Антон Крупнов: “Мы получили СЭД и портальное решение «в одном флаконе»”

Система EOS for SharePoint разработки компании “Электронные Офисные Системы” широко известна на рынке ECM, в первую очередь как прикладное решение, реализующее функции электронного документооборота на платформе Microsoft SharePoint Server. Однако, как показал проект в группе компаний “Термекс”, возможности решения выходят далеко за рамки традиционных функций СЭД, помогая решать специфические бизнес-задачи. Об особенностях проекта и этапах его реализации рассказывает руководитель ИТ-проектов ГК “Термекс” Антон Крупнов.

Почему ваш выбор остановился на EOS for SharePoint?

Нам было нужно портальное решение и документооборот, а компания “Офис-Док” предложила решение ЭОС, которое нас устроило. Большим плюсом было то, что все поставлялось “в одном флаконе” — вместе с документооборотом мы получили платформу, на которой можно развивать и портальное решение.

Был ли у вас в компании SharePoint до того, как вы решили внедрять продукт ЭОС на этой платформе для управления электронным документооборотом?

Нет, не было. При выборе системы мы отталкивались не от платформы, ее наличия или отсутствия, а от задач. Нам предстояло реализовать большое количество взаимосвязанных задач портала и СЭД. Мы нашли и то, и другое — подходящую платформу и адекватное прикладное решение на ней.

На заседании Санкт-Петербургского клуба ИТ-директоров вы говорили, что в числе прочего используете EOS for SharePoint для приема и обработки заявок в ИТ-службу, для согласования счетов, бронирования переговорных, согласования контрагентов со службой безопасности и других задач. Для СЭД это не совсем традиционная область применения, не так ли?

На самом деле ничего удивительного в этом нет. Поясню на примере бизнес-процесса приема заявок в ИТ-службу и их прохождения. Большое количество заявок у нас составляют специфические заявки по техподдержке и внесению изменений в конфигурацию “1С”. Я устроил таким образом, что задача не просто через портал приходит в ИТ-отдел, а сначала поступает ключевым пользователям на согласование, чтобы решить, нужно ли вообще это делать. Только после их согласования заявка попадает к специалистам ИТ. Средствами системы специалисты ИТ могут запросить информацию у коллег, создать подчиненную задачу или новую заявку со связкой и т. д. В общем, помимо приема заявки через портал мы задействовали средства коллективной работы EOS for SharePoint — как до момента регистрации заявки, так и в процессе ее исполнения.

Получается, что простую задачу — прием заявок — средствами СЭД вы расширили до уровня автоматизации целого бизнес-процесса?

Да. Мы действительно использовали типовые возможности СЭД, для автоматизации бизнес-процессов. Если рассматривать любой бизнес-процесс любой организации, то с большой долей вероятности его элементы уже реализованы в СЭД. Отпадает необходимость создавать процесс “с нуля”. Так что границы использования EOS for SharePoint оказались гораздо шире термина “система электронного документооборота”.

Есть ли еще области применения функционала решения, которые упростили процесс реализации проекта?

Безусловно. Вот, например, в нашем Центре документов в основном задействованы стандартные возможности хранилища портала SharePoint (здесь лежат сертификаты на продукцию, типовые договоры, регламенты, шаблоны и пр.), а механизм атрибутного поиска мы использовали от системы EOS for SharePoint. Или еще пример: мы используем средства интеграции EOS for SharePoint со сторонними системами, эти средства входят в функционал решения. Служба EOS for SharePoint выгружает данные в таблицу обмена MS SQL, а оттуда мы забираем данные в “1С”.

Как пользователи встретили новую систему? Было ли предубеждение против системы, или внедрение прошло на ура?

Мы изначально создавали портал, которым захотят пользоваться все сотрудники. Идея состояла в том, чтобы запускать задачи последовательно. Первой задачей должна была стать такая, которая привлечет большое количество пользователей на портал и в то же время будет актуальной для организации. Начинали мы с заявок в ИТ-службу и постарались сделать всё максимально удобным. Сначала там была одна кнопка — “Отправить заявку”. Запросы мы структурировали таким образом, чтобы ни у кого не возникало соблазна нажимать какие-то лишние кнопки. Бывали, конечно, ошибки, но в основном все как-то справлялись с новой системой. А после того как увидели обратную связь, когда пошла отработка заявок, необходимость кого-то убеждать отпала сама собой. Таким образом пользователи получили удобный и организованный инструмент для обращений, а мы — эффективную систему для работы.

