Довольно долгое время проблемы управления документами в нашей стране сводились к вопросам использования СЭД для организационно-распорядительного документооборота (ОРД). Но в последние годы круг задач автоматизации в этой сфере быстро растет, и предприятия теперь все чаще сталкиваются с необходимостью применять ИТ для управления более широким спектром различных информационных ресурсов предприятия, в том числе используя стратегию управления корпоративным контентом (ECM).
Но в этой связи перед компаниями сразу встает целый ряд новых проблем. Одна из главных — выбор решения для выполнения такой автоматизации. Точнее, даже не решения, а общего подхода. Ведь часто выясняется, что продукт, использовавшийся для ОРД, для выполнения более широкого круга задач не очень подходит. И тут возникает вопрос: выбирать для каждой новой задачи какой-то подходящий для нее инструмент или же установить в компании некоторую единую платформу управления контентом (ECM), которая могла бы выполнять все задачи по мере их появления.
Важные аспекты перехода российских компаний к решению комплексных задач управления документами рассматривались год назад в обзоре “Российский путь от СЭД к ECM”. Сейчас мы решили продолжить начатый тогда разговор.
Подходы к реализации конкретных проектов
Обсуждая эту тему, мы предложили, в частности, рассмотреть такой вопрос: что лучше использовать — вертикальные решения на базе универсальных платформ или специализированные продукты, заточенные именно под эти задачи? Интересно было также узнать, каков в России уровень “уникальности” проектов с учетом специфики клиентов.
По мнению вице-президента, директора департамента продуктов для ввода данных компании ABBYY Арама Пахчаняна, в России в целом представлен весь спектр подходов, проекты реализуются на основе и платформ, и специализированных продуктов, при этом трудно сказать, какой вариант лучше. “На практике, — говорит г-н Пахчанян, — очень часто адаптация специализированного продукта под нужды заказчика оказывается дороже, чем изготовление решения на основе универсальной платформы. Некоторые российские поставщики систем уже вывели на рынок специализированные решения, построенные на той же платформе, что и их основной продукт. Так что в некотором смысле эти два подхода у них смыкаются в один”.
“У любого подхода есть как минусы, так и плюсы”, — отмечает генеральный директор компании “ЭОС Софт” Андрей Козлов. На базе универсальных платформ можно создать всё что угодно — от модификации функционала до настройки внешнего вида. Но если в стоимость еще можно вписаться, то соблюсти сроки будет тяжело, поскольку нет предела совершенству. С другой стороны, полагает г-н Козлов, нельзя забывать и про лучшие практики. Такие системы, возможно, менее настраиваемы, но с их помощью снижаются риски сдвига сроков выполнения проекта. Что касается специфики клиентов, то она, конечно, есть. Однако, если говорить про рынок СЭД, то конкуренция на нем настолько высока, что вся возможная специфика, как правило, уже реализована в системах. По словам г-на Козлова, она может быть реализована явно, спрятана в настройки, иногда потребителю может быть предложено самому реализовать свои специфические потребности с использованием внутреннего языка системы без применения средств программирования и с использованием внутреннего механизма создания и редактирования процессов.
ИТ-аналитик компании DIRECTUM Сергей Бушмелев согласен с тем, что в теоретической плоскости спор на эту тему можно вести бесконечно: у каждого подхода есть свои преимущества и недостатки. На практике же наблюдается также ситуация, когда ECM-решение используется и для автоматизации учетных задач. “Успешно решив какую-нибудь задачу, относящуюся к управлению неструктурированным контентом, — говорит г-н Бушмелев, — заказчик порой высказывает желание решать при помощи ECM-системы задачи, которые чисто теоретически должны решаться с использованием учетных систем. Объясняется это отчасти тем, что, по мнению заказчика, раз неструктурированные (читай — “человекочитаемые”) документы лежат в ECM-системе, то пусть там же находятся и связанные с ними структурированные данные. Что еще раз подтверждает мысль о том, что деление корпоративных информационных систем на классы, а контента на структурированный и неструктурированный — вещь довольно условная”.
