Институт экономики и менеджмента Сибирского государственного индустриального университета (Новокузнецк), реализуя вузовскую программу информатизации, в 2012 г. принял решение о необходимости организации электронного архива студенческих работ и других документов кафедры “Управления качеством и документоведение” (УКиД).

Как отметил руководитель проекта автоматизации доцент кафедры УКиД Сергей Морин, основной массив материалов кафедры — это документы, связанные с ее организационной учебной и научной деятельностью. “Несмотря на строгое формирование документов в дела, их количество с каждым годом росло, занимая всё больше места и затрудняя работу с текущей документацией. Согласно действующей номенклатуре дел, дипломные работы хранятся в архиве университета или на кафедре в течение пяти лет, курсовые работы и проекты — до окончания срока обучения студента, после чего уничтожаются, — рассказал он. — До организации электронного архива сданные работы записывались на компакт-диски. Однако эти носители хранились неупорядоченно, а поиск информации в хранилище отнимал много времени. Кроме того, в условиях подготовки вуза к аккредитации назрела необходимость в реализации удобного и простого доступа к работам студентов и документам кафедры. Необходимо было быстро найти нужный документ или студенческую работу и предоставить их экспертам”.

Таким образом, требовалось организовать электронное хранение документов кафедры, решив следующие задачи: выбор системы электронного хранения документов; обеспечение безопасного доступа к документам; создание в системе архива номенклатуры дел; ввод в базу документов кафедры и студенческих работ; определение оптимальных критериев для поиска дел и документов.

Надо отметить, что с 2008 г. в компьютерном классе кафедры в рамках программы “Электронный документооборот со студенческой скамьи” компании “ЭОС” были в учебных целях развернуты СЭД “Дело” и система “Архивное дело” этого разработчика.

Поэтому неудивительно, что в качестве системы электронного хранения документов на кафедре выбрали СЭД “Дело”. “За время использования в учебном процессе эта система показала себя функционально эффективной и удобной в использовании. Кроме того, она обеспечивает хранение документов в соответствии со спецификой государственных учреждений. Поэтому, продолжая сотрудничество с ЭОС, в дополнение к уже имеющейся программе “Архивное дело” мы закупили лицензию “Архивариус”, позволяющую формировать электронный архив на кафедре, и лицензию с опцией “Читальный зал”, обеспечивающую удаленный доступ к содержимому электронного архива”, — пояснил Сергей Морин.

При создании электронного архива кафедры были осуществлены следующие мероприятия.

1.  Установка и предварительная настройка системы.

Работу системы обеспечивает выделенный сервер с установкой клиентской части на рабочие места преподавателей и обеспечением доступа к содержимому архива. Все предварительные действия по настройке параметров системы, а также непосредственному вводу электронных документов осуществлялись системным технологом.

2.  Регистрация пользователей и настройка их прав.

Пользователями системы являются администратор, системный технолог, архивариус, читатели.

3.  Формирование фондов и справочников.

Ведется заполнение фондов, формирование классификаторов с перечнем подрубрик.

4.  Ведение номенклатуры дел.

Индекс дела складывается из шифра специальности и года поступления группы (например, ЭД — 06). Заголовки дел обновляются ежегодно.

5.  Формирование дел.

6.  Оформление дел — создание архивной регистрационной карточки дела с прикрепленными документами.

“Система универсальна, и трудностей в ходе ее внедрения и эксплуатации не возникало. На протяжении 2012 г. тремя сотрудниками кафедры в систему вводился весь массив документов, датируемых 2006 г. и позднее; главным образом, это выпускные квалификационные работы, курсовые проекты, отчеты по всем видам практик”, — уточнил Сергей Морин.

По его словам, внедрение системы “Архивное дело” и перевод документов кафедры в электронный формат позволили минимизировать потребность в бумажных аналогах документов, освободить помещение кафедры, стеллажи от многочисленных папок, но главное — электронный архив дал возможность минимизировать затраты времени на поиск нужных документов. Эффективность работы электронного аналога архива обеспечивается за счет гибкости поисковых возможностей, что позволяет задавать различные условия в зависимости от осведомленности пользователей о той или иной информации по искомому делу, а также благодаря возможности задавать и добавлять подрубрики в рубрикатор — различные произвольные характеристики документа: тип, вид, группа, тематика документа и пр. Таким образом, поиск студенческой работы можно вести по фамилии преподавателя, названию работы и т. д.

Не менее важным является реализация удаленного доступа к содержимому архива с помощью опции “Читальный зал”, которая открывает как локальный, так и удаленный доступ к электронному архиву, в том числе также позволяя осуществлять поиск дел и документов.

Как отметил Сергей Морин, в результате внедрения обеспечены:

  • возможность оперативно получить как локальный, так и удаленный доступ к документам кафедры и работам студентов;
  • большая экономия рабочего пространства кафедры;
  • широкие возможности поиска дел и документов, в том числе морфологический поиск по тексту прикрепленных документов;
  • четкая структуризация архивных дел, позволившая уменьшить риск потери документов;
  • возможность длительного хранения работ студентов;
  • возможность отслеживать случаи плагиата;
  • возможность обрабатывать неограниченное число запросов пользователей по той или иной документации.

“Использование электронной базы позволяет не только фиксировать ход научно-исследовательской работы студентов и получать необходимые списки и отчеты, но и использовать информационно-поисковых функций системы для выявления случаев плагиата. Любому сотруднику кафедры, находящемуся вне стен университета, не составит труда найти нужный документ. Можно с уверенностью сказать, что в ходе реализации проекта в целом мы отметили повышение качества информационного обслуживания кафедры”, — сказал Сергей Морин.

В настоящее время на кафедре используется отдельный сервер с установленной клиентской частью системы. Систему обслуживает непосредственно Сергей Морин, который является администратором и системным технологом.

На сегодняшний день в системе “Архивное дело” содержится 217 дел. Из них 92 дела по специальности “Управление качеством”, 81 — по специальности “Документоведение и документационное обеспечение управления” и 44 дела, относящихся к деятельности кафедры УКиД. В будущем в структуру архива кафедры будут добавлены дела по следующим направлениям бакалавров: “Документоведение и архивоведение”, “Управление качеством”, “Стандартизация и метрология”.

По словам Сергея Морина, планируется ввод в систему дипломных, курсовых работ и отчетов по практике и иной документации кафедры. А также тиражирование внедренного решения (использование системы “Архивное дело” на всех кафедрах Института экономики и менеджмента) и внедрение СЭД “Дело” во всех структурах университета.