В территориально-распределенной компании основные проблемы при работе с документами связаны со сложностью коммуникаций, когда передача документа в бумажном виде занимает слишком много времени, а передача его версии по электронной почте не всегда является безопасной. При этом отследить местонахождение такого документа в произвольный момент времени очень непросто, а отправка в электронном виде не гарантирует, что документ будет получен адресатом (который может быть в отпуске, на больничном, переведен на другую должность и т. д.).

Кроме того, проблема коммуникаций в территориально-распределенном бизнесе часто проявляется в сложности централизованного информирования сотрудников о новостях компании, приказах и назначениях. Подача заявок в службу поддержки или бухгалтерию, служебных записок и т. п., как правило, также затруднительна. Помимо коммуникационных проблем в такого рода компаниях остро встает проблема контроля исполнительской дисциплины сотрудников отдаленных филиалов, а также повышения эффективности их работы.

Все эти задачи могут быть успешно решены внедрением внутрикорпоративного портала с интегрированной системой электронного документооборота, причём наиболее популярным решением данного класса в России является EOS for SharePoint — разработка компании “Электронные Офисные Системы” (ЭОС) на базе платформы Microsoft SharePoint.

Платформа MS SharePoint 2010 сама по себе уже обеспечивает широкие возможности по объединению пользователей в единый портал с целью упрощения их взаимодействия между собой и доступа к разнородной информации.

“Можно с уверенностью говорить о том, что появление SharePoint изменило и в ближайшее время еще стремительнее продолжит менять рынок ЕСМ в России и в мире, — говорит аналитик направления SharePoint компании ЭОС Дмитрий Володин. — Совсем недавно считалось, что внедрение полнофункциональных ECM-систем могут позволить себе только крупные корпоративные заказчики. Но начиная с 2007 г. корпорация Microsoft стремительно занимает нишу ЕСМ, вплотную приближаясь к традиционным поставщикам IBM, EMC, OpenText и Oracle. Крупные западные вендоры ECM-решений все предыдущие годы основывали свой бизнес на продажах для корпоративного сегмента. Это и определяло высокую стоимость, сложность внедрения и поддержки их продуктов. Маркетинговая стратегия Microsoft совершенно иная: она основана на широчайшем распространении и востребованности своей продуктовой линейки, в первую очередь Windows и Office. По аналогии с этими продуктами она делает свою ЕСМ-платформу доступной для массового потребителя, предлагая интегрированный набор приложений, необходимых для решения полного комплекса задач ЕСМ любого масштаба и уровня. Теперь внедрение ЕСМ, ранее доступное лишь небольшой категории российских организаций, возможно практически для любой компании”.

Однако, по словам менеджера по продуктам компании ЭОС Александра Осипова, в типовом решении SharePoint не хватает функционала для автоматизации документооборота по требованиям российского рынка. Поэтому в ЭОС разработали продукт EOS for Sharepoint, который в настоящее время является самой популярной в России СЭД на данной платформе, отличающейся прежде всего гибкостью настроек. Это решение идеально подходит для территориально распределенных организаций, позволяя объединить документопоток, автоматизировать документооборот с разными филиалами и создать единое информационное пространство внутри компании.

Представители ЭОС отмечают, что наибольший интерес к решению EOS for SharePoint проявляют банки и финансовые организации, строительные, девелоперские производственные компании, предприятия нефтегазовой сферы. В результате сейчас ЭОС располагает самым большим количеством внедрений на российском рынке СЭД на базе Microsoft SharePoint.

Сотрудники ЭОС выделяют следующие преимущества платформы Microsoft SharePoint перед другими продуктами этого класса:

  • полнофункциональный Web-интерфейс c возможностью работы через защищенное соединение из любой точки мира через Интернет;
  • возможность построения внутри- и внешнекорпоративных порталов любой сложности;
  • тесная интеграция с другими продуктами Microsoft (Office, CRM, ERP и т. д.);
  • единая точка доступа в систему для пользователей, объединяющая под одним интерфейсом различные решения;
  • развитые средства по управлению доступом и обеспечению безопасности данных в системе;
  • мощные средства поиска;
  • наличие встроенного хранилища;
  • средства аналитики и анализа процессов;
  • встроенные инструменты и шлюзы для интеграции с другими продуктами;
  • удобство и простота работы — знакомый интерфейс, не требуется обучение, пользователь работает в привычной среде;
  • возможность постоянного расширения базового функционала за счет использования партнерских решений.