“Выбор решения определяется бизнес-процессом, лидирующим по степени важности для бизнеса, — считает директор департамента корпоративных систем компании “Ай-Теко” Евгений Радашкевич. — Если это вертикаль управления, характерная для большинства госструктур, то необходимо решение, обеспечивающее традиционные схемы документооборота. Специфическое решение, которое даст наибольшую отдачу после внедрения, выбирается по результатам экспертизы, определяющей важность бизнес-процессов для бизнеса. В связи с этим такое большое значение придается этапу предпроектного обследования бизнес-процессов заказчика. Многие компании ограничиваются описанием схем бизнес-процессов, иногда даются рекомендации по реинжинирингу, но для выбора решения этого бывает недостаточно”. Он также обращает внимание на то, что российские клиенты, несмотря на стандартизацию даже канцелярских процессов, как правило, претендуют на специфические решения. Поэтому универсальные решения чаще применимы для пилотных проектов, а уже на этапе развития, когда на практике выявились несоответствия, целесообразна кастомизация. Кастомизация в большей степени удовлетворяет пожелания заказчика, но делает реализацию проекта более продолжительной по времени и более затратной, поскольку на практике приоритеты в требованиях часто меняются по сравнению с заявленными на этапе анализа.
Руководитель отделения систем документооборота департамента корпоративных систем управления IBS Алексей Романов отмечает такой парадокс: основные процессы делопроизводства мало отличаются от компании к компании, что связано с наличием ГОСТов, но при этом одинаковых проектов СЭД нет. Даже в случае тиража в рамках холдинга зачастую происходит донастройка решения для конкретной компании. Правда, новое поколение продуктов позволяет проводить такую настройку силами администратора системы, без привлечения программистов. По мнению г-на Романова, советы по выбору платформы разумно давать исходя из масштабов компании. Среди небольших фирм при выборе системы СЭД наблюдается “разброд и шатание”. Преобладает подход “взять простое решение и внедрить его дешево”. Некоторые пробуют использовать бесплатные продукты и сервисы. Компании покрупнее выбирают из коробочных продуктов. Скажем, для организации, которая использует “1С:Бухгалтерию”, вполне логично взять СЭД того же производителя, и такая связка у них быстро заработает. Для более крупных компаний с численностью сотрудников от 500 человек и более для создания системы документооборота нужно использовать серьезные промышленные платформы и обращаться к интегратору для ее внедрения.
“Внедрение вертикальных решений на базе универсальных платформ является, на наш взгляд, единственно правильным способом реализации конкретных проектов”, — уверен региональный директор по продажам в странах СНГ компании OpenText Михаэль Кухарски. Поясняя этот тезис, он говорит о том, что, приобретая платформу, заказчики приобретают в первую очередь гибкость, которая дает им возможность реализовать конкретный проект в конкретные сроки и за конкретные деньги. В то же время они сохраняют за собой возможность в любой момент дополнить конкретное решение по мере появления новых инициатив и требований. Платформам, как правило, присущи модулярность, масштабируемость, адаптируемость. Начиная автоматизацию таких конкретных рабочих процессов, как ОРД или управление служебными записками, можно довести автоматизацию до такого уровня, что утверждение определенных документов будет происходить, к примеру, через мобильные устройства, потому что платформа предусматривает такие функции.
Для реализации конкретных проектов, если их больше одного, всегда важно использовать именно ЕСМ-платформу как основу для создания прикладных СЭД, считает генеральный менеджер подразделения Information Intelligence Group компании “EMC Россия и СНГ” Константин Синюшин. Если же речь идет о принципиальной постановочной ограниченности одной предметной областью, важными параметрами для перевода разговора с СЭД на ЕСМ обычно бывают масштабируемость, распределенность, централизация или гибкость системы, на которых гораздо более сильно сконцентрированы разработчики классических универсальных ЕСМ-платформ. Он отмечает также, что лидирующие ЕСМ-разработчики представляют не только собственно платформы, но и преднастроенные шаблоны для решения разных бизнес-задач вместе с графическими интерфейсами настройки и конфигурации, что существенно снижает трудоемкость и риски внедрения с нуля на основе программирования — пусть даже с использованием ЕСМ-платформы.
Кроме того, для очень консервативных предметных задач есть, как правило, большое количество партнерских решений, которые дают требуемую функциональность практически из коробки, но за счет использования внутри ЕСМ-платформы, говорит г-н Синюшин. Эти коробочные решения гарантированно устойчивы и, главное, отчуждаемы от разработчиков, чего почти никогда нельзя встретить при разработке с нуля без применения индустриальной EСМ-платформы. Это примерно равные категории сегментации рынка СЭД на основе ЕСМ-платформ: партнерские коробочные решения, платформа с набором преднастроек на предметную область и быстрая графическая настройка на базе ЕСМ без программирования.
По мнению Константина Синюшина, сегодня программирование на заказ на основе ЕСМ для большинства лидирующих вендоров — исчезающий вид спорта. В то же время он отмечает, что заказчики почти не готовы подстраивать свои бизнес-процессы под возможности продуктов, если это не связано с естественной оптимизацией ранее неэффективно устроенных, но не находящих иного программного решения процессов. Поэтому коробочный сегмент так называется очень условно — в нем тоже многие вещи настраиваются, просто их настройка происходит в меньших пределах, что вполне реально для узкой и консервативной предметной области, например, для управления административными документами компании.
