Внедрение системы DIRECTUM в холдинге “УРАЛХИМ”

В крупном холдинге обеспечено объединение сквозных бизнес-процессов территориально удаленных предприятий с сервисами взаимодействия DIRECTUM

Объединенная химическая компания “УРАЛХИМ” — одно из крупнейших предприятий на рынке минеральных удобрений в Российской Федерации, СНГ и Восточной Европе. Компания является российским лидером по производству аммиачной селитры и занимает второе место в России по объемам производства азотных удобрений.

В группу “УРАЛХИМ” входят следующие компании:

• Управляющая компания ОАО “ОХК “УРАЛХИМ”, г. Москва;
• Филиал “Азот” ОАО “ОХК “УРАЛХИМ” в г. Березники Пермского края;
• ОАО “Завод минеральных удобрений Кирово-Чепецкого химического комбината”, г. Кирово-Чепецк Кировской области (ОАО “ЗМУ КЧХК”);
• ОАО “Минеральные удобрения”, г. Пермь (ОАО “Минеральные удобрения”);
• ОАО “Воскресенские минеральные удобрения”, г. Воскресенск Московской области (ОАО “Минудобрения”);
• ООО “Торговый Дом “УРАЛХИМ”, г. Пермь Пермского края (ООО “ТД “УРАЛХИМ”);
• транспортные и сервисные предприятия.

В основе устойчивого развития холдинга — ориентация на обеспечение потребителей высококачественными минеральными удобрениями по конкурентным ценам и использование эффективных технологий управления.

Предпосылки внедрения системы DIRECTUM

“УРАЛХИМ” — крупный холдинг, объединяющий множество юридических лиц и их подразделений в различных регионах страны. Слаженная работа любой подобной группы компаний обусловлена эффективностью функционирования основных бизнес-процессов и в первую очередь документооборота как связующего звена. Автоматизация документооборота существенно влияет на эффективность других бизнес-процессов, оперативность принятия решений и скорость их реализации, что, безусловно, имеет существенное значение для “УРАЛХИМ”, как и для любой другой компании.

До внедрения СЭД основными проблемами быстроразвивающегося холдинга “УРАЛХИМ” являлись трудоемкость процесса согласования внутренних документов (служебных записок, локальных нормативных актов, договоров), длительность сроков согласования, потеря документов, что, в свою очередь, снижало эффективность остальных бизнес-процессов.

В 2008 г. руководство поставило задачу автоматизировать документооборот в группе компаний. В качестве приоритетных целей автоматизации были выдвинуты задачи повышения:

• уровня безопасности корпоративной информации;
• управляемости организации;
• скорости документооборота и скорости принятия решений;
• уровня исполнительской дисциплины и оптимизации загруженности персонала.

Система электронного документооборота должна была объединить все подразделения компании в единое информационное пространство, предоставить возможности удобного исполнения и контроля важнейших бизнес-процессов.

В качестве такой СЭД была выбрана система DIRECTUM.

“Одними из ключевых факторов при выборе системы DIRECTUM были статус компании-исполнителя на рынке услуг автоматизации документооборота и наличие у нее успешного опыта реализации подобных проектов в России. Существенными критериями также были удобство интерфейса, гибкость системы, то есть возможность адаптировать определенные ее инструменты и модули под нужды и особенности именно нашей компании, возможность создания новых инструментов, которые еще не использовались на других предприятиях”, — отмечает Дилара Киселева, руководитель проекта от “УРАЛХИМ”.

“Компания DIRECTUM работает в сфере разработки программного обеспечения в области электронного документооборота с 2003 г. и имеет серьезный опыт в реализации проектов по автоматизации документооборота, а разработанная ими программа привлекла нас значительными адаптивными возможностями, — продолжает она. — Существенным фактором стало и то, что СЭД DIRECTUM — “открытая” система, позволяет дополнять уже имеющийся программный продукт новыми модулями и инструментами, создаваемыми под нужды конкретного клиента”.

Реализация проекта

Построение в холдинге электронного документооборота с помощью DIRECTUM началось одновременно в управляющей компании и дочерних организациях: ОАО “Азот”, ЗАО “Завод минеральных удобрений КЧХК”.

Исходя из задач, поставленных руководством холдинга, в ходе проекта были автоматизированы следующие процессы документооборота:

• регистрация входящей и исходящей корреспонденции;
• согласование приказов и распоряжений по основной деятельности, ознакомление с ними и контроль их исполнения. При этом приказ может быть инициирован как в головной, так и в дочерней компании;
• работа со служебными записками. Автор служебной записки может быть сотрудником как головной, так и дочерней компании. После согласования в установленном порядке записка доставляется адресату, который может назначить исполнителей и контролера по данной записке;
• согласование договорных документов. Инициатором договора создается документ, который отправляется на согласование. Согласующие документ сотрудники также могут находиться как в головной, так и в дочерних компаниях;
• централизованная работа с доверенностями. Инициатор из дочерней компании готовит комплект документов. Пакет проходит предварительное согласование, после чего согласованный вариант распечатывается и подписывается генеральным директором управляющей компании;
• работа с протоколами совещаний, которые могут рассылаться внутри системы на исполнение;
• работа с командировочными документами;
• общая база данных НСИ.

