В современном состоянии отрасли систем электронного документооборота (СЭД) и управления контентом многие аналитики отмечают несколько ключевых проблем. Каковы они и какие существуют подходы к их решению?

Ежегодно количество электронных документов в мире удваивается, при этом увеличивается и номенклатура, и сам размер/объем документов, и количество людей, их создающих, публикующих и пересылающих. Требования к информационным системам постоянно растут — как к количеству функций и процедур, так и к их сложности. Реализация этих, часто противоречивых, требований в сочетании с массовым обращением пользователей к огромным (и все увеличивающимся) массивам данных означает рост нагрузки на информационные системы предприятий и, как следствие, падение их производительности. Ограниченная масштабируемость при этом мешает системе справляться с нагрузкой. Это вызывает первую проблему — быстрота отклика системы на запрос падает.

Вторая проблема — вопрос удобства работы в системе. Сегодня в одной и той же среде электронного документооборота работают разные категории пользователей (управляющие документами, управленцы, бизнес-специалисты…). Естественно, что способы работы с документами бизнес-пользователей ключевым образом отличаются от подходов, например, секретаря руководителя или архивного работника. Поэтому и критерии удобства, комфортности, удовлетворенности у разных пользователей разные.

Таким образом, складывается следующая картина: корпоративная информационная система имеет большое хранилище контента коллективного пользования. При этом каждый конкретный пользователь в своей ежедневной работе реально имеет дело только с небольшой частью этого контента. Как сделать так, чтобы ему не приходилось каждый раз для нахождения нужной информации заставлять систему перелопачивать весь массив хранимой информации и вычислять права доступа? А сделать это нужно, потому что если мы не приблизим контент к пользователю, то он сделает это за нас. В реальности это уже зачастую и происходит — при неудобстве работы в общей системе пользователи находят пути обхода: хранят документы на локальных дисках, используют для коллективной работы или контроля задач электронную почту (или мессенджеры) и т. п. Понятно, что сиюминутное удобство пользователя чревато для организации рисками, связанными с потерей информации, ее дублированием и т. п.

Значит, надо дать пользователю возможность удобно и быстро получать нужный ему контент из корпоративной базы, не вынуждая его прибегать к “партизанским” методам. Выход, предлагаемый системой электронного документооборота CompanyMedia, заключается в персонализации контента — то есть в выделении из общего инфомассива той небольшой части, которая нужна данному пользователю в контексте его текущей деятельности, и в персонализации интерфейса — в обеспечении пользователю удобного доступа к этой нужной ему информации. Достижение обеих этих целей возможно с помощью персональных коллекций документов (ПКД), которые формируются системой для каждого пользователя.

ПКД — это, если коротко, личная коллекция карточек документов, которые нужны пользователю. Эти карточки являются посредниками для связи с оригиналами документов и позволяют при необходимости их легко найти. То есть каждый пользователь вместо всего объема корпоративных баз данных оперирует небольшим необходимым ему количеством документов.

Карточки могут легко удаляться и добавляться в персональную коллекцию, что и делает ее удобной для использования.

Рассмотрим теперь, как персонализация (на основе ПКД) реализуется для разных категорий пользователей: топ-менеджера, управляющего документами и бизнес-специалиста.

Персонал, занятый управлением документами (делопроизводители, секретари подразделений и руководителей, работники архивов и т. д.), должен иметь возможность работы с большими массивами документов. Привычный для них подход в работе с документами — журнальный или картотечный. Поэтому основной принцип организации рабочего места документоведа — картотека. Вспомогательные “картотеки” содержат ссылки на основные документы исходных баз, агрегируя их в одну. Картотека ускоряет процесс нахождения документов, что и требуется чаще всего документоведу.

В рабочем месте бизнес-специалиста отчетливее видна ключевая особенность CompanyMedia 4 — смещение акцента с функций работы с документами на управление деловыми активностями. Для каждого сотрудника организуется индивидуальная коллекция, в которой хранятся ссылки на интересующие его документы, отражающие содержание его деловых задач. Предусмотрены и дополнительные функции, облегчающие жизнь менеджеру:

  • отдельное окно со списком незапланированных и просроченных задач;
  • так называемый “стикер бокс” — окошко, в которое легко помещаются ссылки на различные объекты, с которыми ведется активная работа;
  • возможность сохранить поисковый запрос, резолюцию, поручение в качестве шаблона.

Через руководителя обычно проходят такие большие объемы документов, что он не может обойтись без помощников. Кроме того, ему нужны удобные возможности контроля (например, за исполнением распоряжений). И еще одна специфическая особенность — руководитель часто отсутствует в офисе (командировки, совещания и т. п.), поэтому должен иметь возможность при необходимости работать с корпоративными документами удалённо (в том числе и в режиме offline).

В соответствии с этими требованиями рабочее место руководителя в системе CompanyMedia позволяет работать в двух режимах — самостоятельно или с помощником. Руководитель имеет возможность работать из любого места, используя планшет iPad (приложение iDocs или iDocsVIP), Android (приложение aDocs) или смартфон BlackBerry.Простой интерфейс с минимумом необходимых функций обеспечивает быстроту принятия решений и удобство контроля. Возможность работы в режиме офлайн обеспечена в мобильном рабочем месте использованием уже не карточек, а полновесных копий документов, но их набор определяется теми же ПКД, о которых говорилось выше.

Из рассмотренных примеров видно, что одни и те же принципы персонализации по-разному использованы для организации работы разных бизнес-ролей. Более подробно принципы персонализации контента и интерфейса, используемые в CompanyMedia 4, будут рассмотрены на бизнес-завтраке, который мы проводим 30 мая (анонс и форма регистрации опубликованы на сайте www.intertrust.ru).

Об авторах: Вадим Ипатов — заместитель генерального директора компании “ИнтерТраст” по развитию бизнеса, Владимир Панов — главный архитектор компании “ИнтерТраст”.

СПЕЦПРОЕКТ КОМПАНИИ “ИНТЕРТРАСТ”