СЭД как интегрированная часть корпоративной системы

Вот такой парадокс: системы управления документами являются старейшими ИТ-компонентами корпоративных ИТ-систем (в частности, широкое внедрение ИТ лет двадцать назад в России начиналось именно с решения документоведческих задач), но в проблематике автоматизации деятельности предприятия до недавнего времени они стояли как-то особняком. Это видно хотя бы на таком примере: само понятие “корпоративная информационная система” (КИС) возникло как синоним систем класса ERP, но не СЭД (система электронного документооборота) или ECM. И это при том, что именно СЭД, а не ERP-решения изначально нацелены на поддержку функций управления организацией.

Можно вспомнить также, что еще лет десять назад некоторые эксперты высказывали “крамольные” мысли о том, что как раз СЭД должны лежать в основе КИС, создавая на предприятии единое информационное пространство, в которое должны ложиться (интегрироваться) остальные бизнес-компоненты. Кстати, по западной классификации (Gartner и пр.) ECM-системы относятся к категории инфраструктурного, а не прикладного ПО.

Но как бы то ни было, сейчас можно констатировать, что этап “уединенной” жизни СЭД явно заканчивается. И заказчики, и поставщики сегодня воспринимают эти решения как интегрированную часть общей информационной системы предприятия. О том, как идет данный процесс, мы решили узнать у экспертов из числа ведущих игроков российского СЭД-рынка.

Общее положение СЭД в корпоративной информационной системе

В целом все наши эксперты согласны с мнением о том, что сейчас многие (некоторые наблюдатели даже считают, что большинство) коммерческие организации, прежде всего банки, страховые и промышленные компании, рассматривают СЭД в качестве стандарта в своих КИС. И если раньше эти системы предназначались в первую очередь для организационно-распределительного документооборота и автоматизации канцелярии, то сейчас они все больше вовлекаются в живые бизнес-процессы (использование электронных архивов, простейших, и не только, BPM-систем, согласование документов и пр.).

Придерживаясь такой точки зрения, директор по корпоративным проектам компании “ABBYY Россия” Дмитрий Шушкин отмечает, что в документоемких процессах все активнее используется СЭД, которая не является “системой в себе”, — и в этом, по его мнению, состоит главное изменение последних лет. Развитие рынка проявляется в том числе и в более осознанном понимании целесообразности внедрения СЭД. Правда, в этом плане, на его взгляд, пока преждевременно говорить о зрелости государственного сектора. Хотя практически все государственные структуры внедряют СЭД для автоматизации документооборота, все же сейчас такие проекты больше похожи на желание соответствовать руководящей линии государства, нежели на осознанное, осмысленное включение таких систем в документоемкие процессы.

Развивая эти мысли, Сергей Бушмелев, ИТ-аналитик из компании DIRECTUM, указывает на то, использование СЭД как основной среды корпоративного взаимодействия свойственно и для компаний, уже знакомых с ECM-технологиями, и для тех, которые только знакомятся с СЭД. В первом случае налицо рост ECM-зрелости, во втором — повышение осведомленности о технологии и готовность к её внедрению. Организации уже знают, какие задачи могут быть решены при помощи СЭД, и ставят их еще до проведения предпроектного исследования.

По мнению Александра Безбородова, руководителя отдела разработки программ документооборота фирмы “1С”, степень интеграции с другими компонентами КИС зачастую является определяющим критерием выбора СЭД для заказчиков. Они начинают рассматривают СЭД как “клей” и ожидают, что её внедрение поможет собрать разнородные бизнес-процессы, протекающие в разных системах, в единое целое. При этом он отмечает, что интерес к СЭД со стороны государственных (муниципальных) учреждений во многом определяется темой автоматизации межведомственного электронного документооборота.

“Само понятие СЭД претерпевает эволюционные трансформации: расширяется спектр решаемых задач, выходя за традиционные для отечественных СЭД рамки, — подчеркивает Дмитрий Лактионов, менеджер по ECM-решениям “IBM в России и СНГ”. — Происходит переход от нишевых систем для документооборота, решающих весьма ограниченный набор задач, к единым ECM-технологиям работы с документами, пронизывающим все аспекты деятельности организации”.

Но есть, однако, и другие оценки ситуации. Так, Константин Синюшин, генеральный менеджер Information Intelligence Group компании “EMC Россия и СНГ”, считает, что реальная картина мира иная: она серьезно отличается от идеальной, подразумеваемой в такой постановке вопроса, поскольку большая часть проектов по внедрению СЭД проходит не как часть единой ИТ-стратегии, а скорее как удовлетворение реальных потребностей бизнес-пользователей в улучшении качества управления самым широким спектром бизнес-задач (начиная от административного управления и управления финансовыми потоками и заканчивая управлением проектной деятельностью и эксплуатацией оборудования). В российской действительности, по его мнению, как правило, ни одна существующая ИТ-стратегия не прописывает детальные аспекты интеграции СЭД с прочими используемыми в каждой бизнес-задаче прикладными системами (такое делается лишь на уровне реализации конкретных проектов, опять же в рамках решения отдельных бизнес-задач). Это видно и по тому, что проекты по внедрению СЭД осуществляют, как правило, отдельные подрядчики, которые кооперируются с другими подрядчиками по внедрению других компонентов ИС. Хотя у партнеров западных вендоров чаще видна тяга к решению комплексных задач внедрения ИТ. В государственном же секторе комплексный подход к использованию ИТ определяется необходимостью интеграции с системами безопасности и информационными порталами, считает г-н Синюшин.

