С точки зрения маркетинга и PR практически не один бизнес не может сегодня игнорировать рост социальности интернет-пространства. Участники ИТ-рынка должны обратить внимание еще и на функционал и технологическую платформу социальных сетей, уверена Елена Мамышева. Председатель совета директоров группы компаний “Системы и Проекты” рассказала, как построить локальную соцсеть в рамках СЭД и кому это вообще надо.

На ваш взгляд, как развитие соцсетей может повлиять на рынок СЭД?

Речь не идет о том, чтобы системы электронного документооборота каким-то образом интегрировались в существующие соцсети. Меня, как разработчика, в первую очередь интересуют технологии, которые можно использовать для решения вопросов межкорпоративного управления в рамках СЭД.

Например, есть крупный градостроительный проект на два-три года. В нем задействованы два десятка различных компаний, у каждой из которых своя СЭД-система, охватывающая все деловые процессы, но в рамках одной организации. В таком случае нужная единая информационная площадка для участников, иначе мы будем интегрировать их друг с другом бесконечно.

Независимые компании, работая над общим проектом, испытывают огромную потребность в постоянных коммуникациях между собой. Это деловая переписка, совместные согласования, уведомления, полуофициальный обмен информацией и многое другое. При этом в рамках проекта ведутся протоколы, создаются рабочие группы и координационные советы, даются поручения и — соответственно — собирается отчетность об их исполнении.

В этом случае надо либо набирать целый аппарат сотрудников на время действия проекта, либо внедрять технологические механизмы. А технологии соцсетей способны интегрировать разные СЭД-системы и сводить участников в едином информационном пространстве.

Внедрение подобных технологий — это есть уже сейчас? Или это вопрос будущего?

Это тренд ближайшего года. Механизм социальных сетей позволяет решить вопрос публикаций, реакций, различных уведомлений, создания общего публичного контента. Одно дело — корпоративные порталы, которые существуют сегодня. Там четко прописаны регламенты, правила, иерархия подчинения. В межкорпоративном управлении все сложнее.

Я думаю, в скором времени СЭД вообще значительно трансформируются. Порталы корпоративного и межкорпоративного управления станут столь же естественными, как электронная канцелярия десять лет назад. Тогда казалось, что рынок изжил себя, так как мы или наши конкуренты уже поставили электронные канцелярии всем, кому только можно. А сейчас мы видим, что рынок опять огромен — заказчиками востребована новая функциональность. Она способна гораздо глубже воздействовать на бизнес.

Еще один тренд ИТ, который постоянно обсуждают, — внедрение мобильного клиента. Какие решения создают разработчики СЭД для мобильных устройств?

Если мы хотим, чтобы система электронного документооборота внедрялась быстро, туда должны быть включены руководители компании. Эти люди являются владельцами планшетников, других современных мобильных устройств. Поэтому в системе обязательно должен быть интерфейс для работы на мобильных устройствах. Для одного из наших заказчиков, компании “Мосэнергосбыт”, мы разработали адаптированный веб-интерфейс. А, например, систему для Мосгосстройнадзора мы интегрировали с единым нативным клиентом для надзорных органов города Москвы.

Сегодня системы стали значительно более гибкими, интересными, мощными. Таким образом, функциональность мобильного клиента приближается к настольной версии. И это хорошо.

Если говорить о развитии СЭД в последние годы, то как проходил процесс перехода от электронной канцелярии к автоматизации бизнес-процессов?

Системы электронного документооборота изначально создавались для решения канцелярских задач. Но это было время 1990-х. Сейчас реалии уже другие. Большое значение в процессе изменения сущности СЭД имели ментальные факторы.

Российское управление базировалась на практике бюрократического делопроизводства с очень четкой системой указания поручений и глубокой системой отчетности по каждому поручению. Плюс была сложная технология закрытия, т. е. признания вопроса выполненным.