Пользователи просто сами привыкли? Вам даже не пришлось применять каких-то “насильственных” мер, чтобы люди стали работать в системе?

Раньше было несколько каналов доставки заявок — люди писали в ИТ-отдел, звонили, обращались лично. Мы сказали, что больше не принимаем ни письма, ни звонки, если нет оформленного запроса. Это была единственная “насильственная” мера по отношению к пользователям. Обработка заявок, конечно, не единственная сфера применения решения. Это был старт, чтобы “заманить” пользователей на портал и сделать некий корпоративный продукт, который бы можно было дальше развивать. У нас уже много сервисов завязано на эту систему, например, новые контрагенты согласуются со службой безопасности таким же образом, как и заявки. Компания имеет более 90 филиалов, люди находят новых контрагентов, оформляют заявку, все это дело попадает через их руководителя на согласование в службу безопасности, она их проверяет, потом перегружаем данные в “1С”. А ввод новых контрагентов непосредственно в “1С” мы закрыли.

Интеграцию продукта EOS for SharePoint с “1С” вы делали самостоятельно или вам помогли?

Механизм интеграции, как я уже говорил, входит в решение EOS for SharePoint. А настройки, как и большинство имеющегося на портале функционала, выполнили специалисты нашего подрядчика — компании “Офис-Док”, партнера ЭОС.

Интересно было бы уточнить еще один момент: SharePoint позиционируется как среда для социального взаимодействия. Используете ли вы какие-то его социальные сервисы, и как вообще к этому относитесь?

Мы используем социальные сервисы пока только на уровне “как побыстрее найти нужный контакт”. Зашел на портал, набрал фамилию и сразу увидел должность сотрудника, в каком подразделении он работает. Если пришла заявка, тоже можно посмотреть от кого, кем сотрудник является в системе компании. А внутренние контакты и общение сотрудников в социальной сети мы не используем.

То есть, вы развиваете ваш SharePoint больше в сторону портального решения?

Именно, но здесь нужно определиться с терминологией. Существует мнение, сформированное многими разработчиками ПО, что корпоративный портал — это некий информационно-справочный ресурс с элементами базы знаний и социальной сети. То есть, например, не знаешь в каком кабинете сидит тот или иной сотрудник, когда день рождения у главного бухгалтера или тебе нужна типовая форма служебной записки — в этом тебе поможет корпоративный портал. И всё. Мы же под корпоративным порталом подразумеваем инструмент для коллективной работы и реализации бизнес-процессов. Поэтому каждый сотрудник, заходя в систему, сразу попадает на персональную страницу, где описаны все его задачи, стадии их выполнения и другая первоочередная информация. Мы считаем недостаточным просто разместить на портале, например, регламент согласования договоров, для нас важно запустить на портале бизнес-процесс согласования договоров со всеми участниками. И здесь EOS for SharePoint как прикладное решение с готовыми механизмами экономит нам массу времени и денег.

Что вы считаете самым важным достижением при реализации этого проекта?

Конечно, это вовлеченность пользователей. Мы считаем, что закрыли этот вопрос. У нас все знают, что такое портал, знают, как туда войти и как там работать. В принципе это была самая большая задача: быстро заинтересовать 2000 пользователей в портале, чтобы дальше развивать его. Мы начали просто с обращений в ИТ-отдел, а сейчас автоматизируем сложные процессы, например взыскание просроченной дебиторской задолженности. В процессе задействованы сбытовые подразделения филиалов (их более 90), служба безопасности, юристы и бухгалтерия. К слову сказать, обмен данными с “1С” в ходе этого процесса задействуется три раза. При внедрении новой задачи мы рассказываем про то, какой функционал появился, и нет необходимости объяснять, что такое портал, зачем он нужен. Пользователи понимают, что этот инструмент будет полезен в их работе.

ГК “Термекс” — ведущий специализированный производитель водонагревателей в Европе. В 2009 г. компании “Термекс” исполнилось 60 лет. Сегодня она входит в тройку мировых лидеров, производя 2 млн. водонагревателей в год и реализуя их в 160 странах мира.

Последние 10 лет ГК “Термекс” стремительно развивалась — только за это время объемы реализации продукции выросли в 20 раз, а количество филиалов по России и СНГ превысило 90. Росло количество пользователей (сегодня это около 2000 человек) и соответственно задач, требующих автоматизации.

СПЕЦПРОЕКТ КОМПАНИИ ЭОС