Вопросы современного образования в сфере управления информацией

Информация, являясь сегодня одним из самых ценных активов организации, весьма многообразна. Формат и формы ее представления постоянно изменяются, что приводит к появлению новых возможностей ее обработки, учета и хранения. В этой связи возникают иные требования к специалистам, работающим в сфере управления информационным потоком, а следовательно, и к качеству сегодняшнего образования в целом.

Какими знаниями и навыками должен обладать современный специалист-документовед? Каковы требования к учебной программе вузов? В чем заключается взаимодействие высших учебных заведений с компаниями — разработчиками систем электронного документооборота и, возможно, с компаниями — заказчиками таких систем. Ответы на эти и другие вопросы искали участники круглого стола, организованного журналом ECM-Journal в рамках конференции-выставки DOCFLOW 2013, прошедшей в Москве 22 мая.

Программа мероприятия не предусматривала докладов приглашенных экспертов, среди которых были представители высшей школы и компании — разработчика СЭД. Однако, поскольку обсуждаемая тема является весьма актуальной, в дискуссии приняли участие все присутствующие, включая автора настоящей статьи, первым высказавшего мнение о важности включения практических работ с современными СЭД в программы обучения специалистов по направлению “Документоведение и ДОУ”.

Важно отметить, что помимо основных дисциплин будущие специалисты документоведы получают экономическую, правую подготовку, изучают иностранный язык. Однако в начале 2000-х подготовка в области информационных технологий была недостаточно широкой, не давала возможности ознакомления с развивающимися ИТ. Обучение появляющимся на рынке системам электронного документооборота в рамках лабораторных и практических работ не проводилось.

Сегодня ситуация меняется в лучшую сторону. Открываются новые кафедры ИТ, и в рамках специальных программ обучения, предоставляемых компаниями-разработчиками, студенты не только знакомятся с этими системами, но активно работают в них.

Как рассказала Анастасия Яганова, преподаватель кафедры автоматизированных систем документационного обеспечения управления Российского государственного гуманитарного университета (РГГУ), студенты первого курса уже ориентированы на электронный документооборот. “На безвозмездной основе вендоры предоставляют свои продукты. Наши студенты осваивают системы “Дело”, “Евфрат”, Directum, DocsVision. Мы практикуем создание электронных документов и работу с ним, с тем чтобы в будущем выпускники могли найти применение теоретическим знаниям в рамках любых систем”.

Знания в области СЭД сегодня получают также студенты других направлений. По словам профессора Марины Князевой, декана факультета информатики Российской экономической академии им. Плеханова (РЭА), “не имея специальности “Документоведение и ДОУ”, мы читаем этот курс на других факультетах. Наши студенты практикуются в системе “Дело”. Современный специалист должен уметь взаимодействовать в СЭД, потому что вся информация нынче находится в электронном виде. На бумаге ничего не осталось”.

Но несмотря на существенные изменения в области обучения, проблем меньше не стало. Это отмечалось многими участниками круглого стола.

Наталья Храмцовская, ведущий эксперт по управлению документацией компании “ЭОС”, член “Гильдии Управляющих Документацией” и ARMA International, высказала опасения по поводу качества современного образования, которое получают нынешние документоведы. Ввиду того, что знаниями в области делопроизводства на сегодня также обладают выпускники смежных направлений, сама специальность “Документоведение и ДОУ”, по ее мнению, находится под угрозой.

“Все больше знаний получают не только документоведы, но и специалисты других направлений, те, кто впоследствии имеют большую зарплату и больший авторитет в организации. Как работать с документами в системе учат всех, поэтому данное умение уже не является конкурентным преимуществом в нашей специальности сегодня. Мы утратили монополию на знания в области управления документами. К примеру, в нынешних организациях есть юрист, который прекрасно знает, как правильно оформить документы, чтобы не было споров в судах. И эта ситуация только ухудшает положение дел в профессии”, — сказала она.

Возникает вопрос, каким конкурентным преимуществом в знании систем должны обладать специалисты ДОУ, чтобы быть на голову выше тех, кто уже научился в этих системах работать? “В этой связи важно найти “лакомый кусочек”, про который еще никто не знает, важно обладать теми сакральными знаниями, которыми больше никто не обладает. Это могут быть знания организации работы, вопросы внедрения систем, поддержки нормативной базы. Кроме того, учитывая, что большинство студентов идет работать в коммерческие структуры, важно понимание не только теории, но и значения основного вида документа для данной организации. Специалист должен уметь подстраиваться под нужды конкретной компании. А это бывает очень трудно с психологической точки зрения”, — считает Наталья Храмцовская.

Схожее мнение высказал Александр Сапожников, старший научный сотрудник Высшей школы экономики (ГУ-ВШЭ): “Сфера образования пребывает в очень растрепанном состоянии. И не только в области документоведения. Общепризнано, что образование перестало быть долговременным активом. Единой ясной картины в получении образования больше нет. Сегодня люди добывают знания из самых разных источников: читают статьи, заходят на порталы. То есть существует много моделей получения информации. Но верным остается тот факт, что каждый современный специалист должен уметь грамотно работать с документами и грамотно ими управлять”.