Говоря о повышении роли СЭД в принятии управленческих решений и обеспечении коммуникаций на предприятии, директор департамента корпоративных систем компании “Ай-Теко” Евгений Радашкевич аргументировал своё мнение доказательствами на языке теории систем: “Для разработки схемы интеграции необходим анализ схемы принятия решения и бизнес-процессов, сопровождающих управленческое решение”. При этом он отметил, что сейчас наиболее актуальны задачи интеграции СЭД с финансовыми системами. Потребность в СЭД и в такой интеграции возникает при реальном внедрении менеджмента качества (а не для того, чтобы получить сертификат). В государственном секторе также расширяется спектр используемых процессов, хотя тут все же больше используется набор классических процедур по работе с входящими-исходящими, организационно-распорядительными и внутренними документами. В целом же основной тенденцией на рынке является создание СЭД со специализированными бизнес-процессами в зависимости от видов деятельности, а также их применение в целях документационного обеспечения различных процессов, от ведения реестров до управления цепочками поставок, отметил г-н Радашкевич.

Что касается применения СЭД, то в целом все эксперты сходятся на том, что ситуации в коммерческом и государственном секторе существенно различаются. Во многом это определяется тем, что для государственных организаций СЭД были и остаются основными производственными системами. Но соглашаясь с этим, генеральный директор компании “АйТи. Информационный менеджмент” Георгий Подбуцкий подчеркивает, что если пять лет назад внедрение СЭД в госструктурах было желательным, а основной целью являлась оптимизация процессов обработки документов и обращений, то сейчас требования законодательства и переход страны к оказанию госуслуг в электронном виде делают автоматизацию документооборота необходимостью. В коммерческом секторе задачи автоматизации управления корпоративными документами ставятся несколько шире, чем просто внедрение систем для классического документооборота. Для организации, уже автоматизировавшей управление документами, ECM-система становится критически важным приложением, так как изрядная часть процессов компании оказывается “завязанной” на это решение. Фактически ECM-система уже сама начинает задавать логику и скорость бизнес-процессов организации, полагает г-н Подбуцкий.

Евгений Марков, директор департамента АСУ компании “АстроСофт”, согласен с тем, что СЭД с точки зрения управления организацией является наиболее важной КИС. Причём эти решения проделали во многом стандартный для КИС путь: сначала систему внедрили крупные корпоративные клиенты, затем те, что поменьше, потом еще более мелкие и т. д. Сейчас отчётливо виден предметный интерес к СЭД на уровне среднего и крупного бизнеса. Но при этом функционально СЭД развиваются слабо по сравнению с другими типами КИС. В то же время СЭД — редкий пример в России, когда государственные организации не уступают коммерческим по уровню внедренных систем, хотя госструктуры тяготеют к “доморощенным” решениям, подчеркнул г-н Марков.

“Мы все чаще встречаемся с необходимостью интеграции процессов обработки документов с другими бизнес-процессами организации, — говорит Владимир Андреев, президент компании “ДоксВижн”. — Что же касается госорганов, то здесь мы, не выходя за границы традиционных задач документационного обеспечения управлением, наблюдаем такую тенденцию, как стремление к тотальному контролю исполнительской дисциплины и к внедрению чисто электронных средств обмена и обработки документов”.

В российской практике СЭД является “электронным преемником” бумажного делопроизводства и решает класс задач организации, связанный с управлением жизненным циклом “ответственных” документов. Обращая внимание на этот факт, Вадим Ипатов, заместитель генерального директора по развитию бизнеса компании “ИнтерТраст”, указывает на то, что создателями и потребителями таких документов являются практически все категории персонала: руководители любых уровней, бизнес-специалисты, работники обслуживающих подразделений, в том числе подразделения документационного обеспечения. Для госсектора ответственный документ вообще является предметом деятельности. При этом долгое время СЭД была обособленной системой, находившейся в ведении владельцев процесса делового документирования. Сейчас же современная СЭД является центром агрегации и отработки ответственных документов (причём она нередко получает их из различных информационных систем), а также участником сквозных деловых процессов, в которых может быть задействовано несколько информационных систем. Ярким примером этого являются электронные государственные услуги: в ходе их оказания осуществляется информационный обмен между несколькими системами различной ведомственной принадлежности, где СЭД часто исполняет роль важного связующего и контролирующего звена.

