Мобильность и социализация — безусловно, самые яркие тренды текущего момента. Но что в данном случае означает слово “тренд”? Направление развития или некоторую конечную точку, куда в итоге “приползут” все? Попробуем разобраться. Любой тренд — это отдельное явление, поэтому, на мой взгляд, будет логичным посвятить каждому из них отдельную статью. О мобильности мы уже порассуждали. Теперь поговорим о социальности.

Итак, социальность.

Другим ярко выраженным ECM-трендом является социализация. Социализация неразрывно связана с концепцией Enterprise 2.0. Думаю, что основной задачей, или даже ценностью Enterprise 2.0 является высвобождение творческой энергии работников и выявление скрытых корпоративных знаний. Сама идея Enterprise 2.0 формулируется так: “Enterprise 2.0 — это использование социальных программных платформ внутри компании, между компаниями или между их партнерами и клиентами”. Поэтому под социализацией далее по тексту будет пониматься использование социальных программных инструментов или их элементов в деловом программном обеспечении.

В предыдущей статье мы рассматривали такой ECM-тренд, как мобильность (или мобилизация). Его крайним проявлением мы назвали тотальное использование мобильных устройств для работы с корпоративной информацией. Следуя этой же логике, крайними проявлениями социального тренда будет использование социальной сети для организации корпоративных бизнес-процессов или наделение ECM-системы всеми чертами социальной сети.

На текущий момент такого не произошло — параллельно существуют ECM-системы и социальные сети. Есть и специализированные деловые социальные сети, те же LinkedIn и Yammer. Получается, что у тренда есть ограничения, есть какой-то предел. И что это за ограничения, которые отделяет нас от тотальной социализации ECM-систем?

Самым главным отличием социальной сети от ECM-системы, на мой взгляд, является то, что в ней отсутствует необходимый функционал для полноценной организации бизнес-процессов: инструменты планирования, контроля исполнения и оркестровки бизнес-процессов.

Несмотря на то что в деловых социальных сетях реализована функция календаря, это, как правило, календарь событий и дел, но не календарь, позволяющий организовать ресурсное планирование или управление проектами. Это не упущение, а сознательная ориентация на краудсорсинг. Авторы концепции Enterprise 2.0 постарались убрать как можно больше организационных препон, мешающих “выплескиванию” живой энергии масс. Думаю, что трудно, если вообще возможно, планировать приход вдохновения, появления новых прорывных идей, решения неординарных задач. Это одна из причин, по которым, как я считаю, в социальных сетях отсутствует механизм планирования.

С другой стороны, краудсорсинг рассчитан на неограниченное количество участников, его цель — привлечь как можно больше людей для решения проблемы. Вдруг кто-то из молчунов, что называется, “выстрелит”, или человек со стороны даст дельный совет. Планирование работы — это персонализация, это выбор исполнителя на этап или участок работ. Наконец, для планирования необходима власть над ресурсами. Что, на мой взгляд, входит в конфликт с основной идеей социальной сети — с возможностью добровольного общения независимых и равноправных друзей и коллег. Понятно, что равноправие может быть декларируемым, если речь идет о социальной сети масштаба предприятия. Или это более реальное равноправие, если мы говорим о публичных социальных сетях.

Да, в социальных сетях отсутствует планирование исполнительских ресурсов, которое есть в ECM и специализированном деловом программном обеспечении. Это объясняется, в частности, и тем, что такой полноценный функционал планирования не включен в концепцию социальной сети, а также тем, что у инициатора задачи может не быть власти и рычагов управления, чтобы планировать время других участников.

Как уже говорилось выше, в социальных сетях отсутствует механизм контроля исполнения. И это опять не недостаток, а сознательное использование другой модели управления, основанной не на принуждении, а на вовлечении. Инициатором задачи в Enterprise 2.0 может быть не только руководитель, но и любой инициативный коллега; все участники работают над задачей не в силу должностных обязанностей и внутрикорпоративной субординации, а по собственному желанию. Поскольку участие в решении задачи добровольное, инициатор не может проконтролировать исполнение своего поручения. Не потому, что в социальной сети нет такого механизма, а потому, что у инициатора просто может не быть таких правомочий.

