Любая медицинская организация сталкивается с необходимостью решения задачи эффективного использования ресурсов. Особую актуальность она приобретает в лечебных учреждениях со стационарными условиями оказания помощи, в которых медикаменты занимают большой удельный вес в общей структуре затрат. К числу таких учреждений относится Федеральный научно-клинический центр детской гематологии, онкологии и иммунологии (ФНКЦ ДГОИ) им. Дмитрия Рогачева, которому приходится приобретать чрезвычайно дорогостоящие и дефицитные препараты для лечения детей. Такие медикаменты подлежат строгому адресному учету, что практически невыполнимо без использования современных компьютерных технологий. Центру требовалось не только автоматизировать учет движения лекарств и расходных медицинских материалов для составления статистических отчетов, но и организовать всеобъемлющий предметно-количественный учет на всех уровнях обращения — от поставщика до пациента. То есть нужна была система, которая в каждый момент времени служила бы источником информации для всех заинтересованных лиц о наличии того или иного лекарства на складах и в лечебных отделениях, динамике его потребления, необходимости закупки и т. д.

Для решения этой задачи в ФНКЦ ДГОИ был реализован проект по автоматизации процесса снабжения медикаментами на базе решения “1С:Медицина. Больничная аптека”. Благодаря организации электронного согласования требований отделений в рамках внутреннего электронного документооборота была достигнута основная цель — сокращение периода между оформлением старшей медицинской сестрой требования на получение товаров на складе и поступлением лекарств и расходных медицинских материалов в отделение. Тем самым удалось высвободить время среднего медицинского персонала на выполнение своих непосредственных обязанностей, связанных с лечением и уходом за маленькими пациентами.

В ходе проекта было автоматизировано свыше ста рабочих мест, к общей системе подключены средний медицинский персонал отделений, сотрудники лабораторий, заведующие отделениями, провизоры, сотрудники склада, руководство центра, юристы, экономисты, бухгалтеры, сотрудники отдела закупок и пользователи из аналитических служб.

Точка отсчета

Как рассказал начальник отдела информационных технологий ФНКЦ ДГОИ Игорь Пятница, изначально перед центром стояла задача комплексной автоматизации всех бизнес-процессов — как чисто медицинских (учет движения пациентов, электронная медицинская карта, лабораторные исследования и т. д.), так и всех процессов, касающихся снабжения, договорной и закупочной деятельности, автоматизации административно-хозяйственных функций. Таким образом, проект по автоматизации учета медикаментов явился частью большого проекта по созданию комплексной информационной системы ФНКЦ ДГОИ, включающей такие модули, как “Медицина”, “Наука”, “Общесистемный”, “Пациент”, “Студент”, “Финансово-хозяйственный”, “Интеграционный”. Одной из главных задач комплексного проекта стало объединение всех этих подсистем в единое информационное пространство. Весь комплекс работает в режиме портала с однократной авторизацией пользователя ко всем доступным для него приложениям и сервисам, с вынесением всех определенных законом данных в защищенное хранилище и разграничением доступа к нему.

Задача выбора системы автоматизации учета медикаментов, по словам Игоря Пятницы, упрощалась тем обстоятельством, что административно-хозяйственные функции к началу проекта по комплексной автоматизации уже были автоматизированы на базе решений фирмы “1С”. Поэтому для логического завершения этого контура и автоматизации складского учета и снабженческих функций было решено использовать платформу “1С”. В пользу данного решения послужил и тот факт, что в специализированную линейку “1С:Медицина” входит продукт “Больничная аптека”, позволяющий организовать учет как лекарственных средств и медицинских расходных материалов, так и хозяйственных товаров, что полностью унифицирует процесс обращения любых материальных запасов в медицинской организации.

