Издревле всё то, что человек был не в состоянии объяснить известными ему знаниями, обожествлялась. Пантеоны богов менялись от одной античной культуры к другой, а различные природные явления обязательно объяснялись целой системой мифов. При этом всегда существовали мифы о лучшей жизни. В разное время люди искали святой Грааль, философский камень, источник вечной молодости и прочие ипостаси рая на земле.
Последнюю пару тысячелетий технический прогресс двигался гигантскими скачками, оставляя за собой след технологий. Но даже сегодня, несмотря ни на что, люди продолжают верить в мифы. До сих пор находятся те, кто уверен в существовании недорогих, но быстрых и качественных автоматизированных систем, позволяющих одной левой управлять деятельностью предприятия. Проекты, основанные на подобных верованиях, балансируют на грани: после их реализации обычно остаётся либо недовольный клиент, либо неспособное к жизни решение. Конечно, успех тоже бывает, но чаще как исключение. Ниже мы попробуем разобраться, какие мифы по-прежнему соблазняют бизнес дешёвыми качественными решениями.
Миф первый. О наличии методологии
Очень часто от клиентов приходится слышать предложения вычеркнуть из плана этап разработки методик учета. Причиной, конечно, служит цена — дорого. Однако в корне всего лежит непонимание обоснования этой цены. Логика такова: подобная методика не нужна и нецелесообразна — все и так давно есть: “Вот наша учетная политика на два листа, а остальное в законодательстве прописано”. Если проводить аналогию и сравнивать построение единой для всего предприятия методологии ведения учета со строительством дома, то отсутствие этапа разработки методологии сопоставимо с отсутствием фундамента: стоять-то будет, но недолго. А ведь такой “фундамент” в большинстве проектов действительно отсутствует.
Для того чтобы данные головного офиса, филиалов и дочерних обществ компании были сопоставимы, мало установить всем компаниям единую информационную систему. Говоря языком математики, условие необходимое, но не достаточное. Единая информационная система служит источником данных, которые в дальнейшем должны быть обработаны и проанализированы. Вот почему помимо установки самой единой информационной системы надо разработать общий для всех порядок учета, задать структуру аналитической информации, жестко ограничить возможности пользователей по добавлению новых номенклатурных и аналитических разрезов, ввести регламенты расширения нормативно-справочной информации, а также организовать системный контроль за дублированием данных.
Миф второй. О применимости чужой методологии
Другой крайностью является миф о возможности разработки автоматизированной системы на базе абстрактной методологии или методологии, изначально разработанной для другой системы. Проще говоря, при построении автоматизированных систем существует вера в шаблонный подход.
Возвращаясь к метафорам, можно представить, как будет выглядеть результат подобного подхода. В этом случае на фундамент для замка ставят шалаш, а то и десять шалашей, а потом между ними протягивают веревочные лестницы. В итоге неказистое и неэффективное решение называют модным нынче словом “интеграция”, но об этом позднее. На практике результат такой автоматизации чаще всего один из двух: от изначально разработанной методологии или отказываются вовсе, или она потихоньку трансформируется и адаптируется к логике внедряемой автоматизированной системы. При этом клиент платит дважды: сначала за абстракцию, а потом за конкретику.
Миф третий. О наличии типового решения
Другим, не менее распространенным является миф о том, что существует типовое решение, подходящее без исключения всем компаниям. Сам миф основан на вполне здравом рассуждении, что чем больше у того же интегратора опыта в реализации проектов, тем выше вероятность, что “такое уже делали”.
Однако если ваша компания состоит более чем из трех человек, то можно быть уверенным, что хотя бы одно отличие ваших бизнес-процессов от процессов, заложенных в типовое решение, вы наберете. И дело не в незнании ИТ-компаниями специфики отрасли, а в многообразии бизнес-процессов каждой компании и их уникальности. Даже регламентированный учет допускает вариантность ведения некоторых операций. Что уж говорить об учетах оперативном и управленческом. И бизнес в данном случае прав — каждый ищет оптимальные и наиболее прибыльные комбинации. Так что искренен тот автоматизатор, который заранее предупреждает о возможных доработках типового решения под специфику вашего бизнеса.