Менеджер по ECM-решениям IBM в России и СНГ Дмитрий Лактионов уверен, что если говорить о крупных и средних российских компаниях, то многие из них уже прошли стадию “лоскутной автоматизации”, когда даже схожие задачи в различных подразделениях могли решаться при помощи различных “специализированных” решений. Компании начинают понимать ценность наличия актуальной и доступной информации, которое достигается только в рамках единого информационного пространства. Это приводит их к выбору платформенного подхода. И здесь нет локальной специфики — этим же путем шло множество западных организаций, может быть, немного раньше.
Универсальные платформы имеют то преимущество, что позволяют постепенно осваивать все новые и новые области документирования деятельности, начиная с решения наиболее критических задач и добавляя новые по мере “взросления”. Отмечая этот момент, заместитель генерального директора по развитию бизнеса компании “ИнтерТраст” Вадим Ипатов далее говорит о том, что при этом складывается набор независимых прикладных модулей (которые часто могут быть адресованы разным подразделениям и службам), тем не менее тесно связанных с развитыми общими сервисами и справочниками и имеющих единую систему хранения, управления доступом, защиты информации и т. д. Узкоспециализированные же решения обычно выбирают, когда нужно очень быстро закрыть животрепещущие проблемы, а решение других задач либо вообще не предполагается, либо имеет неопределенную перспективу. В случае, если стартовые затраты при этом невелики, данный подход позволяет безболезненно перейти при необходимости на другое решение с более широкими и гибкими возможностями. И все же, считает г-н Ипатов, независимо от выбранного варианта, если модификация прикладной (функциональной) составляющей базового решения сложна и требует привлечения больших ресурсов, со временем использование системы становится невозможным, особенно для крупных организаций, в которых уровень индивидуальности деловых процессов может быть очень велик.
Первый заместитель генерального директора ОАО “Центр компьютерных разработок” Сергей Крупцов подчеркивает, что одинаковых проектов практически не бывает даже в одной отрасли или сфере деятельности: “Мы в своей практике в большей степени работаем с государственным сектором. И нам приходится сталкиваться с различными вариантами решений для органов власти. Ранее (в начале — середине 1990-х) преимущественно предлагались специализированные продукты, заточенные под конкретного заказчика, которые пытались тиражировать на другие аналогичные структуры, но без их адаптации, доводки дело не обходилось. Затем, с начала 2000-х, отмечался всплеск интереса к решениям на базе универсальных решений, основанных на использовании преимущественно западных платформ. С конца 2000-х, на наш взгляд, наметился сдвиг в сторону совместного применения и тех и других решений”. Далее он обращает внимание на то, что со второй половины 2000-х в органах государственной власти все более остро начал вставать вопрос межведомственного информационного взаимодействия (обменов), для которого использование апробированных “транспортных” решений более чем оправданно. Специализированные продукты, заточенные под конкретные задачи, конечно же, удобнее при внедрении и эффективнее в процессе эксплуатации. Но разнообразие проектов столь велико, что создавать только специализированные продукты нереально. Поэтому выбор того или иного решения для реализации конкретного проекта зависит от многих факторов: от уникальности проекта, планов заказчика, от, наконец, выделяемого бюджета”.
С этим мнением согласен и первый заместитель генерального директора компании “АйТи. Информационный менеджмент” Георгий Подбуцкий: “Для реализации конкретных проектов необходимо выбирать подходящие именно для этих проектов решения и продукты. Всё определяется спецификой отдельно взятого проекта и заказчика. На настоящий момент отсутствует тенденция перехода на какую-то единую ECM-платформу для решения всех задач, связанных с неструктурированной информацией”. Далее он отмечает, что, как правило, даже мощные ЕСМ-платформы используются для решения отдельных задач. У информационной системы есть свой жизненный цикл, и любые процессы, протекающие в организации, идут в ней с разной скоростью, меняют структуру, приоритетность, особенно в коммерческих предприятиях. Здесь не приходится рассчитывать на то, что в результате этих разнонаправленных и равноскоростных процессов будет формироваться какая-то единая ЕСМ-платформа, охватывающая все аспекты.
Конечно, говорит г-н Подбуцкий, можно выделять общие стандартные моменты для большинства предприятий, например, в определенной отрасли. Однако важно понимать, что предметная область уникальна и имеет серьезные отличия в разных организациях. Отсюда и следует вопрос об уникальности конкретных проектов. Уровень уникальности, а именно уровень специфики заказчиков, действительно очень высок. Это связано с тем, что даже одни и те же бизнес-процессы в разных организациях протекают по-разному.