На этот момент обращает внимание и главный менеджер по маркетингу и сбыту компании “Кодекс” Александр Карнаухов: “Для государственного сектора СЭД занимает практически определяющую роль в процессах автоматизации органов государственной власти и местного самоуправления. При реализации “Электронного правительства” актуальность СЭД только возрастает, хотя глубина их внедрения в регионах и сейчас имеет существенные различия. В коммерческих организациях СЭД также остается неотъемлемым элементом корпоративной информационной системы. Но все же для крупного бизнеса больший интерес представляют многофункциональные ERP-системы и их интеграция СЭД”. По его мнению, в результате такого развития многие СЭД стали называться ЕСМ или перешли в разряд ECM-систем. Различия между этими классами систем для основных российских разработчиков СЭД — больше терминологического плана, чем функционального.

Владимир Баласанян, генеральный директор компании “Электронные офисные системы”, считает, что принципиально позиционирование СЭД не изменилось: они были и остаются ключевым инструментом для организации работы с документами и документооборота на предприятии. Однако в последние годы можно наблюдать самые серьезные изменения в их использовании, что начинает сказываться и на самих системах, и на рынке. Ведь электронного документооборота — в прямом смысле этого слова — в нашей стране до последнего времени по сути не было, так как оригиналы документов, как правило, изготавливаются на бумаге. А СЭД используются для повышения эффективности работы с бумажными документами внутри организации, а также для более или менее полного исключения бумаги из внутреннего документооборота. Но сейчас четко просматривается ключевой тренд — переход к межведомственному электронному документообороту и к работе с электронными подлинниками. И тренд этот задан главным регулятором документооборота — государством. Но при этом отчетливо видна необходимость более или менее существенного пересмотра требований к СЭД, которые станут наконец инструментом полноценного электронного взаимодействия. Другой ключевой тренд связан с технологическим прогрессом. Речь идет о мобильных рабочих местах, облачных вычислениях и моделях предоставления СЭД как услуги, добавил г-н Баласанян.

Изменение отношения пользователей и руководителей к СЭД

С расширением использования, естественно, расширяется и число пользователей, что конечно же является позитивным моментом, но при этом создает и определенные проблемы на пути развития СЭД.

Владимир Андреев отмечает, что к системам управления документооборотом подключаются, с одной стороны, все больше конечных исполнителей, а с другой — руководители высшего звена, и тем самым формируется важный тренд развития СЭД — консьюмеризация. В результате заказчики все чаще требуют от производителя реализации более удобных интерфейсов, направленных на исполнение конкретного, адаптированного к нуждам пользователя варианта использования системы, включая доступ к СЭД с мобильных устройств и планшетов. Кроме того, включение приложений СЭД в общий контур автоматизируемых в компании бизнес-процессов предъявляет дополнительные требования с точки зрения предоставления агрегированных аналитических особенностей, а также повышенные требования к средствам интеграции СЭД.

Говоря о том, как изменяется отношение пользователей к СЭД, Вадим Ипатов подчеркивает, что до тех пор, пока СЭД используется как учетная система, в которой производится регистрация и контролируется исполнение ответственных документов, руководство может не знать о ее существовании или понимать ее значимость со слов владельцев процесса документирования. Непосредственное участие руководителей в СЭД до последнего времени было экзотикой. Но с появлением удобных мобильных устройств и решений и особенно с формированием системы навыков “безбумажной работы” топ-менеджеры начинают применять все более широкие функции СЭД в своей повседневной деятельности.

Развивая эту мысль, г-н Ипатов отмечает, что в настоящее время просматриваются две противоположные тенденции в плане предметной области СЭД. С одной стороны, наблюдается стремление максимально “нагрузить” СЭД задачами, связанными с управлением всей корпоративной информацией на основе общих правил, политик, стандартов. Другая тенденция заключается в том, что в круге задач управления контентом для СЭД выделяется своя ниша, а также в стремлении очистить СЭД от несвойственных ей информационных активов и функций. Первый подход требует формирования единой корпоративной информационной стратегии и построения на ее основе информационной архитектуры, позволяющей максимально эффективно задействовать всю информацию предприятия для пользы бизнеса. Во втором случае документирование каждого делового процесса осуществляется в рамках своей информационной системы и правила определяются владельцем процесса. Независимо от подхода круг пользователей СЭД непрерывно расширяется. Чаще всего к этому приводит управленческое решение, запрещающее любые внутренние взаимодействия (как по иерархической вертикали, так и горизонтальные) вне СЭД. Но все больше становится прецедентов, когда интерес персонала к СЭД возникает и в связи с удобством решения в ее среде повседневных задач, обустройства своего информационного пространства, взаимодействия с коллегами.

“Требования к СЭД и круг решаемых задач, как правило, зависят от величины проекта и отраслевой направленности организации. При этом для бизнеса ближе управление информацией, а для органов государственной власти гораздо важнее управляющее воздействие и взаимодействие с населением”, — говорит Александр Карнаухов. По его мнению, актуальными задачами СЭД на сегодняшний день являются также переход на безбумажные технологии и внедрение юридически значимого электронного документооборота. Для их решения активно внедряются системы сканирования и унифицированные рабочие места с электронной цифровой подписью; при этом в процессы электронного документооборота кроме специализированных подразделений вовлекаются конечные пользователи и руководители всех уровней. Для руководителей разрабатываются специализированные рабочие места с технологиями сенсорного экрана, максимально адаптированные к их функциональной деятельности, и уровень их вовлеченности постоянно растет. Растет спрос и на возможность удаленной работы с СЭД, в том числе с использованием мобильных средств.

