«ТАТСОЦБАНК» начал второй этап внедрения ЕСМ-системы DIRECTUM, в рамках которого будут автоматизированы работы по созданию электронного архива документов дня.
Проект стартовал в 2012 году и по его итогам автоматизированы все работы по делопроизводству, совещаниям, взаимодействию с клиентами. В ходе внедрения возникли новые задачи, которые нашли свое решение уже на втором этапе.
Регламент работы с документами дня, принятый в банке, достаточно трудоемок. Он требует создания бумажных копий, их подписания, брошюровки и передачи в архив, который быстро разрастается до весьма внушительных размеров. На поиск документов в таком архиве сотрудники банка затрачивают много времени, а его содержание влечет существенные финансовые затраты.
Для оптимизации и автоматизации этого процесса специалисты компании «МайТэк» предложили бизнес-решение DIRECTUM «Электронный архив документов дня для банков». Оно охватывает работу со всеми финансовыми документами банка, предусмотренными нормативной базой Центрального Банка РФ. Это мемориальные ордера, отчеты о прибылях и убытках, лицевые счета, ведомости открытых и закрытых счетов и т.д. Благодаря этому решению у сотрудников банка упроститься работа с документами. Они смогут регистрировать и вести электронный архив документов дня. Документы будут храниться в электронном архиве с единой точкой доступа к ним, и это обеспечит быстрый их поиск по реквизитам в оперативном и архивном хранилищах. А также смогут оперативно подготовиться к аудиторским проверкам и проверкам Центрального Банка (доступны образы первичных документов из системы DIRECTUM и документов, записанных на диск). Кроме того, предусмотрена автоматическая подготовка описей по распечатанным документам и выданным дискам.
Внедрение «Электронного архива документов дня для банков» в «ТАТСОЦБАНК» будет проходить поэтапно. Первоначально планируется реализовать работы по переводу в электронный вид хранения лицевых счетов и ведомостей остатков по счетам кредитной организации. Затем, документов, по которым необходим внутрибанковский контроль над совершаемыми операциями. К числу последних относятся — отчеты о прибылях и убытках, расчетные документы, изначально поступившие в электронном виде, платежные поручения и требования, инкассовые поручения, платежные и банковские ордера, мемориальные ордера.
Таким образом, расширяя использование системы DIRECTUM, банк повысит эффективность реализации бизнес-задач, исполнительскую дисциплину, и эффективность взаимодействия всей рабочей команды внутри компании.