Георгий Подбуцкий подчеркивает также, что уникальность проекту придает автоматизация именно специфических бизнес-процессов заказчика, а не стандартных унифицированных и жестко регулируемых извне (бухгалтерский, финансовый, кадровый учет). Здесь степень внешней регламентации очень высока и нет места для рождения какой-то индивидуальной специфики. Уникальность проектов начинает зарождаться и развиваться по мере снижения влияния внешних регулирующих органов. Пример — такие важные для повышения эффективности работы организации, но практически не регламентируемые государством бизнес-задачи, как управление знаниями, проектное управление и др.
Заместитель генерального директора компании “АстроСофт” Ольга Яковенко считает, что, если проект квалифицируется как внедрение СЭД, то чаще всего возможно применение универсальных решений с расширенным инструментарием по настройке бизнес-процессов и реквизитного состава хранимых документов. В этом случае для государственных и коммерческих организаций могут применяться идентичные решения, что и происходит на рынке. Но когда речь идет о классической ЕСМ-системе, то каждый проект становится уникальным. В зависимости от текущих задач управления организацией (а в каждой из них они свои) потребность в информации конкретного состава очень специфична. Система накопления и доставки необходимой для бизнеса информации становится конкурентным инструментом, а значит, идентичности в разных компаниях быть не может.
Ссылаясь на свой опыт, президент компании “ДоксВижн” Владимир Андреев подчеркивает, что создание системы автоматизации процессов обработки документов — задача комплексная и весьма нетривиальная. Ведь речь идет именно о системе, то есть о наборе интегрированных приложений, реализующих весь комплекс задач управления документами. В любой более-менее крупной организации этих задач довольно много, они достаточно разнообразны и специфичны для конкретной компании, так как отражают специфические методы и процессы управления. В комплексной СЭД сочетаются как относительно простые типовые процессы, которые могут быть автоматизированы готовыми коробочными решениями, так и сугубо специфичные для данной организации задачи. Г-н Андреев считает, что цель внедрения СЭД заключается в создании общей платформы для интеграции всего разнообразия автоматизируемых процессов в единую систему. Типовые решения в чистом виде могут быть приемлемы только в относительно небольших компаниях или при решении отдельных “частных” задач в случае, когда компания не задумывается о построении комплексной СЭД.
Готовые решения или заказные проекты?
По мнению Дмитрия Лактионова, на практике о существовании готовых решений можно говорить, имея в виду только очень простые задачи. Но для многих задач, связанных с ECM/СЭД, зависимость от индивидуальных особенностей конкретной организации очень сильна, что в случае коробочного решения порождает необходимость внесения изменений и доработок, которое обычно растягиваются на годы и может столкнуться с ограничениями, накладываемыми исходным решением. В этой ситуации гораздо важнее наличие гибкого инструментария, способного быстро и просто реализовывать функционал, необходимый для решения конкретных бизнес-задач, что не отменяет наличия в системе базовых шаблонов и прототипов, которые могут быть использованы в качестве отправной точки. Тенденцией последних лет является то, что многие возможности по кастомизации решений становятся доступны на уровне самих бизнес-пользователей. Всё это существенно повышает эффективность работы и весьма ощутимо сокращает сроки внесения изменений.
Ссылаясь на доступную статистику, Алексей Романов делит наш рынок на два сегмента: российские продукты, которые можно назвать коробочными, и решения, созданные на базе западных промышленных платформ. По его оценкам, если считать по сумме продаж лицензии, эти сегменты примерно равны. Но если считать по объему консалтинга, то второй сегмент значительно более емкий просто в силу того, что такие платформы используются именно для построения систем под требования компаний. Тем более, что они изначально рассчитаны на интеграцию в среду компании и обеспечение тесного взаимодействия с другими системами.
Арам Пахчанян говорит о том, что разные сегменты рынка ориентированы на различные подходы: “Сегмент средних и даже среднекрупных предприятий, а также госсектор чаще выбирают готовые решения. В то же время крупные корпорации почти всегда предпочитают заказные проекты, потому что при их объеме внедрений этот подход оказывается экономически более оправданным и приносит больший эффект от вложений”.
С ним в целом согласен Сергей Бушмелев: “СЭД — это только средство, а не самоцель. Поэтому трудно говорить, к какому выбору склоняются чаще: готовому или заказному решению. Всегда были те, кто только начал упорядочивать документооборот и поэтому готов изменять свои процессы под систему и ее лучшие практики. Всегда были те, кто уже хорошо организован и нуждается именно в автоматизации, — такой заказчик почти всегда приходит к использованию платформ и гибко кастомизируемых систем в силу специфики своих процессов”.
