД DIRECTUM как один из факторов повышения безопасности информационных систем и снижения трудозатрат” стал победителем в номинации “Лучшее прикладное решение”.