Еще сравнительно недавно было не принято связывать документооборот с производственной деятельностью компании и уж тем более с ее бизнес-целями. Речь шла о сугубо административных задачах. При этом системы документационного обеспечения трудились как “золушки”, обеспечивая классическую работу с документами от их регистрации, фиксации изменений, поручений, отчетности об исполнении до передачи в архив. Требования пользователей росли, количество типов документов, подлежащих электронному хранению, увеличивалось. Захватывались все новые и новые процессы управленческого и производственного характера. О том, как с ростом масштаба и глубины автоматизируемых процессов неожиданно изменилась и сама суть документооборота, рассказал топ-менеджер группы компаний “Системы и Проекты” Дмитрий Кочубей.
Сегодня, говоря о СЭД, часто подразумевается документооборот, направленный на решение основных бизнес-задач, обеспечивающих производственные процессы. В качестве наглядного примера можно привести градостроительную отрасль. Одним из основных аспектов, сопровождающих этот процесс от формирования инвестиционных намерений до ввода объекта в эксплуатацию, является именно документационное обеспечение. Оно включает как инженерную документацию, полученную в результате проектирования объектов и территорий, так и организационно-распорядительную, обеспечивающую правовой статус строительства или взаимоотношений участников процесса, в том числе с государственными органами.
При этом неотъемлемой частью систем документационного обеспечения стали электронные архивы, из чего естественным образом родилась услуга “инжиниринг”, в рамках которой клиентам предоставляются специалисты, выполняющие работу по правильной классификации, индексации, сканированию и складированию документов в электронное хранилище с выделением значимых полей в отдельный семантический информационный слой. Компании, которые обеспечили себя электронными архивами, находятся сегодня в выигрышном положении — они имеют быстрый доступ ко всей истории возникновения того или иного вопроса с автоматизированным разграничением доступа, будь то персональная информация, финансовые, инженерные или иные документы.
Пройдя с начала 90-х годов весь путь становления отечественного электронного документооборота, группа компаний “Системы и Проекты” трудилась над совершенствованием работы с информацией с учетом требований времени и пользователей. Результатом стала выпущенная в 2011 г. линейка продуктов IRM Doc, созданная на базе известной системы “Золушка”. Сегодня IRM Doc обеспечивает комплексное управление различными процессами и интеграцию с рядом автоматизированных систем, включая финансовые системы, а также решения, работающие с CAD/BIM/ГИС и другими технологиями. Это не означает, что IRM Doc подменяет финансовые системы или системы профессионального проектирования, но ведь помимо сложнейшего процесса разработки инженерного документа есть не менее сложный по трудоемкости и длительности процесс согласования. Причем согласования не только с заказчиком, но и проведения различных экспертиз, например со стороны государственных органов. А это уже взаимодействие с автоматизированными системами внешних организаций, портальные, сервис-ориентированные и иные технологии, включая мобильные решения для удаленного доступа к информационным ресурсам.
Перед разработчиками программного обеспечения в градостроительной области неизбежно встала задача, связанная с оптимизацией обработки данных и взаимоувязкой административного и производственного документооборота с проектной документацией по объектам строительства и финансово-договорной информацией. При этом надо учитывать, что с разными типами информации (счета, акты, чертежи, сметы, письма и т. д.) работают разные люди, выполняя задачи в рамках своих производственных процессов.
На сегодняшний день полученное решение кажется простым и легким для восприятия. Но видимая простота скрывает под собой очень сложную технологическую работу на физическом уровне, обеспечивающую логические связи, нормализацию разнородных данных (которые поступают из разных источников и не всегда имеют адекватный формат), анализ их полноты и т. д. Не стоит забывать и о проблеме обработки и физического размещения огромного количества разнообразных документов и сведений, а это зачастую происходит не просто на разных серверах, но и на существенно удаленных друг от друга площадках. И пользователю не должно быть никакого дела до того, где на самом деле хранится информация. Ему важен быстрый и удобный доступ к так называемой папке по вопросу (с iPad или стационарного рабочего места) будь то финансово-договорные, организационно-распорядительные документы или геоинформационные данные. Информация должна быть логически связанной и легкодоступной во всех смыслах этого слова.