А вот Михаэль Кухарски уверяет, что тренд на сегодняшний день идет однозначно в сторону использования стандартных готовых решений: “Иначе решения крупных вендоров не пользовались бы такой популярностью на рынке. При этом, однако, нельзя забывать, что решения о подобных внедрениях принимаются людьми в соответствии с политикой и инициативами руководства предприятий. Именно поэтому важно чувствовать рынок и неустанно знакомить все уровни руководства предприятия с преимуществами внедрения ECM-платформ”.
Примерно такого же мнения придерживается и Евгений Радашкевич: “Индивидуально разработанное решение — дорогостоящее решение, поэтому позволить его себе могут только крупные компании с достаточными ИТ-бюджетами. Но всегда ли заказное решение лучше готового? Для каких-то организаций внедрение и стандартного решения является достаточным и даже может стать рывком вперед, так как их процессы не отлажены. В то время как для других организаций сохранение специфики своих процессов — это конкурентное преимущество. Поэтому нужна экспертная оценка того, что лучше для конкретного заказчика, стремящегося к достижению конкретной цели”.
И все же сейчас, когда рынок стал относительно зрелым, пришло общее понимание того, что, несмотря на достаточное количество готовых решений, все равно потребуется кастомизация. Высказав это соображение, Георгий Подбуцкий отмечает, что в любом случае сначала заказчик выбирает решение по определенным важным для себя критериям (платформа, функциональные возможности, стоимость внедрения и поддержки), а потом уже встает вопрос его адаптации под специфику организации. Данная тенденция особенно актуальна для предприятий крупного бизнеса. Что касается СМБ-сектора, то здесь обычной практикой является покупка готовых решений/коробок. Однако тут встает другой вопрос: работу с какой еще не структурированной информацией требуется автоматизировать? В данном секторе, по его мнению, вообще не нужна полноценная ЕСМ-платформа, исключением могут быть лишь предприятия, имеющие действительно уникальную бизнес-специфику. В целом же рынок ориентируется на поиск оформленных решений по заданным критериям с последующей их кастомизацией.
Ольга Яковенко отмечает, что сегодня основным заказчиком СЭД являются госпредприятия, при этом автоматизации документооборота рассматривается как одно из средств избавления от коррупции. Именно поэтому сейчас здесь готовые решения — это основной путь автоматизации. Она считает, что на рынке есть достаточно хороших предложений в этом направлении: “В крупных корпорациях, где СЭД внедряется как обязательный инструмент поддержки бизнеса, идут дальше и серьезно занимаются расширением функций СЭД до уровня ЕСМ. Часто здесь возникают сложные проекты внедрения, так как даже универсальные программные средства требуют значительной адаптации или интеграции с существующими системами учета на предприятии”.
Вадим Ипатов также считает, что наиболее общим является подход внедрения системы на базе готового решения с последующим ее развитием с учетом существующих или вновь возникающих особенностей организации: “Особенно это характерно для крупного бизнеса. Кто-то сказал, что крупный бизнес потому и стал крупным, что создал совершенную, а порой и уникальную, бизнес-среду. И информационные системы крупного бизнеса являются уникальными. Здесь важна гибкость базового решения, его готовность к быстрой и простой модификации. Однако построение заказного решения с нуля обычно оказывается неприемлемо дорогим даже для крупного бизнеса. Коммерческие организации малого и среднего размера сами более гибки и способны к изменению своих процессов. Для таких компаний критерием может быть возможность сокращения стартовых и эксплуатационных затрат. Очень перспективными для них могут стать решения по модели SaaS, когда эта модель окончательно оформится, станет прозрачной и предсказуемой для бизнеса”.
“Пока мы сталкиваемся с тем, что заказчик крайне неохотно идет на модификацию бизнес-процессов, существующих в компании, даже в том случае, когда перенос в область автоматизации сложившихся практик не является оптимальным, — отмечает Владимир Андреев. — Безусловно, автоматизация процессов должна сопровождаться их изменением, при этом максимальное использование наработок, сделанных в типовых решениях, удешевляет и ускоряет процесс внедрения”. Готовность к использованию готовых решений, по его мнению, демонстрируют в основном небольшие компании. В крупных корпорациях заказчик, как правило, всячески старается свести к минимуму использование готовых коробочных решений и требует учета сложившихся практик обработки документов во вновь внедряемых решениях.