Именно реализация стандартных бизнес-процессов общей складской логистики на индустриальной технологической платформе “1С:Предприятие 8” стала главным аргументом в пользу выбора “1С:Медицина. Больничная аптека”, считает руководитель проекта направления автоматизации медицинских организаций в фирме “1С” Дарья Грибова. Это позволяет быстро запускать учет товаров и планирование материальных ресурсов в медицинской организации любого масштаба на всех уровнях обращения этих ресурсов. Более того, данное решение имеет полностью открытый исходный код бизнес-логики и не требует ключей защиты конфигурации, благодаря чему можно оперативно модифицировать её под нужды конкретного заказчика и потребности любого уникального проекта автоматизации.

И наконец, “1С:Медицина. Больничная аптека” поддерживает режимы тонкого и веб-клиента, обеспечивает работу пользователей через Интернет, в том числе с мобильных устройств и по мобильным каналам связи, а также имеет в своем составе веб-сервисы для обмена данными с любой медицинской информационной системой, даже сторонних производителей.

Основные вехи проекта

Проект выполнялся силами объединенной проектной команды, включающей ИТ-специалистов фирмы “1С”, компании-интегратора “1С-АналитИкс” и ФНКЦ ДГОИ. Последние были включены в работу с самого первого дня. “Наша задача заключалась в том, чтобы полностью организовать инфраструктуру для реализации проекта, — пояснил Игорь Пятница. — Мы закладывали требования к информационной системе и обеспечивали налаживание эффективного взаимодействия между специалистами компаний-исполнителей и нашими экспертами”.

Помимо этого в функции сотрудников ИТ-службы ФНКЦ ДГОИ входило администрирование доступа к системе, подключение новых пользователей с учетом требований утвержденной ролевой модели. Они также организовали и осуществили системную интеграцию всех приложений “1С” со службой каталогов Active Directory, почтовыми сервисами и сервисами телефонии.

Старт проекту был дан летом 2011 г. вместе с открытием центра для первых пациентов, и, как было запланировано, уже к началу 2012-го подсистема учета медикаментов и расходных медицинских материалов была введена в промышленную эксплуатацию. Такие темпы, по мнению представителей ФНКЦ ДГОИ, стали возможны благодаря активному участию специалистов центра. “Мы со своей стороны предпринимали все усилия для своевременного выполнения всех этапов работ, — отметил Игорь Пятница. — Именно конструктивное и своевременное взаимодействие консультантов по продукту с нашими ключевыми руководителями служб, участвующими во внедрении, позволило точно укладываться в сроки проекта”.

На первом этапе был запущен учет на центральном складе аптеки, где хранятся лекарственные препараты, и на складе медицинской техники, где хранятся расходные медицинские материалы. Почти одновременно в работу с системой был включен средний медицинский персонал лечебных отделений, который формирует электронные требования на склады и согласует потребности с заведующими отделениями и руководством центра. Этот процесс стал самым длительным по времени из-за большого числа рабочих мест и невысокой квалификации пользователей. Запуск многих лабораторий происходил постепенно по ходу реализации проекта по отлаженной системе, без особых временных затрат.

После отладки основных процессов взаимодействия складов и отделений была осуществлена интеграция решения “1С:Медицина. Больничная аптека” с бухгалтерской системой на базе “1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8”. На данном этапе был создан замкнутый контур, начиная с подготовки договоров на закупку медикаментов юридической службой центра, учету исполнения обязательств по таким закупкам, формирования всей бухгалтерской отчетности по учету движения товаров у всех материально-ответственным лиц вплоть до списания медикаментов в отделениях при оказании медицинской помощи. Интеграция позволила избежать многократного ввода информации в разных подразделениях ФНКЦ ДГОИ — в юридической службе, бухгалтерии, профильных подразделениях и на складах. Таким образом, бухгалтер материальной группы теперь проводит лишь техническую проверку загруженной информации, что позволяет избежать ошибок и повышает качество и достоверность данных.