Если же сравнивать преимущества решения EOS for S arePoint с возможностями классических СЭД, то здесь можно выделить следующие моменты:

  • детально настраиваемые политики разграничения доступа;
  • тесная интеграция с электронной почтой и бесшовная интеграция с другими приложениями Microsoft;
  • широкие возможности по настройке рабочих процессов (workflow) — гибкие настройки маршрутизации, учет организационной структуры компании в различных процессах документооборота, режим замещения сотрудников, работа помощников за руководителя;
  • продукт не требует программирования;
  • полностью поддерживается работа в многоязычной среде (решение EOS for SharePoint 2010 уже локализовано на нескольких иностранных языках);
  • интерфейс продукта можно настроить в зависимости от роли и действий сотрудника в системе, а также для каждого сотрудника индивидуально, в том числе создать оптимальное рабочее пространство для руководителя.

Следует отметить также, что при доступной изначальной стоимости некоторых классических СЭД они весьма часто являются еще сырыми и их приходится много дорабатывать как с привлечением разработчиков или интеграторов, так и силами самих клиентов. Причем, как показывает практика, основная тяжесть доработки ложится именно на плечи последних. Доработки же не только негативно сказываются на конечной стоимости решения и непредсказуемых сроках реализации проекта, но и на успехе всего внедрения и дальнейшем использовании продукта сотрудниками.

В отличие от существующих СЭД (“1С: Документооборот”, Directum, DocsVision и т. д.), предназначенных для автоматизации задач документооборота (входящие, исходящие, внутренние документы, контроль исполнения, отчеты, поиск, коллективное согласование), решение EOS for SharePoint 2010 относится к классу полноценных ЕСМ и предназначено для организации эффективной коллективной работы и управления документами на базе единой корпоративной платформы для сотрудников компании, клиентов и партнеров. Решение может использоваться и для организации внешнего документооборота.

ЭОС позиционирует свой продукт как готовое “коробочное” решение, которое может быть внедрено в течение нескольких недель. Тем не менее, система может быть гибко настроена для решения совершенно разных задач управления документами, актуальных для той или иной компании. Систему можно настроить по вкусу каждого клиента — от дизайна корпоративного портала, интерфейса рабочего места пользователя, произвольной структуры хранения документов и любых описывающих их реквизитов до сложных бизнес-процессов согласования и исполнения.

Немаловажно и то, что система EOS for SharePoint 2010 создана с учетом российских традиций и особенностей работы с документами, которые во многих отношениях отличаются от западной логики, изначально заложенной в SharePoint. Этому способствовал многолетний опыт создания и внедрения систем документооборота в России, которым обладает компания ЭОС.

Чаще всего при внедрении EOS for SharePoint для клиента производится первоначальная настройка, во время которой он знакомится с продуктом и учится работать с ним, а дальнейшее его развитие ведётся уже своими силами. Хорошим примером внедрения и использования EOS for SharePoint является проект в ОАО “Усть-Лужская проектно-инжиниринговая компания”. В результате реализации проекта кроме автоматизации классических функций документооборота заказчик получил корпоративный портал, поддерживающий совместную работу проектных команд с документами. Кроме того, в компании смогли автоматизировать процессы согласования документов, контроля и мониторинга исполнения поручений. При этом сайт стал инструментом для планирования мероприятий и автоматического и своевременного информирования участников проектов.

Другой интересный проект — внедрение EOS for SharePoint на базе Microsoft SharePoint 2010 в банке ОАО М2М Прайвет Банк, руководство которого активно применяет технические средства для автоматизации процессов и повышения эффективности работы сотрудников. Внедрение СЭД позволило банку повысить прозрачность процесса согласования документов, их обработку, учёт и поиск.

А благодаря внедрению EOS for SharePoint в одном из крупнейших фармацевтических дистрибьюторов России “Империя-Фарма” все проекты договоров предприятия теперь создаются и согласовываются только в электронном виде. Примечательно, что здесь одновременно были созданы регламенты работы с СЭД и портальным решением. Платформа использует веб-технологии, доступ к системе пользователей, которые объединены в единую сеть с помощью защищенных каналов, организован через браузер, устанавливать дополнительные модули на рабочие места не понадобилось.

НА ПРАВАХ РЕКЛАМЫ