Георгий Подбуцкий связывает качественное и количественное изменение круга пользователей в том числе и с тем, что ECM-системы охватывают все больше процессов и все больше видов документов. Если ранее основными пользователями СЭД были делопроизводители и системы создавались с ориентацией на их задачи, то сейчас ключевыми пользователями стали рядовые сотрудники и руководители. Если делопроизводитель работает с атрибутами документов, то рядовой пользователь — с их содержанием документа, и это привело к изменению требований к удобству интерфейсов. Для руководителей, которые все активнее работают с ECM-системами, вообще нужны иные решения: им каждый день приходится быстро рассматривать и визировать большое количество документов, а мобильность требует доступа к документам вне офиса. Именно поэтому все основные производители СЭД уже сделали специальные АРМы для руководителей, в том числе на базе планшета iPad.

Изменение отношения руководства к внедрению во многом связано с приходом нового типа менеджеров, которые думают о целесообразности и экономической эффективности внедрения того или иного типа систем. Так считает Дмитрий Шушкин: “Мы наблюдаем эту тенденцию на рынке потокового ввода документов, все больше руководителей понимают, что перевод документов в электронную форму — это насущная потребность, способ сэкономить деньги, а не просто чья-то блажь”.

Расширению круга задач и пользователей способствует также фактор “внутренней рекламы”, отмечает Дмитрий Лактионов. Например, переход на безбумажные технологии на одном участке работы вызывает желание применить подобные методы и для других задач. При этом практика показывает, что здесь может быть как минимум два сценария. В первом — использование индивидуальных нишевых решений для каждой из таких задач; в результате на выходе мы можем получить набор слабо интегрированных систем, пусть даже и отлично решающих свои специфические задачи, но не предоставляющих пользователям единого информационного пространства и среды для информационного взаимодействия. Второй вариант заключается в том, чтобы попытаться решить как можно больше задач по работе с документами в рамках единой технологической платформы. Понятно, что для многих малых и средних компаний подобные вопросы не стоят столь остро, так как они имеют простую вертикаль управления. Но для крупных организаций решение данных вопросов жизненно важно. Известно множество примеров, когда внедрение технологий автоматизации работы с документами инициировалось непосредственно высшим руководством компаний, и это говорит о том, что данные технологии приобретают все большее значение в глазах топ-менеджеров, рассказал г-н Лактионов.

Сергей Бушмелев указывает на тенденцию, выражающуюся в том, что при помощи СЭД удается решать задачи, прежде свойственные учетным системам. Например, внедрив управление договорами, коммерческие компании вслед за документами переносят в систему и учетные данные. Это оказалось проще, чем решать задачу в учетной системе. “Бестселлерами” на ECM-рынке на текущий момент являются также управление командировками, управление заявками на автотранспорт, согласование договоров, финансовый архив. Растет и число пользователей, прежде всего за счет подразделений, занимающихся закупками, созданием и сопровождением договоров. А внедрение решений по управлению служебными записками увеличивает “СЭД-географию” до масштаба предприятия или холдинга.

“Я уверен, что уже два года, как не надо объяснять директору крупного предприятия и тем более распределенного холдинга, зачем ему необходимо централизованное управление распределенными архивами и распределенным документооборотом, — говорит Константин Синюшин. — Как правило, все масштабные проекты инициируются на самом верхнем уровне компании, и затем уже поручения по подготовке к выбору и внедрению системы отдаются аппарату управления и ИТ-службе, которые все чаще работают над проектами СЭД вместе”. В целом сегодня, по его мнению, говорить о каком-то специфическом круге пользователей СЭД говорить уже не приходится, сейчас все сотрудники организации, включенные в контур административного, финансового или технического документооборота или являющиеся клиентами соответствующих архивов, работают в СЭД. Стандартным требованием становится наличие не просто полноценного интернет-клиента, но специального мобильного приложения для планшетных компьютеров и смартфонов, прежде всего iPad. С такими приложениями высшие руководители компании все чаще предпочитают работать лично.

Интерес топ-менеджеров к использованию планшетов подтверждает и Александр Безбородов, который отмечает и то, что руководителям организаций в первую очередь по-прежнему важно обеспечение исполнительской дисциплины, что поддерживается средствами СЭД.

Владимир Баласанян подчеркивает, что с переходом к действительно электронному документообороту остро стоит вопрос о необходимости постоянной работы в СЭД всего персонала организации, включая первых лиц. При этом массовое распространение усовершенствованных мобильных устройств качественно изменило само понимание рабочего места СЭД для многих категорий пользователей. Оно должно допускать удаленную работу с применением смартфонов и планшетов как в режиме онлайн, так и в офлайне и обладать максимально дружелюбным интерфейсом. Интерес к таким решениям и спрос на них сейчас максимальный.