Однако Андрей Козлов уверен, что сегодня рынок ориентируется именно на готовые промышленные надежные решения; заказные проекты, особенно в коммерческом секторе, реализуются реже: “Потребитель хочет получить надежную систему, зарекомендовавшую себя уже давно и стабильно работающую. Понятно, что ее надо будет затачивать под специфику конкретной компании, но это уже второй вопрос. Уже мало кто хочет “быть на игле” у какого-то одного разработчика, который — единственный — может разобраться и помочь, если что”. Часто используется базовый ECM-продукт, а дальше всё зависит от внедренцев и самого клиента. Идет настройка под клиента, под те бизнес-процессы, которые приняты в компании. Бывает и так, и это правильный путь, что внедрению предшествует обследование, и тогда одновременно с внедрением системы идет настройка бизнес-процессов и потоков информации.
“Реализовать проект как заказной хотел бы каждый заказчик, но это слишком дорогое удовольствие, поэтому чаще встречаются варианты частично заказных проектов или модификации тиражных”, — говорит Сергей Крупцов, отмечая, что в кризисный и посткризисный периоды стали более востребованы тиражные модульные продукты. Такие решения позволяют функционально и финансово оптимизировать каждое рабочее место при внедрении СЭД, а также, соответственно, ускорить процесс внедрения, обучения и сократить сроки осуществления проекта. При этом компромиссная адаптация продуктов и бизнес-процессов, конечно же, максимально используется в процессе практической реализации проектов.
Интеграции ECM/СЭД-решений в ИС предприятия
По мнению Дмитрия Лактионова, если говорить о ECM, то наличие большого количества интеграционных инструментов является чуть ли не обязательным требованием для платформы. Ведь ECM — один из важнейших информационных источников организации, потребителями сервисов которого могут быть не только пользователи, но и десятки других информационных систем. СЭД, реализованные как самостоятельные приложения, обычно обладают менее богатым арсеналом и зачастую могут существовать и вовсе в изолированном режиме.
Алексей Романов также считает, что развитие созданных систем документооборота идет именно в разрезе интеграции с другими системами — учетной, финансовой, системой управления проектами. При этом он отмечает, что бывает неудобно, если эти системы имеют разные справочники, неизбежны расхождения, лучше иметь единый справочник для них. С точки зрения функциональных областей наиболее частая задача — интеграция системы управления договорами и финансовой системы. В финансовой системе учитываются договора, платежи, счета-фактуры, а система документооборота, со своей стороны, должна обеспечить процессы создания и согласования этих документов. Еще одно отдельное направление интеграции — связь с системами управления персоналом, поскольку эта деятельность связана с выпуском различных документов, приказов, распоряжений и т. д.
Он также подчеркивает, что специфичными для промышленных компаний являются задачи по поддержке работы с проектно-сметной документацией. Системы PLM хранят в себе проектную документацию, но она тоже нуждается в структурировании, архивировании и согласовании. Реализовать процессы, связанные с согласованиями и взаимодействием сотрудников на базе PLM можно, но не очень удобно, поскольку PLM все-таки специализированная система и работает с нею ограниченный круг лиц. Для решения таких задач и имеет смысл “подтянуть” систему документооборота.
Интеграция — это обычно хлеб внедренца, уверен Арам Пахчанян. Он полагает, что хотя у многих поставщиков есть готовые модули интеграции, они нужны скорее для “галочки”. В реальности интеграцию нужно каждый раз разрабатывать почти с нуля под конкретные потребности и сценарии. Сложнее всего интегрироваться с закрытыми унаследованными системами, чаще всего сделанными на заказ. Более современные системы имеют достаточно развитые средства интеграции, и с ними проблем не возникает.
Сергей Бушмелев отмечает, что с точки зрения ECM на сегодня есть два основных подхода к интеграции. Первый ставит ECM-платформу в положение системообразующего компонента, который соединяет сотрудников, бизнес-процессы, информационные потоки и ИТ-системы, образуя тем самым единое информационное пространство. Второй подход относится к существующей ИТ-инфраструктуре более бережно: обнаруживаются и точечно устраняются разрывы в информационных потоках. В этом случае интеграция не стремится охватить сквозные процессы на полную глубину, а ставит своей целью решение существующих и явно сформулированных конкретных проблем. Эти подходы не являются взаимозаменяемыми, каждый из них применим только на своем месте.
Михаэль Кухарски обращает внимание на то, что одна из важных предпосылок успешного внедрения ECM/СЭД-решений в корпоративные системы — опора на определенные стандартные интерфейсы уже использованных корпоративных систем, какими, к примеру, являются крупные ERP-системы. Интеграция в такие системы проверена временем, часто сертифицирована и гарантирует устойчивость в эксплуатации. При этом заказчик всегда может рассчитывать на долгосрочную заинтересованность поставщиков во взаимовыгодном сотрудничестве на рынке, что дает ему дополнительную гарантию последовательного развития таких систем и в будущем.