Миф четвертый. О выборе программного продукта
Зачастую выбор программного продукта, на основе которого будет разрабатываться клиентское решение автоматизаторы вынуждены делать не в ходе проекта, когда уже проведено обследование предприятия, а еще на этапе подготовки коммерческого предложения. Тем самым в масштабах предприятия разворачивается деятельность по подгонке условий задачи под ответ.
Результатов такого подхода два. Результаты полярные, но оба негативные. Первый предполагает “натягивание” бизнес-процессов, заложенных в программный продукт, на бизнес-процессы компании. Нередко эффективность компании действительно повышается при использовании типовых “лучших практик” данной отрасли, но нередко бывает и так, что теряется уникальность компании, ее конкурентное преимущество перед остальными. Второй — ломка логики системы под процессы клиента. Как правило, получается либо дорого, либо очень дорого.
Миф пятый. О “лоскутной” автоматизации
Этот миф про десять шалашей с верёвочными лестницами, описанный чуть выше. Количество систем, используемых на предприятии, растет вместе с расширением бизнеса и осознанием руководством необходимости получать достоверную информацию и контролировать ее. Неизбежно возникает потребность в интеграции этих систем. А лесенки — связующие звенья, имеют особенность пересекаться, да и движение по ним не регламентировано.
Однако практика показывает, что интеграция существующих у клиента систем обходится ему гораздо дороже комплексного решения, ведь данные в таких системах часто несопоставимы и приведение их к общему знаменателю требует времени, усилий и денег, поэтому наиболее эффективными являются системы, у которых все функциональные блоки взаимодействуют в едином информационном пространстве.
Миф шестой. О большой красной кнопке
Как часто нам хочется иметь на экране “большую красную кнопку”, одно нажатие на которую позволяет сформировать все необходимые отчетные формы.
Тем не менее до тех пор, пока автоматизированная система не научится думать как человек, наличие на экране большой красной кнопки с надписью “сделать хорошо” так и останется заветной мечтой практически каждого сотрудника.
Автоматизированная система, сокращая время на выполнение однотипных, трудоемких, кропотливых операций, все же не снимает с пользователя обязанностей по анализу поступивших данных и высказыванию профессионального суждения об их правильном отражении в учете. Ведь под балансом стоит подпись главного бухгалтера, а не виза: “С уважением, система”.
Миф седьмой. О достоверности информации
Еще одна трудность, с которой сталкиваются ИТ-компании, — это уверенность клиента в том, что наличие автоматизированной системы позволяет получать достоверную отчетность.
В реальности же даже при наличии очень хорошего, многофункционального и логичного программного продукта можно поставить под сомнение достоверность той отчетности, которая предоставляется руководству. Причиной недостоверности отчетности часто является такая банальная вещь, как “человеческий фактор”. Непрофессиональные, плохо обученные пользователи могут стать основной причиной, по которой многомиллионная автоматизированная система останется только в памяти того бухгалтера, который еще на протяжении нескольких лет будет списывать ее стоимость на расходы организации.
Поэтому при выборе программного продукта необходимо четко отдавать себе отчет, для каких целей он приобретается. Если цель автоматизации сводится к возможности формировать регламентированную отчетность и вести налоговый учет в соответствии с законодательством, не стоит делать выбор в пользу громоздких ERP-систем. Освоение пользователями более легкой и целевой (учетной) системы пройдет гораздо быстрее и не вызовет непреодолимого антагонизма. Если же автоматизации подлежат все сферы деятельности компании и система призвана, в первую очередь, помогать решать стратегические управленческие задачи, без ERP не обойтись.
В заключение хотелось бы отметить, что как в каждой шутке есть доля шутки, так и в каждом из разобранных мифов присутствует рациональное зерно, уловив суть которого можно сделать правильные выводы. Злые языки не устают повторять, что проект по автоматизации — это Сизифов труд. Но мне кажется, что они просто пытаются катить все камни сразу.
Автор статьи — директор департамента ИТ-консалтинга ГК “Компьюлинк”.