Совсем недавно основной задачей СЭД был контроль исполнения документов с целью повышения исполнительской дисциплины и существовало негласное мнение, что СЭД — это что-то для канцелярии, не более того. Но сегодня все более расширяется круг руководителей, которые сознают, что в СЭД должны быть включены все сотрудники, так или иначе работающие с документами, и именно от этого зависит эффективность применения данной информационной системы. Об этом говорит Евгений Радашкевич, добавляя: “Появление в СЭД такого модуля, как автоматизированное рабочее место руководителя, которое дает ему возможность отслеживать ход деятельности своей организации, очень сильно меняет отношение руководства, ведь помимо простого слежения СЭД дает возможность оперативного реагирования, подготовки необходимых управляющих документов”.

Интеграции СЭД с другими компонентами КИС

По мере вовлечения СЭД в бизнес-процессы организаций и повышения потребности в использовании электронного документооборота растет необходимость в их интеграции с другими системами для обеспечения сквозных процессов. Это тем более важно при создании сквозных бизнес-процессов, в которых СЭД является одним из ключевых компонентов.

Соглашаясь с этими базовыми тезисами, Дмитрий Шушкин говорит, что подходы к интеграции СЭД с другими компонентами КИС разные и сильно зависят от задач, а также от той наследованной инфраструктуры, которая была на момент начала внедрения или интеграции систем электронного документооборота. При этом типичной проблемой для организаций становится отсутствие внутреннего стандарта на интеграцию между собой различных информационных систем, в результате чего решения получаются “лоскутными” (каждый раз решение о формате/способе интеграции принимается отдельно). Некоторые решают эту проблему путем выбора единой платформы для разного класса систем от одного поставщика. Однако здесь есть ряд сложностей. Во-первых, далеко не всегда разные классы систем от одного вендора хорошо интегрированы между собой, хотя и имеют одинаковый бренд (на ИТ-рынке активно идут процессы слияния и поглощения). Во-вторых, заказчик в данном случае в какой-то степени становится заложником вендора. Поэтому наиболее правильное решение — определиться со своей собственной стратегией развития, и если количество систем будет расти, то сформировать единый формат их взаимодействия и требовать от вновь подключаемых систем соответствия этому корпоративному стандарту. Опираться на стандарты рынка в такой ситуации не всегда возможно, поскольку далеко не во всех сегментах они являются общепринятыми, считает г-н Шушкин.

По мнению Константина Синюшина, наиболее актуальными сегодня являются задачи интеграции СЭД с банковскими и страховыми, ERP- и EAM- (управление активами предприятия) системами, а также со средствами криптографической защиты информации и криптографической аутентификации пользователя и проверки подлинности документов. Для ECM-платформ возникает спрос на комплексные программно-аппаратные архивные системы, сочетающие в себе программные и аппаратные средства управления хранением и поиском, а также зачастую уничтожением информации по истечении срока хранения и, главное, ее защитой от изменения или удаления в течение данного срока. Он отмечает, что все более востребованными становятся единые комплексные системы потокового сканирования и извлечения данных из СЭД от одного производителя, что обеспечивает существенно большую степень интеграции на уровне пользовательской эргономики и технического превосходства — прежде всего когда речь идёт о централизованном управлении процессом распределенного сканирования и архивирования. “Чем выше комплексность базовой платформы, тем меньше возникает проблем и при интеграции, поэтому мы в ЕМС редко сталкиваемся с какими-либо достойными глубокого анализа проблемами вокруг интеграции”, — добавил г-н Синюшин.

Связь СЭД с другими компонентами КИС проявляется как на уровне общей нормативно-справочной информации, так и в виде более тесного взаимодействия компонентов с помощью документов и даже в рамках единых бизнес-процессов. Обращая внимание на этот момент, Александр Безбородов подчеркивает, что возможность интеграции СЭД с другими частями КИС является ключевым вопросом внедрения и часто определяет для заказчика выбор того или иного продукта. Для решения таких задач СЭД должна поддерживать современные технологии интеграции корпоративных информационных систем и обладать большим набором готовых механизмов интеграции с популярными приложениями. При этом нужно понимать, что проекты по интеграции компонентов КИС весьма сложны со всех точек зрения — и с прикладной, и с технологической. Большим подспорьем в решении интеграционных задач служит использование лучших практик интеграции, рекомендованных поставщиком, и единой платформы для всех ключевых корпоративных приложений.

Сергей Бушмелев говорит о том, что спектр вопросов интеграции зависит от специфики организации. При внедрении СЭД на крупных промышленных предприятиях наиболее часто приходится интегрироваться с ERP- и другими учетными системами. Но при этом перед внедренцами возникает ряд проблем. Первая сложность заключается в том, что несмотря на тенденцию объединения групп пользователей ECM- и ERP-систем, каждая такая группа работает со своим набором реквизитов одних и тех же транзакций. Сразу возникают вопросы безопасности: например, в СЭД возникает необходимость скрывать часть реквизитов договора, доступных пользователям учетных систем. Другая проблема связана с синхронизацией данных. Не всегда возможна однонаправленная синхронизация данных из одной системы в другую, так как они заполняются и изменяются одновременно в нескольких системах. Различается не только набор реквизитов, но и сам набор данных. В каждом проекте приходится решать эту задачу по-своему.

