Компания “ЛЕТОГРАФ” объявила о создании электронного архива города Кызылорда, одного из областных центров Казахстана.
Как сообщается, ранее местные архивы города были представлены в бумажном виде, что препятствовало оперативному поиску требуемого бумажного архива из большого количества документов. Чтобы оптимизировать работу с документами архива, а также устранить издержки связанные с износом бумажных документов, было принято решение осуществить перевод бумажного архива в цифровой формат.
В результате анализа представленных на рынке решений и оценки их преимуществ местное управление выбрало компанию “ЛЕТОГРАФ” — поставщика одноименной системы управления документами. В ходе проекта был осуществлен монтаж аппаратного обеспечения: сканеров для нерасшитых документов, документных сканеров формата А3, сканеров штрих-кодов и принтера этикеток, был установлен мощный сервер с дисковым хранилищем размером 4 ТБ.
Как сообщается, на данном этапе внедрения система позволяет решать следующие основные задачи:
- Ведение номенклатуры дел (в том числе на основе принятой в каждом из фондов классификации и номенклатуры), формирование печатных форм, разграничение прав доступа.
- Формирование и оформление дел, в том числе поточное сканирование документов дела.
- Управление архивом, в том числе формирование отчетных форм и топографирование документального фонда.
- Поиск дел и документов (по реквизитам регистрационных карточек, по другим поисковым запросам).
“По нашим прогнозам, после завершения перевода всего фонда в электронный вид, хранилище архива будет подключено напрямую к информационной системе ЦОН, что позволит сократить скорость получения гражданами любой справки или копии документа до нескольких минут”, — рассказывает начальник управления архивов и документации Кызылординской области Гайнулла Жаркынбаев.