Не стану заглядывать в будущее, но в настоящий момент остаются бизнес-процессы и задачи, где не обойтись без принуждения и контроля. Принуждение возникает не оттого, что у инициатора есть возможность в ECM-системе отправить задачу, выбрать исполнителя, установить срок ее решения и проконтролировать работу. Программное обеспечение лишь автоматизирует реальные бизнес-процессы и учитывает сложившуюся организационную структуру компании. Поэтому сама возможность принуждения возникает в силу существующих трудовых или гражданско-правовых отношений. Даже если задача отправляется сотруднику, который не является подчиненным инициатора, — например, сотруднику смежного отдела или руководителю любого уровня, — это не значит, что власть у инициатора появляется только благодаря наличию подобного функционала. У инициатора в реальном мире есть возможность “надавить” на исполнителя через цепочку “свой руководитель — [руководитель более высокого уровня] — руководитель исполнителя — исполнитель” или обосновать свою инициативу производственной необходимостью.

Наконец, в социальных сетях нет механизма оркестровки бизнес-процессов. Во-первых, как уже многократно было сказано выше, у инициатора нет власти, чтобы спланировать бизнес-процесс, назначить исполнителей и принять результат. Во-вторых, сама концепция Enterprise 2.0 ориентирована на “одношаговые” бизнес-процессы типа “навалились всем миром и придумали решение”. Для таких коротких бизнес-процессов механизм оркестровки будет явно избыточным и не востребованным.

Также можно сказать, что в Enterprise 2.0 отдан приоритет содержанию, а не форме, которая должна быть свободной — freeform. Одной из черт свободной формы, которыми наделил ее Эндрю Мак-Афи (Andrew McAfee), является отсутствие workflow (Free of up-front workflow). Свободная форма выражения должна упростить процесс выноса на обсуждение новых идей, раскрепостить сотрудников, привлечь “свободных художников”, которым согласно сложившемуся стереотипу вообще чужды всякие рамки.

Такая упрощенная модель организации взаимодействия, на мой взгляд, оптимальна для мозгового штурма и свободной генерации и обсуждения идей, но в любой, пусть даже самой современной компании существуют повседневные бизнес-процессы, которые обеспечивают ее жизнедеятельность, и свободная форма для их оркестровки будет менее эффективна, чем старый добрый workflow.

Получается, что пределом социального тренда для ECM-систем не является их трансформация в социальные сети, так как социальная модель управления не содержит ряда важных функций, обеспечивающих жизнедеятельность организации (или отказалась от них). Enterprise 2.0 является надстройкой над Enterprise 1.0, а не следующим этапом развития. Вовлечение персонала в развитие компании не заменяет традиционное планирование, управление и, если хотите, принуждение. Поэтому, по крайней мере на текущем этапе развития ECM-систем, максимум, к чему может привести социальный тренд, — это включение в ECM-системы элементов социального взаимодействия. С сохранением текущего функционала и модели организации взаимодействия.

Но даже после того, как мы установили вектор и предел развития тренда, было бы поспешным утверждать, что отрасль будет поступательно двигаться в этом направлении. Есть два очень важных момента, о которых стоит помнить.

Во-первых, ценность “социального” контента может отличаться от ценности жизненно важных документов и данных. А стало быть хранение их в одном репозитории и распространение на такой контент тех же обеспечительных мер и процедур (резервное копирование, репликация, обеспечение скорости доступа) могут быть неоправданно дорогими. Поэтому под социальный контент могут быть выделены менее дорогостоящие ресурсы, а социальный функционал вынесен в отдельные приложения.

Во-вторых, круг пользователей и права доступа могут быть различными для традиционного (документы, данные) и социального (блоги, форумы) контента. Вообще, к ряду социальных ресурсов компании может быть открыт доступ извне — например, для партнеров и клиентов. Поэтому с точки зрения безопасности может быть выделено несколько контуров защиты, с разным уровнем безопасности и разным кругом пользователей.

* * *

Резюмируя вышесказанное, можно предположить, что самым вероятным на текущий момент проявлением социального тренда в сфере управления корпоративным контентом будет включение отдельных элементов социального управления (Enterprise 2.0) в ECM-системы. При этом компаниям придется решать такие вопросы, как оптимизация стоимости хранения социального контента, а также решение вопросов безопасности — предоставление доступа к социальному контенту более широкому кругу лиц.

Автор статьи — ИТ-аналитик компания DIRECTUM.

СПЕЦПРОЕКТ