Для рядовых пользователей вопрос удобства использования и доступности информационных сервисов во многом является определяющим, подчеркивает Дмитрий Лактионов. Именно поэтому интеграция СЭД в КИС должна быть как можно более полной и “бесшовной”, такой, чтобы пользователь мог и не задумываться, что работает с сервисами СЭД или других приложений. Технологические подходы к интеграции могут быть разнообразные — это и использование традиционных интеграционных модулей (которыми обладают многие системы), и интеграция через сервисные шины, и интеграция в рамках единых порталов. Выбор интеграционной стратегии — один из важнейших вопросов функционирования информационных систем, так как если в организации подобная стратегия отсутствует, то зачастую мы вынуждены решать интеграционные задачи индивидуально для каждой ИС, что приводит к дополнительным трудозатратам и снижает управляемость решений в целом.

“С задачей интеграции ECM/СЭД-систем мы сталкиваемся практически в каждом втором проекте, — рассказывает Георгий Подбуцкий. — Это вполне логично, так как решения данного класса живут не абстрактно, а все более глубоко интегрируются в корпоративную информационную систему. Спектр системы, с которыми происходит сейчас интеграция, очень широк: это и электронные архивы, и финансовые системы, и кадровые продукты, и CRM, и специализированные отраслевые приложения. Для органов власти требуется интеграция СЭД с системой межведомственного электронного документооборота (МЭДО). Каких-то существенных проблем в проектах интеграции мы не встречали”.

По мнению Евгения Маркова, чаще всего СЭД интегрируется с учетными системами. Это прежде всего системы автоматизации бухгалтерии, бюджетирования и управленческого учёта. Интеграция с ними позволяет добавить “сухому” документообороту “живых” цифр, не разделяя формальное согласование документов и урегулирование касающихся их финансовых условий. Актуальна и интеграция с CRM, поскольку закупки и продажи неминуемо генерируют огромную массу документов. Иногда возможна интеграция с системами управления производством или проектированием, но этот шаг оправдан лишь в некоторых отраслях, в то время как соединение с финансовыми системами и системами управления продажами встречается повсеместно.

При построении интегрированных процессов компании получают заметный выигрыш, но при этом имеется и целый ряд проблем. Говоря о встречающихся трудностях, Владимир Андреев в качестве примера приводит такие задачи, как построение единого справочного пространства, интеграция механизмов поиска информации, создание единых средств навигации и классификации данных, интеграция сквозных процессов и пр. К сожалению, пока не имеется единственного и универсального способа решения всех этих проблем. Однако определенные сдвиги в отрасли происходят: формируются отраслевые стандарты — в частности, интерфейс CMIS, обеспечивающий универсализацию доступа к корпоративному контенту, а также новая спецификация MoReq 2010, формирующая общую архитектуру и модель реализации системы управления записями. Но несмотря на описанные трудности, интеграция корпоративных процессов — важнейший тренд отрасли, позволяющий создать на предприятии предпосылки к оптимизации бизнес-процессов, радикальному повышению их эффективности и реализации концепции управления знаниями. Одним из важнейших для СЭД-отрасли в целом, безусловно, является вопрос формирования общих моделей и разработки стандартов взаимодействия систем, но тут, к сожалению, пока можно отметить весьма низкую степень воздействия госорганов и консолидации сообщества разработчиков и пользователей СЭД.

Вадим Ипатов считает, что самое существенное препятствие в реализации интеграционных проектов представляют их сложность и уникальность и, как следствие, большая стоимость. Наиболее очевидной интеграционной задачей является построение сквозных процессов, в которых каждый участник (включая информационные системы) выполняет свои привычные функции в привычной среде, а сопровождающие процесс документы сохраняются там, где это необходимо. Выстроить и описать такие процессы довольно сложно, а необходимость их адаптации для соответствия внутренним и внешним изменениям существенно ограничивает область применения таких технологий. Тем не менее предоставление сервисов СЭД другим системам остается наиболее интересной интеграционной задачей. Не менее актуальная задача — консолидация информации, хранящейся в различных системах управления документами, которые функционируют на предприятии параллельно и имеют разных владельцев.

Александр Карнаухов обращает внимание на то, что на практике применяются различные формы интеграции систем — от интеграции данных до интеграции технологий.

При формировании “Электронного правительства” в органах государственной власти взаимодействие с другими СЭД федерального, регионального и муниципального уровней реализуется в основном в рамках МЭДО и СМЭВ (системы межведомственного электронного взаимодействия). Проблемные интеграционные моменты конечно же возникают и касаются главным образом создания комфортных условий для работы пользователя как на уровне интерфейса, так и на уровне функционирования систем. При этом накопление информации, безопасное её хранение и использование, а также своевременная актуализация являются определяющими моментами в вопросах востребованности и эффективности информационных систем.