Трудности автоматизации

Запуск проекта происходил вместе с открытием центра, и это обстоятельство послужило источником большого числа проблем с самими бизнес-процессами, подлежащими автоматизации. “Процессов по сути не было, поэтому регламенты рождались вместе с автоматизированной системой. С одной стороны, это ускорило старт проекта, а с другой — многие вещи делались на ходу, что в дальнейшем потребовало реинжиниринга как самих процессов, так и их отражения автоматизированной системе”, — отметила Дарья Грибова.

И по мнению Игоря Пятницы, основной проблемой внедрения “1С:Медицина. Больничная аптека” стало несогласованное взаимодействие разных служб, участвующих в одном процессе. Взять, к примеру, закупочную кампанию: она начинается с формирования потребности в лекарствах в лечебных отделениях, затем проходят конкурсные процедуры и заключение контракта с поставщиком на закупку в юридической службе и, наконец, регистрация накладных и бухгалтерский учет. Как только эти звенья связали в единой информационной системе, то сразу выявились проблемы во внутренней организации самого процесса.

В дополнение к этому Дарья Грибова обратила внимание на отсутствие в России коммерческого структурированного и классифицированного реестра изделий медицинского назначения, что также вызвало ряд сложностей при реализации проекта. В этом смысле ситуация с реестром лекарственных средств является гораздо благополучнее. Так, на отечественном рынке представлен “Регистр лекарственных средств России” компании “РЛС-Патент”, выпускаемый совместно с фирмой “1С” на диске “ИТС МЕДИЦИНА”. Структурированные данные регистра позволяют быстро и качественно наполнять номенклатор в системе и формировать описания препаратов, пригодные для использования медицинским персоналом.

Полученные результаты

Основным результатом проекта стала работающая система общей логистики потоков препаратов и расходных медицинских материалов в ФНКЦ ДГОИ. “Это действительно система оперативного учета, обеспечивающая отслеживание потоков товарно-материальных ценностей в реальном времени, а не “набивалка” для статистических отчетов в бухгалтерию”, — подчеркнул а Дарья Грибова.

Сегодня в центре ведутся учет медикаментов по всех местам хранения и контроль исполнения договоров по поставке медикаментов. Удалось наладить персональный контроль потребления дорогих и дефицитных препаратов, а также оперативный контроль за сроками годности. Кроме того, из информационной системы осуществляется автоматический экспорт на портал “Оперативный мониторинг лекарственных средств” Росздравнадзора.

В дополнение к этому Игорь Пятница отметил мощный инструмент для формирования развернутых аналитических отчетов, с помощью которого пользователи могут самостоятельно формировать и настраивать под себя любые отчеты с любыми группировками и отборами. В системе также организован раздельный учет по источникам финансирования закупок аптечных товаров.

Говоря о полученных результатах, Игорь Пятница подчеркнул, что залогом успешного внедрения системы стали выбор программного продукта на промышленной платформе и возможность адаптировать этот продукт под нужны учреждения, простота и скорость адаптации, наличие квалифицированных специалистов. “У нас есть выбор: обучить своих специалистов или воспользоваться услугами аутсорсеров, — сказал он. — Мы не зависим от компании, выполнившей проект по внедрению. Мы легко можем найти альтернативу на рынке или же реально попытаться сократить стоимость владения этим продуктом, сопровождая его своими силами. Важным обстоятельством для нас также явилась масштабирумость выполненного решения, которое можно развивать по мере возникновения новых задач в Центре”.

Еще одним фактором, обеспечившим успешное внедрение системы, Игорь Пятница назвал осознание целей автоматизации руководством учреждения: “Мы сами должны понимать, что хотим получить на выходе такого проекта. Если такое осознание есть, то можно четко ставить задачи автоматизаторам и добиваться их решения”.

Вместе с тем г-н Пятница отметил, что по мере развития проекта возникли новые цели. В частности, у руководства центра появилось желание наладить автоматизированный сбор потребностей в лекарствах и расходных медицинских материалах на планируемый год от лечебных подразделений. Такая децентрализация позволила бы упорядочить и оптимизировать процесс закупки медикаментов, распределить ответственность за закупки между всеми участниками лечебного процесса.