Любая организация стремится по возможности минимизировать ручной труд своих сотрудников. Основных причин тут две: во-первых, это позволяет эффективнее использовать имеющийся персонал, высвобождая его для решения более квалифицированных задач, и уж тем более не привлекать дополнительных работников, а во-вторых, уменьшает количество ошибок, связанных с человеческим фактором. Руководствуясь именно такими соображениями, дирекция информационных технологий НОМОС-БАНКа реализовала в 2011 г. проект по внедрению системы потокового ввода данных и документов ABBYY FlexiCapture. Целью проекта было сокращение временных затрат на ввод анкет физических лиц в кредитном конвейере продуктов розничного бизнеса. Кредитный конвейер — это один из ключевых бизнес-процессов банка, представляющий собой комплекс операций по приему и обработке кредитных заявок, а также по выдаче кредитов.
Необходимость перевода документов в электронный вид
Проект в НОМОС-БАНКе характерен для банковского сегмента, считает старший управляющий по корпоративным проектам компании ABBYY Андрей Лубенец. С расширением филиальной сети руководство банка увидело необходимость в автоматизации ввода розничных документов. Было решено оптимизировать расходы на бизнес-процессы путем внедрения автоматизированной системы потокового ввода данных и документов.
Предложение о внедрении системы поступило в начале 2011-го от операционного директора НОМОС-БАНКа и было поддержано руководителем розничного блока. Для выбора подходящего решения была сформирована рабочая группа, которая методом закрытого анализа рынка изучила опыт аналогичных внедрений в разных банковских структурах. По результатам этого исследования в качестве поставщика системы, которую предполагалось интегрировать в кредитный конвейер, внедренный в банке в январе 2011 г., была выбрана компания ABBYY с ее продуктом FlexiCapture. Как рассказал директор департамента бизнес-архитектуры НОМОС-БАНКа Сергей Щербаков, такое решение приняли по нескольким причинам: во-первых — большой опыт реализации подобных задач в банковской сфере у компании ABBYY, во-вторых — технические характеристики, масштабируемость и гибкость самого продукта, в-третьих — финансовые условия его внедрения и сопровождения.
Принятое решение было подкреплено результатами тестовой настройки стандартного продукта на реальных кредитных анкетах банка. В ходе тестирования были достигнуты многообещающие показатели автоматизированной обработки анкет: 2 мин на распознавание и качество ввода данных 85—90%. “В банке активно идут процессы централизации операционных функций, и решение ABBYY FlexiCapture обеспечивает их реализацию в так называемых “операционных хабах»”, — добавил г-н Щербаков.
Особенности реализации
Основное назначение ABBYY FlexiCapture — автоматизация извлечения данных из бумажных документов и их сохранение в информационной системе предприятия. Вместе с тем Андрей Лубенец указывает на ряд ключевых свойств этого продукта, которые могут быть весьма привлекательны для применения в организациях банковской сферы.
Во-первых, для банковской деятельности характерны большие объемы документов, поступающих как от организаций, так и от физических лиц. Сюда относятся договоры, платежные документы, заявления на открытие кредитных карт, на оформление ипотеки, кредита и многие другие. Благодаря способности ABBYY FlexiCapture использовать производительность десятков процессоров банки могут обрабатывать до миллиона страниц документов ежедневно. При этом разные типы документов могут обрабатываться в одном потоке с автоматической разбивкой их на отдельные документы, из которых извлекается полезная информация, а результаты вместе с изображением оригинала экспортируются в базы данных, электронные архивы и другие информационные системы.
Во-вторых, в банках может сильно меняться объем обрабатываемых документов, например, в связи с увеличением количества точек продаж или с сезонными колебаниями спроса. Архитектура решения ABBYY FlexiCapture обеспечивает хорошую масштабируемость и возможность быстрого расширения в зависимости от задач бизнеса.
В-третьих, банковские документы, как правило, имеют сложную структуру (многостраничные, с приложениями). В дополнение к этому периодически возникает необходимость в изменении содержания и структуры документа, например, в связи с изменениями в законодательстве. Для того чтобы корректно извлекать данные из документа, в системе создается его описание — шаблон. Это трудоемкий процесс. В ABBYY FlexiCapture есть удобные инструменты создания описаний, которые позволяют автоматизировать его и дать специалистам возможность самостоятельно редактировать такие описания в случае надобности.
В-четвертых, банки обычно обладают разветвленной филиальной сетью, и поэтому у них возникает задача сбора данных на местах. Поскольку ABBYY FlexiCapture обеспечивает возможность удаленной работы через Интернет, банки могут организовать единую систему ввода и обработки документов для всех филиалов организации. Так, в НОМОС-БАНКе изображения во всех офисах вносятся в кредитный конвейер, откуда направляются в ABBYY FlexiCapture для распознавания. Результаты возвращаются в кредитный конвейер для последующей обработки в бизнес-процессе розничного кредитования.