По мнению Евгения Радашкевича, технические аспекты интеграции ECM достаточно проработаны для основных промышленных платформ, таких как ERP, CRM и CAD/CAM. СЭД же в основном интегрируется с продуктами “1С” и порталами Microsoft. Если же говорить о предметной нацеленности интеграции, то здесь основными направлениями являются документальное подтверждение данных, обрабатываемых системами, работающими со структурированной информацией (например, работа с договорами или первичной бухгалтерской документацией, когда текст договора хранится в ECM/СЭД-системе, а отдельные параметры договора передаются в другие системы, например в ERP), а также сбор данных из других информационных систем и их консолидация для принятия решений. В последнем случае интеграция может быть реализована и на рабочем месте руководителя (в частности, мобильном, например на iPad), и на специализированном месте сотрудника, которому для выполнения своих обязанностей нужны сведения из различных информационных систем.
Георгий Подбуцкий также считает, что чисто технически в проектах обычно не возникает проблем в плане интеграции: “Достаточно традиционной является интеграция на уровне данных. Скажем, при работе с нормативно-справочной информацией производится подключение СЭД к уже существующим корпоративным справочникам. Все современные ЕСМ/СЭД-решения уже довольно давно успешно поддерживают данный вид интеграционных работ. Также не возникает сложностей в плане интеграции на уровне ИТ-систем — например, с ERP-системами или корпоративными порталами”. Трудности, по его словам, часто возникают на организационном уровне. Ведь любая интеграция — это прежде всего решение вопросов со структуризацией бизнес-процессов: с доступом к информации, с уменьшением или увеличением степени ее прозрачности. Указанные особенности, конечно, как правило, вызывают определенное сопротивление и часто являются тормозящим фактором в процессе интеграции.
В настоящее время большинство систем уровня СЭД автономны или в незначительной степени интегрированы чаще всего с системой бухгалтерского учета как с основным поставщиком обязательных для учета документов. Так думает Ольга Яковенко, добавляя, что для задач, которые должна решать СЭД, этого вполне достаточно. Что же касается систем уровня ЕСМ, то они задохнутся без интеграции, так как не смогут выполнять свое основное предназначение — предоставлять полную и достоверную информацию, которая поясняет, что именно поэтому проекты по созданию систем класса ЕСМ являются сложными и объемными и, как правило, охватывают деятельность всего предприятия. Причем СЭД в данном случае становится одной из составных частей этого сложного механизма.
Рассматривая вопрос интеграции, Андрей Козлов отмечает, что очень многое зависит от уровня ИТ-зрелости самого заказчика и от его потребностей: “Если стоит задача интегрировать СЭД в уже существующий ИТ-ландшафт, то выполнить ее проще при условии, что у потребителя уже есть сформированный пул интегрированных систем — например, являющихся лучшими в своем классе (бухгалтерия, кадры, CRM). Если стоит задача смены набора разнородных систем и можно вести речь о внедрении системы класса ECM, то интеграция пройдет гораздо успешнее. По большому счету, тут и интеграции нет, можно говорить скорее о развертывании ЕСМ-системы и ее взаимодействии с бухгалтерской системой предприятия; обычно она на предприятии работает всегда”.
По мнению Владимира Андреева, сегодня процессы внедрения комплексных СЭД в российских компаниях находятся, как правило, в начальном состоянии, задачи интеграции решаются в рамках отдельных бизнес-процессов. Для этого используются различные частные решения, например синхронизация справочников, построение отдельных интегрированных процессов, включающих, в частности, обработку финансовых документов как в рамках СЭД, так и в специализированных приложениях. Создание интеграционных шин и подключение к ним СЭД через универсальные шлюзы — это пока только перспектива даже для наиболее развитых с точки зрения ИТ-инфраструктуры компаний. Современные платформы СЭД и ECM обладают достаточно богатыми и разнообразными возможностями интеграции с другими подсистемами корпоративной СЭД, однако их адекватное использование требует тщательного планирования и понимания перспектив развития СЭД в компании.
Вадим Ипатов также полагает, что наиболее естественный путь интеграции — это организация взаимодействия систем в рамках общих сквозных деловых процессов, охватывающих разные категории персонала и информационные системы. Взаимодействие может осуществляться с применением модуля управления бизнес-процессами, в котором происходит обращение в рамках определенного процесса к функциям и сервисам той или иной информационной системы. Представляет также интерес возможность доступа к функциям СЭД пользователей из интерфейса близких им информационных систем (например, ERP или CRM).