При этом были использованы следующие модули системы DIRECTUM:

• DIRECTUM. Базовые модули;
• DIRECTUM. Канцелярия;
• DIRECTUM. Управление договорами;
• DIRECTUM. Управление показателями эффективности;
• DIRECTUM. Быстрая идентификация документов RapID;
• DIRECTUM. Инструмент разработки IS-Builder;
• DIRECTUM. Коннектор к “1С:Предприятие 8”;
• DIRECTUM. Контроллер служб взаимодействия систем;
• DIRECTUM. Агент служб взаимодействия систем;
• DIRECTUM. Сервер веб-доступа;
• DIRECTUM. Служба ввода документов;
• DIRECTUM. Служба файловых хранилищ.

“Мы изначально не планировали унифицировать все процессы на предприятиях группы просто потому, что это невозможно. Ключевые единицы холдинга — это гигантские производственные предприятия: ОАО “Завод минеральных удобрений Кирово-Чепецкого химического комбината”, филиал “Азот” (бывшее ОАО “Азот”), ОАО “Воскресенские минеральные удобрения”, каждое из которых имеет свою уникальную давно сложившуюся систему взаимодействия между структурными подразделениями посредством документооборота. Унификация в данном случае привела бы к снижению эффективности ключевых бизнес-процессов, — говорит Дилара Киселева. — Основная задача, которая стояла перед нами: установить единые принципы взаимодействия дочерних предприятий с управляющей компанией и объединить документооборот холдинга посредством единой электронной системы”.

Для того чтобы объединить на уровне сквозных бизнес-процессов территориально удаленные предприятия холдинга было решено использовать уникальное решение по обеспечению информационного обмена — сервисы взаимодействия системы DIRECTUM (DIRECTUM Intersystem Cooperation Services, DICS).

Сервисы DICS в соответствии с внутренними правилами осуществляют передачу задач, документов и записей справочников из одной системы DIRECTUM в другую, используя возможности службы workflow, а также возможности специальных агентов и контроллеров. При этом взаимодействующие системы DIRECTUM предприятий холдинга остаются полностью независимыми технически (по прикладной разработке, версиям, внутренним политикам и т. д.) и позволяют сохранить на этих предприятиях привычные для пользователей процессы, сложившиеся с учетом специфики их работы.

Сегодня более 1000 сотрудников “УРАЛХИМ” работают с СЭД в едином информационном пространстве, благодаря чему значительно увеличилась скорость взаимодействия между подразделениями, сократилось количество ошибок, снизились затраты на формирование управленческой отчетности всех уровней.

“Если раньше департамент договорной работы согласовывал в день 4—5 договоров, то сейчас мы согласуем до 10. Раньше на согласование договора минимально затрачивалось две недели (если брать управляющую компанию), сейчас — 2—5 рабочих дней”, — делится наблюдениями Дилара Киселева.

Также были отмечены следующие положительные изменения:

• возможность адресовать задания из одной системы в другую способствует развитию горизонтальных и вертикальных связей между соответствующими структурными подразделениями;
• за счет электронной рассылки документов с ЭЦП происходит сокращение времени на доведение документов до сотрудников по холдингу — не надо сканировать, отправлять по почте или с курьером, и так далее;
• сотруднику стало удобнее работать в единой прозрачной системе, чем комбинировать несколько систем с почтовыми программами;
• для руководителей и контролеров повышается прозрачность и есть инструмент для контроля за соблюдением сроков и типовых регламентов предприятия.

Все это в конечном итоге привело к повышению управляемости предприятиями холдинга.

Высокие бизнес-показатели работы в DIRECTUM, возможности масштабирования системы и положительные отзывы пользователей стали основой для принятия решения об объявлении системы DIRECTUM корпоративным стандартом для всего холдинга.

Планы развития

В настоящее время на предприятиях “УРАЛХИМ” система электронного документооборота DIRECTUM активно развивается: охватываются новые процессы и оптимизируются существующие.

В перспективе развития планируется охват всех оставшихся компаний группы “УРАЛХИМ”, настройка взаимодействия между ними посредствам DICS, создание в СЭД единой базы договоров, к которым будут иметь доступ все работники холдинга, развитие инструментов отчетности, собирающих данные в различных разрезах со всего холдинга, интеграция с “1С” по штатному расписанию, оргструктуре, контрагентам и договорам, а также внедрение архива первичных бухгалтерских документов.

СПЕЦПРОЕКТ