Компания “АвеБрава” запустила в эксплуатацию в группе “Илим” решение по автоматизации договорно-правовой работы на основе продукта SAP Extended ECM by Open Text. В качестве приоритетных задач заказчик рассматривал упорядочение хранения документации в электронном виде, систематизацию контрактов, а также автоматизацию процессов, связанных с утверждением и исполнением договорных документов.
Сообщается, что в ходе проекта применялось несколько подходов к оптимизации различных видов бизнес-процессов. В частности, был введен единый порядок размещения в системе разнородных по составу документов. Как правило, существенная часть договорной документации, обрабатываемой в компании, содержит значительные отступления от типовых форм, обусловленные, в том числе, особенностями реализации процесса в той или иной ERP-системе. В данном проекте электронные формы документов были снабжены дополнительными информационными атрибутами, отсутствующими у типовых документов в системе SAP ERP, используемой в группе “Илим”. Применение таких атрибутов позволило идентифицировать документ, направленный на согласование, и определять маршрут его прохождения, а также производить выбор формы для создания договора по итогам выполнения процесса.
Группа “Илим”, один из лидеров российской целлюлозно-бумажной промышленности, обладает сложной организационной структурой, в которой применяются матричные схемы управления. В связи с этим формирование списка согласующих подразделений и должностных лиц, обязательных при визировании документа, представляло значительную проблему. Для ее решения, юридическим управлением “Илима” был разработан и принят специальный стандарт, определяющий правила формирования списка согласующих подразделений в зависимости от типа документа. Требования к документам были реализованы путем введения матрицы согласования. Применение подобной матрицы позволяет автоматически определять список подразделений и руководителей высшего звена, согласование с которыми является обязательным для каждого сформированного договора.
Одной из первоочередных задач, поставленных заказчиком, был сбор замечаний к документу, полученных на различных этапах его согласования, и наглядное представление их пользователю в консолидированном виде. Сообщается, что анализ информации о прохождении отдельного документа по всем этапам его жизненного цикла потребовал разработки специального журнала согласования документа, в котором содержится история событий, произошедших с документом в процессе его рассмотрения и утверждения. По информации, зафиксированной в журнале, можно анализировать весь маршрут документооборота, отслеживать комментарии пользователей, историю изменения документа и текущий статус процесса.