В-пятых, для банков чрезвычайно актуально увеличение скорости обработки и ввода документов в информационную систему и, как следствие, повышение эффективности операционной деятельности. Решение ABBYY FlexiCapture позволяет автоматизировать потоковый ввод документов и данных в электронный архив или в скоринговую систему и как следствие — ускорить реакцию на запросы по выдаче кредита, избежать потери документов, осуществлять быстрый поиск.
И наконец, в-шестых, для банков критична непрерывность процесса обработки документов. Повышенная отказоустойчивость ABBYY FlexiCapture обеспечивает непрерывность бизнес-процессов, доступность и сохранность важной информации.
Внедрение системы: объемы работ и проблемы
Старт работам по проекту был дан в марте 2011 г. Его ключевая особенность, с точки зрения Андрея Лубенца, заключалась в том, что фактически всем процессом внедрения руководил сам банк: “С одной стороны, в НОМОС-БАНКе собралась действительно хорошая команда разработчиков, которые изучили ABBYY FlexiCapture и смогли успешно внедрить его. В то же время возможность самостоятельного внедрения подтверждает высокую готовность данного продукта, качество документации, дружелюбность пользовательского интерфейса, оперативность и качество технической поддержки. В дальнейшем по мере необходимости специалисты банка могут сами вносить изменения в настройку процессов обработки документов”.
В состав проектной группы помимо специалистов ИТ-дирекции банка вошли сотрудники компаний ABBYY и Neoflex — разработчика кредитного конвейера. Важную роль в реализации проекта сыграли также сотрудники заказчика — Центра обработки клиентских данных операционного блока, которые прошли обучение работе с продуктом и занимались формированием требований к системе, настройке ABBYY FlexiCapture, тестированием интегрированного решения, включающего кредитный конвейер компании и систему потокового ввода данных и документов. Кроме того, в состав задач проекта были включены разработка и внедрение новых форм анкет, адаптированных для автоматизированной обработки, разработка инструкций для сотрудников, их обучение.
Поставленные разработчиками ИТ-решения сначала были протестированы функционально, а затем они прошли интеграционное и пользовательское тестирование. Система введена в промышленную эксплуатацию в сентябре 2011 г. после реализации пилотного проекта, в ходе которого были выявлены и решены проблемы с качеством заполнения анкет сотрудниками банковской сети, с настройками сканеров, с быстродействием оборудования. “Однако запланированные нами сроки проекта выдержаны не были, — рассказал Сергей Щербаков. — Сдвиг на полтора месяца произошел из-за того, что у подразделений маркетинга и рисков возникли дополнительные требования к изменению состава данных в анкетах. Это удлинило первоначальные сроки разработки и согласования форм анкет, а также привело к возникновению технических проблем при интеграции решений, полученных от разных компаний”.
На срок внедрения, по мнению г-на Щербакова, повлияли и несколько ограниченные возможности встроенного языка программирования внедряемого решения.
Первые итоги
К настоящему времени система потокового ввода данных и документов развернута в головном офисе НОМОС-БАНКа в Москве, где с её помощью обрабатываются все анкеты клиентов для кредитных заявок, поступающие из региональных офисов банка. По словам Сергея Щербакова, в конечном итоге проектной команде удалось добиться целевых показателей: время распознавания и верификации данных кредитной заявки составляет сегодня в среднем 5 мин при качестве распознавания в 85%. До реализации проекта на эту работу уходило в среднем 13 мин. “В целом система показала эффективность своего использования, — подчеркнул он. — Весь объем кредитных заявок обрабатывается меньшим количеством сотрудников, нежели раньше при ручном их вводе и верификации. Кроме того, уменьшилась стоимость персонала, выполняющего функцию ввода, так что теперь мы можем набирать сотрудников, не имеющих опыта работы в банке”.
Среди основных факторов, обеспечивших успех проекта, г-н Щербаков отмечает активную позицию заказчика — сотрудников Центра обработки клиентских данных операционного блока — на всех стадиях проекта, их готовность оперативно решать возникающие проблемы, а также конструктивную позицию и профессионализм всех участников работ: специалистов заказчика, ИТ-дирекции, компаний-разработчиков ABBYY и Neoflex.
В дальнейших планах НОМОС-БАНКа — внедрение системы ABBYY FlexiCapture в Хабаровском центре обработки клиентских данных. Помимо этого предполагается расширить число документов, обрабатываемых автоматизированным образом с использованием технологии распознавания, на другие бизнес-процессы банка.