Мы анализировали западные системы, основным функционалом которых являлось создание необходимого контента для управления, а также грамотная рассылка поручений. А в наших системах важно было не только разослать поручения исполнителям, но и обеспечить процессы принятия отчета и снятия вопроса с контроля.

О контенте тогда у нас вообще не говорили. Управленческий контент начал создаваться с 2000-х, появился термин “безбумажный документооборот”. Можно сказать, что мы естественным образом мигрировали к ментальности западных систем, при этом сохранив все те строгости, которые были в российском бюрократическом документообороте. В любой СЭД, внедренной на российском предприятии, вопрос снятия поручения с контроля по-прежнему жестко регламентируется. И качество системы во многом определяется наличием большого количества отчетных форм, сводок, справок, всякого рода упоминаний и уведомлений.

На сегодняшний день главным вектором развития СЭД является автоматизация бизнес-процессов. И для того чтобы внедрять СЭД в качестве систем управления бизнес-процессами, недостаточно иметь только техническую платформу для учетных карточек, рассылки поручений, прикрепления контента. Необходима консалтинговая практика по описанию бизнес-процессов, по их формализации. Необходимо понимание механизмов контроля отслеживания и визуализации состояния процесса, графических нотаций, матриц ответственности и так далее.

На рынке СЭД есть общепринятая формулировка “управление бизнес-процессами”. Складывается впечатление, что такое клише используется только в ИТ, а в других областях понятие “бизнес-процесс” никак не регламентировано и носит аморфный характер. Что вы подразумеваете под этим словом — “бизнес-процесс”?

Это не абстрактное понятие и не сугубо профессиональный термин айтишников. В государственном управлении слово “бизнес-процесс” замещается термином “государственная функция”. В бизнесе достаточно часто применяют формулировку “операционное управление”.

Не всегда регламентированные процессы утверждены на бумаге. В маленьких организациях это может делаться, что называется, по понятиям — в больших компаниях такие вещи описываются специальными утвержденными регламентами. Но любой процесс деятельности, повторяющийся более двух раз, уже является бизнес-процессом. Таким образом, бизнес-процесс — это регулярный процесс, который обеспечивает деловую деятельность организации или предприятия; он может быть автоматизирован и “вложен” в информационную систему.

Каков перечень процессов, которые регулирует система электронного документооборота? В чем заключается максимальная автоматизация, каковы ее пределы?

Современные системы подразумевают автоматизацию абсолютно всех действий внутри компании. У нас есть заказчик — девелоперская компания “СПб Реновация”: в организации численностью 300 человек описано 800 бизнес-процессов.

Очень важно их правильно структурировать. Один из наших клиентов даже перестал делать рассылку официальных документов по электронной почте, а сделал автоматизированным бизнес-процесс, состоящий из одной операции: “ознакомить с документом сотрудника N”. Тем самым, официальные документы сразу попадают в личный кабинет выбранного работника. Не через электронную почту, а в рамках системы электронного документооборота. Это наглядный пример самой мелкой структурированности бизнес-процессов.

Вообще, при внедрении СЭД в организации с широким набором производственных процессов невозможно полагаться на то, что описание этих процессов и постановку задачи заказчик сделает за тебя в своем техническом задании. Необходимо иметь опыт консалтинга, опыт описания бизнес-процессов.

При этом очень полезно ориентироваться в сфере деятельности организации-заказчика, это напрямую сказывается на качестве и сроках внедрения СЭД. Основные компетенции нашей отраслевой экспертизы — государственное управление и госуслуги, строительство и девелопмент, энергетика, страховой бизнес.

Важна правильная “нарезка” процессов, правильная установка связей между ними, интеграция с другими информационными системами, которые автоматизируют финансы, бухгалтерию, складское управление, нормотворческую практику. Качественное решение всех этих задач зависит как от возможности системы, так и от мастерства специалистов, которые занимаются внедрением.

СПЕЦПРОЕКТ ГРУППЫ КОМПАНИЙ “СИСТЕМЫ И ПРОЕКТЫ”