Облачные модели и аутсорсинг для СЭД

В целом все наши эксперты согласны с нем, что облачные модели в сфере документооборота будут все более востребованы.

Рассуждая о применимости аутсорсинга для автоматизации документооборота, Евгений Радашкевич отмечает, что мнения об эффективности такой модели аутсорсинга сильно расходятся. Первая точка зрения говорит о том, что главное преимущество аутсорсинга заключается в более качественном и менее затратном выполнении переданной функции. Более высокое качество обеспечивают работающие в аутсорсинговой компании высокооплачиваемые профессионалы, которые имеют большой опыт по данной проблематике. Далее все идет по нарастающей: чем больше специализация — тем проще управление, чем лучше управление — тем дешевле весь процесс. Таким образом, издержки при аутсорсинге становятся ниже, чем при самостоятельном выполнении соответствующей функции. Вторая точка зрения обращает внимание на то, что наличие у сторонней организации высокооплачиваемых профессионалов не позволит отделаться малыми деньгами. Третья точка зрения такова: снижение издержек является важным побудительным фактором к аутсорсингу, но нельзя прибегать к нему с единственной целью сэкономить. Основная задача — не заниматься непрофильным бизнесом и тем самым снять с компании связанные с этим заботы. Четвертая точка зрения делает акцент на том, что всегда можно добиться экономии за счет передачи ИТ-задач любому, кто сделает это дешевле. Но на ИТ приходится только небольшая часть расходов, которые несет компания. Ущерб от плохого управления аутсорсингом всегда будет превышать потенциальные выгоды от предполагаемого сокращения расходов на ИТ.

Эксперт отмечает, что полная передача управления документами на аутсорсинг в России не практикуется, однако начался и активно развивается процесс передачи отдельных этапов и операций. Важно и то, что однозначно ответить на вопрос применимости аутсорсинга невозможно, необходим анализ, в котором будут учтены индивидуальные особенности конкретной организации: вид деятельности, передаваемой на аутсорсинг, уровень цен, наличие на рынке необходимых специалистов, ставки налогов, технологические факторы и т. д. Но несмотря на все сложности, при соблюдении определенных условий успешное и выгодное применение аутсорсинга при организации электронного документооборота вполне возможно.

Касаясь темы облачных моделей, Дмитрий Шушкин говорит о том, что как и в случае других информационных систем, активно растет применение частных облаков, поскольку это удобный способ использования своей инфраструктуры и её администрирования. В то же время публичные облака все еще не столь востребованы среди крупных организаций. Дело в том, что документооборот — важная составляющая бизнеса, это часто конфиденциальная информация, которой компании не готовы делиться. Именно поэтому риски, потенциально существующие при размещении такой информации вне своих информационных пространств, какое-то время еще будут пугать крупные организации и удерживать их от перехода на такие модели. Небольшие и средние компании, для которых поддержка своей внутренней инфраструктуры часто оказывается дороже, все чаще будут идти в сторону использования облачных моделей.

Анализируя международный опыт, Дмитрий Лактионов резюмирует, что на Западе облачно-аутсорсинговые подходы используются давно и успешно. И это могут быть самые разные схемы реализации — от частного облака, предоставляющего доступ к программным сервисам, до работы внешней аутсорсинговой компании, дающей доступ к инфраструктурным или платформенным сервисам. И это вполне логичный шаг со стороны предприятий, желающих нормализовать технологии по работе с документами или уйти от непрофильной деятельности. В России такие вопросы только начинают подниматься, и во многом они зависят от готовности самих компаний, государства и законодательной базы.

Георгий Подбуцкий также отмечает, что несмотря на “модность” облачных технологий, крупные заказчики да и рынок в целом пока лишь присматриваются к этой модели. Безусловно, возможность получить доступ к ECM-системе как к сервису имеет немало преимуществ, и зарубежный рынок все активнее приобретает бизнес-приложения по модели SaaS. Российские производители уже готовы предложить несколько вариантов решений SaaS для управления корпоративными документами. Сегодня наибольший интерес к такого рода решениям проявляют компании малого бизнеса, что вполне логично — почему бы фирме из одного-двух десятков сотрудников, желающей наладить организованное управление документами, не использовать модель SaaS, которая полностью снимет проблемы, связанные с сопровождением системы. Однако учитывая рост интереса к облачным сервисам, надо допустить, что в трёх-пятилетней перспективе и крупные компании, изучив уже появившийся рыночный опыт, будут готовы использовать модель SaaS для бизнес-приложений и в том числе для ECM-систем.

По мнению Евгения Маркова, документооборот наравне с системами управленческого учёта — это последние динозавры, которые все равно падут в неравной борьбе с облаками. Причина такого запаздывания при переходе к облачным моделям заключается в том, что в этих двух сферах таится наибольшее количество внутрифирменных секретов, и подсознательно руководители стремятся консолидировать на своей стороне все данные, касающиеся документооборота и управленческого учёта.