Исходя из этих потребностей рынка наша группа компаний разработала новое решение IRM TDRM, которое представляет собой Систему управления развитием территорий (СУРТ). В качестве базовой платформы для него была выбрана линейка продуктов Oracle. Чтобы пользователи могли работать через любой браузер и при этом еще и с мобильных устройств, выполнено “легкое” решение с тонким клиентом. По сути оно является композитным и объединяет в единую среду лучшие практики разных производителей, включая решения для управления портфелем проектов, финансами, BIM, BPM, ГИС и иные технологии в архитектуре SOA (Service Oriented Architecture). Или, как говорится в соответствии с последними тенденциями, — IOA (Information Oriented Architecture). Таким образом, в едином решении объединяются разнородные данные, превращаясь на пользовательском уровне в информацию с простым и удобным доступом к ней.
Рассматривая опыт Стройкомплекса города Москвы, мы видим, как удивительным образом из системы простого документооборота путем объединяя технологии и инжиниринговых услуг родилось цельное промышленное решение. Оно может использоваться в региональных профильных государственных органах, позволяет формировать и контролировать выполнение целевых градостроительных программ и мероприятий, осуществлять свод данных для контроля финансирования по выполненным работам и сроков, а также координировать проектные решения по комплексным территориальным схемам и отдельным объектам программ.
Для государственных корпораций и коммерческих организаций, решающих задачи проектирования и строительства объектов, такой подход создает единое информационное пространство для хранения и обработки массивов разнородной информации, эффективно распределенной между участниками. Это пространство охватывает все стадии строительных проектов, что непременно повышает прозрачность управления программами и портфелями проектов, обеспечивает стандартизацию выполнения типовых этапов и стадий, снижает себестоимость, увеличивает эффективность и сокращает сроки реализации. Это происходит за счет совершенствования и автоматизации процедур планирования и оперативного контроля хода исполнения в рамках единой системы проектной отчетности. Архитектура решения имеет модульную структуру и расширенные средства “бесшовной” интеграции с существующими смежными системами заказчика.
Ключевой сущностью решения IRM TDRM являются объекты строительства, которые по своей природе достаточно сложны. Это может быть и город в целом, как единый объект управления, и градостроительные зоны с особыми режимами правового регулирования, и отдельные застраиваемые территории и земельные участки, а также проектируемые, строящиеся и эксплуатируемые здания, сооружения и объекты инженерно-транспортной инфраструктуры. Каждый такой объект обладает сотнями параметров — местоположение, функциональное назначение, конструктивные и инженерно-технические особенности, права собственности, история объекта и много иное.
Возвращаясь к взаимосвязи документов, процессов и инжиниринговых услуг, хотелось бы вспомнить об идущем полным ходом в Москве переводе государственных услуг в области строительства в электронный вид, при котором необходимым и обязательным условием является обеспечение юридической значимости межведомственного электронного взаимодействия при экспертизе, подготовке и согласовании различных документов. Для органов государственной власти, выполняющих в основном контрольные и согласующие функции, правильно построенные и взаимоувязанные процессы документооборота с вовлечением всех участников в электронный вид взаимоотношений имеют ключевое значение.
Комментарий председателя совета директоров группы компаний “Системы и Проекты” Елены МамышевойСегодня в Москве механизмы электронного взаимодействия органов государственной власти с проектировщиками и экспертами в рамках получения материалов проектирования для проведения государственной экспертизы находятся в стадии реализации. Недавно на заседании Правительства Москвы руководителем Департамента градостроительной политики столицы Сергеем Левкиным было объявлено о том, что разрешение на строительство в столице теперь можно получить через Интернет. Комплекс градостроительной политики и строительства перевел в электронный вид две государственные услуги: проведение экспертизы проектной документации (Мосгосэкспертиза) и выдачу разрешений на строительство (Мосгостройнадзор). Разработка производственных систем этих организаций с интеграцией в служебный портал, в том числе для исполнения государственных услуг, выполнена группой “Системы и Проекты”. Все процессы хотя и происходят в разных организациях, но сильно взаимоувязаны, ведь для того чтобы получить разрешение на строительство, надо предоставить всю проектно-сметную документацию.
И это тот самый пример, когда “простой” документооборот для отдельно взятых организаций вырос в интегрированный производственный процесс с “самоинжинирингом” через Интернет, объединив в себе облачные технологии и сложнейшие производственные процессы в рамках самих организаций.
СПЕЦПРОЕКТ ГРУППЫ КОМПАНИЙ "СИСТЕМЫ И ПРОЕКТЫ"