Говоря о том, что основными тенденциями настоящего времени являются интеграционные процессы, Сергей Крупцов подчеркивает важность взаимодействия СЭД с другими информационными системами организации, в том числе с другими СЭД, а также оперативной адаптации работающих систем к изменяющимся бизнес-процессам. По его мнению, процессы интеграции ECM/СЭД реализуются чаще на базе единых платформенных решений, хранилищ и метаданных.
Другие важные аспекты реализации современных ECM/СЭД-проектов
Арам Пахчанян: “Очень важные тренды, которые существенно меняют сейчас положение вещей на рынке, — это переход предприятий на интенсивное использование средств совместной работы и доступ с мобильных устройств (планшетов, смартфонов). Надо также отметить фактор SharePoint, который стал основой решений для небольших и средних компаний и платформой систем для корпоративного рынка. Так что на пути к ECM российские СЭД должны будут еще и суметь отследить эти тренды”.
Дмитрий Лактионов: “Выбор коробочного или платформенного подхода при решении задач управления документами для многих организаций, как правило, происходит под влиянием сиюминутных требований, что впоследствии оборачивается множеством проблем. Поэтому, чтобы попытаться избежать возможных ошибок и воспользоваться мировым опытом, очень важно не только задуматься над анализом как текущих требований в разрезе всей организации (а не отдельного подразделения), но и заглянуть за горизонт — например, на пять лет вперед. И уже только после того, как картина будет сформирована полностью, принимать взвешенное решение”.
Алексей Романов: “Как только система СЭД вторгается в смежные области, ее задачи усложняются — приходится управлять не только документами, но и областями знаний. Дальнейшее развитие этого процесса, как мы можем видеть, опираясь на западные тренды, — это управление знаниями компании. В российских компаниях о таком подходе пока, увы, массово не задумываются. Но это дело времени. Ведь проблема потери знаний и экспертизы, связанная с уходом квалифицированных людей или целых команд, знакома всем российским компаниям вне зависимости от рода их деятельности. На рынке есть очевидная тенденция развития мобильных решений для работы с документами. Причем такие решения используют непосредственно первые лица, и это дает мощный толчок для развития рынка. Вместо горы документов на подпись — мобильное устройство и документы в электронном виде. На планшете руководители могут просматривать документы из мобильной версии корпоративной системы и даже подписывать их. Правда, пока ни одно планшетное решение не сертифицировано для работы с промышленной ЭЦП, поэтому возможность подписи пока применима скорее для внутренних документов”.
Михаэль Кухарски: “Скоро все бизнес-приложения, которые сейчас разрабатываются для предприятий, будут перенесены на мобильные устройства, поэтому уже сейчас в задачи вендора входит обеспечение сотрудникам возможности не только проверить с телефона рабочую почту, но и получить полноценный доступ ко всем ключевым бизнес-процессам, входящим в их сферу ответственности. В первую очередь это касается документов, фиксирующих финансовые операции: покупки, продажи, контракты, счета и платежи”.
Евгений Радашкевич: “Выбор СЭД и ECМ-решения в части определения платформы, состава модулей, функциональности должен проводиться индивидуально для каждой конкретной компании. При выборе необходимо оценивать специфику организации процессов работы с документами, степень организационной зрелости, выбранную стратегию развития (цели и задачи для текущего этапа ее реализации), особенности организационной структуры и территориального расположения”.
Георгий Подбуцкий: “Хотелось бы, чтобы на обсуждение выносились более актуальные темы современных, активно развивающихся технологий по работе с информацией, такие, например, как технология класса Enterprise 2.0, анализ социальных сетей, новые технологии адаптированного кейс-менеджмента, субъектно-ориентированного BPM и т. д. А что касается уже извечного вопроса “ЕСМ или СЭД?”, то давайте уже поставим знак равенства и начнем двигаться дальше”.
Ольга Яковенко: “Главный вывод, который хотелось бы сделать, это обозначить взаимоотношения СЭД и ЕСМ. Несомненно, СЭД — это основной инструмент ЕСМ, обеспечивающий качество информации и регламентирующий информационные потоки. Любое внедрение СЭД должно иметь в перспективе цель достижения уровня ЕСМ. А внедренная ЕСМ-система, в свою очередь, должна получить поддержку в виде СЭД. Только тогда будет достигнут максимальный эффект от управления информацией в организации”.
Сергей Крупцов: “ В связи с формированием “электронного правительства” в регионах актуальны вопросы взаимодействия различных систем и данных, их интеграции, а также преодоления отставания в нормативно-правовом обеспечении”.