Владимир Андреев уверен, что облачные стратегии — неотвратимое будущее развития отрасли. Повышение эффективности использования ресурсов в данной модели настолько радикально, что будет двигать отрасль в эту сторону. Однако процесс этот не быстрый, и для разных типов бизнеса можно ожидать различные стратегии такой оптимизации. Например, для маленьких компаний уже в ближайшее время вероятно появление большого количества ИТ-сервисов, предоставляемых в основном посредством различных (возможно, интегрированных, что пока является проблемой) SaaS-приложений. Для среднего сегмента бизнеса предпочтительнее оказывается модель PaaS, а для крупных компаний это скорее всего будет модель создания приватных облаков и аутсорсинга ИТ-сервисов. При этом не исключено применение смешанных моделей. В России, как ни странно, именно государственные органы могут стать новаторами в области облачных сервисов, поскольку внедрение их для большого количества региональных госорганов управления с общей структурой бизнес-процессов, органичными централизованными бюджетами и высокой степенью управляемости может быть весьма оптимально.

“На протяжении ряда лет модель SaaS рассматривалась как одна из самых перспективных тенденций именно по отношению к ЕСМ/СЭД, при этом данная модель до сих пор остается только тенденцией, — говорит Вадим Ипатов. — В первую очередь она рассматривается в качестве простого способа сократить затраты на ИТ, сократить и упростить процедуру внедрения и повысить отдачу. Но на практике оказалось, что затраты на публичные сервисы могут быть сравнимыми со стоимостью владения собственными приложениями. И не только в долгосрочной перспективе. Как справедливо отмечается в исследовании, проведенном компанией Corporate Executive Board, при сравнении затрат всегда рассматривается сценарий старта нового приложения. Но в жизни намного чаще должен происходить перенос существующих приложений в публичные облака. И при этом возникают существенные стартовые затраты от миграции приложений и данных до утилизации оборудования и софта. Поэтому многие компании связывают свои “облачные” планы с планами замены оборудования”.

Продолжая свои рассуждения на облачную тему, г-н Ипатов отмечает также, что необходимость адаптации сервисов (особенно в области документооборота и управления документами) под специфические нужды конкретной компании также выравнивает затраты и сроки при внедрении по модели SaaS и традиционном внутреннем внедрении. Теоретически крупный SaaS-провайдер должен уметь обеспечивать более высокий уровень безопасности, чем внутренний персонал организации-потребителя. Но на практике провайдеры в своих контрактах не торопятся принимать на себя всю полноту ответственности за защиту информации и стараются переложить риски на клиента. Должно пройти еще немало времени, чтобы провайдеры и подписчики наработали опыт разделения ответственности и чтобы накопилось достаточно прецедентов. Кроме того, большие сомнения связаны с тем, будет ли сервис-провайдер по-прежнему заниматься своим бизнесом через несколько лет. Если данные хранятся за пределами защищенного периметра, они не находятся под полным контролем. А ИТ-менеджеры предпочитают полный контроль. Но в целом можно сказать, что в настоящее время большинство предприятий экспериментирует с публичными облаками на таких приложениях, где требования к безопасности и охране персональных данных не высоки. Хотя SaaS и готова к использованию на предприятиях, всё же она не осваивается теми темпами, из которых до сих пор исходили некоторые эксперты.

С этим тезисом согласен и Александр Карнаухов: “Облачные модели использования СЭД в российском бизнесе пока распространены слабо, а в органах власти их практически нет. В основном это можно объяснить элементарным недоверием к безопасности и надежности предлагаемых сервисов. Тем не менее потенциал для их более массового использования есть, особенно в секторе малого и среднего бизнеса, и по мере устранения противоречий между заказчиком и поставщиком российский рынок облачных моделей будет расти”.

Константин Синюшин отмечает, что ведущие мировые поставщики уже выпускают продукты для поддержки облачного документооборота и архива, а также облачного сканирования. На российском рынке они уже могут быть вполне востребованы, по крайней мере для построения так называемых корпоративных облаков и облаков ведомственных. Но кто знает — возможно, через несколько лет мы будем говорить уже о полноценном и открытом для всех желающих облачном сервисе национального масштаба.

Технологический уровень современных аппаратных и программных комплексов вполне позволяет перенести СЭД и другие компоненты КИС в облака, считает Александр Безбородов. Но при он отмечает и то, что использование облачных технологий повышает требования к безопасности контента, к технологиям ограничения доступа, шифрования данных и применения ЭЦП.

“Прогресс в области облачных вычислений во многих случаях уже сегодня делает экономически эффективной модель размещения СЭД в облаке и предоставления организациям соответствующих услуг по их использованию”, — уверен Владимир Баласанян, подчеркивающий при этом, что здесь очень многое определяется инициативами государства. В частности, деятельность Минкомсвязи и “Ростелекома” по организации облачных механизмов для предоставления электронных услуг должна сыграть огромную стимулирующую роль в переходе к использованию облачных СЭД как в государственных, так и в коммерческих организациях. Все это, в свою очередь, потребует модернизации СЭД, возможно серьезной, в том числе появления нового поколения СЭД, ориентированных на облачно-мобильные решения.