“Документооборот не интересен сам по себе. Документы создаются, и управление ими ведется в интересах деятельности организации. Соответственно, для того чтобы стать заказчиком, специалист не должен замыкаться лишь на своих узких вопросах, он должен хорошо понимать деловые интересы своей организации. И в связи с этим встает вопрос: что сейчас становится востребованным? Умение общаться с высшим руководством, умение прийти и объяснить, для чего организации вкладывать деньги в управление документами, в создание архива. Умение составлять нормативные документы. Вопросами вне офисного хранения документов также надо владеть. Очень важно, чтобы современный документовед понимал принципы установления сроков хранения и организации уничтожения документов — это всегда было его преимуществом. Это именно те знания, которые принципиально отличают его от специалистов ИТ”, — пояснил Андрей Храмцовский, эксперт компании “ЭОС”.

Если вчерашние школьники только начинают знакомиться с азами специальности, то со студентами очно-заочной и заочной форм обучения, которые, как правило, уже являются документоведами-практиками, а также с теми, кто получает второе высшее образование или обучается на курсах повышения квалификации, дело обстоит совсем иначе, потому что их подход к обучению осознанный, мотивированный. В первом случае у преподавателей задача сложнее — объяснить, донести, что представляет собой специальность, для чего она нужна. Во втором, чаще всего уже идет диалог между двумя разными, но уже специалистами.

“Практиков обучать легче. У них есть и мотивация, и практический опыт, который они вкладывают в ту теорию, которую им дают. Сложнее с теми, кто изучает профессию с нуля”, — считает Наталья Храмцовская.

Однако и здесь есть серьезные проблемы, связанные с тем, что второе высшее образование стало платным. По ее мнению, полностью утрачен интерес к этому направлению: “Никто не хочет платить 200 тыс. руб. в год за образование с уровнем зарплаты в 20 тыс. То есть люди понимают, что, заплатив такие большие деньги, в дальнейшем своей зарплатой они их “не отобьют”. При этом представители других профессий испытывают колоссальный информационно-образовательный голод, связанный с нехваткой знаний в работе с электронными документами”.

Не менее заинтересованной стороной в деле качественного образования в сфере ДОУ являются представители компаний-разработчиков, которые, предлагая свои услуги самым разным заказчикам, также предпочитают иметь дело с квалифицированными специалистами-документоведами, которые понимают необходимость и суть внедряемых систем управления информацией и документами. Как рассказал Тимур Меджитов, руководитель направления корпоративных продаж компании DIRECTUM: “В настоящее время мы, со своей стороны, отмечаем нехватку документоведов, выступающих в роли заказчиков проектов — тех специалистов, которые, во-первых, могли бы сформулировать требования к СЭД, а во-вторых, сумели бы их отстоять и довести проект до реализации. Важно, чтобы при этом его первоначальная идея, которая бы также закладывалась этими специалистами, была сохранена. Мне трудно сказать, существуют ли сегодня элементы обучения этому в программе вузов, но они должны не только учить тому, как выглядит система, но и закладывать также и управленческие знания для того, чтобы будущий специалист смог во многом взять на себя реализацию процесса внедрения системы и при этом не только видел бы себя его участником, но и умел смоделировать для других их роли участия в этом процессе. Возможно, для этих целей к подготовке студентов стоит привлекать представителей компаний-заказчиков. Думаю, что большинство из них, глядя в перспективу, готово к такому сотрудничеству”.

Подобные пожелания высказала и Юлия Кукарина, ученый секретарь Совета УМО вузов РФ по образованию в области историко-архивоведения. Говоря о возможном сотрудничестве, она обозначила производственную практику студентов второго, третьего и четвертого курсов очень важной частью в их обучении. “Здесь возможно расширение контактов с компаниями. И вторым моментом, который предполагает сотрудничество, является разработка профстандартов в плане создания совместных рабочих групп. К 2015 г. в сфере управления документацией планируется разработка около 20 профстандартов. И общими усилиями мы можем сделать их соответствующими реалиям времени”, — сказала она.

Учитывая безусловное взаимодействие государственных вузов с Минобразования, написание программ и различных стандартов является неотъемлемой частью работы кафедр. Другое дело, что в нынешний век стремительных информационных преобразований, частых изменений в законодательной базе образовательные программы нередко рискуют устареть раньше, чем будут утверждены. В этих условиях они становятся “неповоротливыми”, их трудно, а зачастую невозможно скорректировать применительно к текущей ситуации. Поэтому еще одним очень важным вопросом современного обучения является умение преподавателей ориентировать нынешних студентов на необходимость постоянного самообучения в условиях ежедневных изменений в сфере управления информацией, в развитии новых технологий, законодательства. Поэтому, по мнению экспертов, помимо классической теории и современной практики работы в системах вузы должны сегодня не только давать студентам новые знания, но и научить их добывать эти знания самостоятельно.